Agent charge d'accueil, administration et suivi financier (h/f)

Agent charge d'accueil, administration et suivi financier (h/f), Seine-Saint-Denis

Détails de l'offre

Famille de métiers: Culture > Patrimoines

Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif

Métier(s): Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail: Temps complet

Descriptif de l'emploi

L’agent(e) accueille, renseigne et oriente les usagers. Il (elle) ouvre et ferme le bâtiment et en assure la sécurité, ainsi que celle des personnes présentes. Il (elle) affecte les élèves sur Concerto et contrôle la cohérence entre les fichiers Concerto et les outils de gestion interne. Selon les orientations données par le directeur du conservatoire et en relation avec le référent financier, l’agent(e) prépare, réalise et accompagne les opérations budgétaires liées au fonctionnement du conservatoire (logiciel CIRIL).

L’agent(e) participe également à l’organisation et la préparation des manifestations du conservatoire.

Missions / conditions d'exercice

1. Accueillir le public
   - Renseigner et orienter les usagers sur les modalités d’inscription aux différentes activités (musique, danse, théâtre)
   - Accueillir les élèves inscrits
   - Assurer la sécurité du bâtiment et des personnes
2. Assurer des missions de secrétariat courant
   - Préparer la rentrée pour les inscriptions aux activités (danse, musique, théâtre)
   - Enregistrer les inscriptions sur Concerto et vérifier la cohérence avec les outils de gestion interne
   - Suivre et mettre à jour les inscriptions/démissions
   - Créer des tableaux de bord et base de données (inventaires et suivi des opérations financières)
3. Préparer et suivre les opérations budgétaires
   - Préparer les documents budgétaires
   - Exécuter et suivre les opérations financières courantes du conservatoire (inventaires, bons de commande, facturation) sur le logiciel CIRIL
   - Travailler en collaboration avec le référent finance de la direction
4. Participer à la vie de l’établissement
   - Participer aux réunions d’équipes
   - Prendre part à l’organisation des évènements et manifestations du conservatoire

Profils recherchés

Diplôme(s) ou formation(s) obligatoire(s)
- Formation de niveau IV Bac professionnel secrétariat ou expérience significative dans ce type de poste
- Habilitations ou permis obligatoire(s) (habilitation électrique, CACES, permis B, etc.)
- Connaitre les principes de sécurité
- Permis B souhaité

Connaissances:
- Connaissance dans le secteur de la culture
- Bon rédactionnel

Compétences techniques:
- Technique du secrétariat
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Publisher, Powerpoint, Concerto, Civil, Outlook)
- Connaissance des règles comptables relatives aux finances publiques (M57)

Compétences comportementales:
- Avoir le sens du contact et de l’écoute
- Etre organisé(e)
- Etre responsable
- Etre vigilant(e)
- Faire preuve de réactivité
- Avoir le sens de l’écoute
- Etre assidu(e) et ponctuel(le)
- Etre polyvalent(e)