AGENT DE SECRETARIAT CONFIRME

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Armée de terre
• Localisation : 28 AVENUE CARNOT 91300 MASSY

• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
Le Groupement Recrutement Sélection d’Ile-de-France et Outre-Mer regroupe un Département Recrutement, un Département Évaluation Information, un état-major ainsi que 22 CIRFA (Centre d’Information et de Recrutement des Forces Armées). Il a pour vocation de sélectionner et recruter les jeunes candidats volontaires à l’engagement en tant que militaire.
Intégré dans une équipe de 5 militaires, l’adjoint administratif aura pour mission :

1. Suivi et ventilation du courrier
2. Suivi des budgets
3. Suivi des dossiers de candidature
4. Archivage et classement

Il devra être en mesure de fournir une aide ponctuelle à l’accueil pour l’information des candidats.
Possédant une bonne connaissance des outils informatiques, il sera doté d’une large autonomie de travail mais devra faire preuve d’une grande rigueur et de capacités relationnelles développées.

Responsabilités supplémentaires :

1. Éditer et valider les contrats, tenir les registres officiels
2. Suivi de la messagerie
3. Tenir des tableaux de bord et envoyer la planification bimensuelle
4. Archiver le courrier et les dossiers des candidats
5. Traiter les demandes de CE et d’habilitation (SOPHIA)
6. Suivi et envoi des courriers réponses aux candidats issus des JDC
7. Récupérer et envoyer le courrier à la poste
8. Accueil téléphonique durant les heures d'ouverture
9. Suppléance du responsable de l'accueil en son absence
10. Informer au téléphone les candidats et les orienter vers un CeR
11. Aider au renseignement des formulaires
12. Aider à l'organisation des cérémonies de signature de contrat (administratif et logistique)
13. Accueillir les familles, vérifier et envoyer les dossiers
14. Établir les OMI (FD en ligne), éditer les BUT (HERMES)
15. Participer à la vie courante du CIRFA (faire les pleins des VGC, liaison au GRS IDF, accueil)
16. Assurer les commandes de fournitures de bureau

Profil recherché

Administration / secrétariat

Compétences attendues

- EXPRESSION ÉCRITE
- ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT
- MISE EN ŒUVRE DES TECHNIQUES DE SECRÉTARIAT
- ORGANISATION ET MÉTHODE
- TRAVAIL EN ÉQUIPE

Éléments de candidature

Documents à transmettre : l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Personnes à contacter

Durée d'affectation souhaitée : 3 mois.
Possibilité de télétravailler (sous conditions).
Déplacements ponctuels en région parisienne.
Utilisation de FD en ligne, SILLAGE et TACITE.
Détenir un CAP/Bac professionnel secrétariat.
Expérience préalable souhaitable dans 1 à 2 postes dans le domaine du secrétariat.
Maîtrise du Pack Office.

Vacant à partir du 01/10/2024.

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager.