Agent administratif polyvalent chargé de l'accueil, de l'urbanisme et des élections - VOID VACON

Agent administratif polyvalent chargé de l'accueil, de l'urbanisme et des élections - VOID VACON

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Confirmé

Sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire Générale, l'agent administratif polyvalent exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la collectivité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Missions principales

1. Gestion de l'état civil (naissance, mariage, décès, anniversaire des personnes âgées de plus de 80 ans, tenue administrative des registres)
2. Urbanisme (renseigner les habitants, enregistrement, instruction de premier niveau, suivi et classement des dossiers)
3. Suivi complet des demandes d'acomptes et solde des projets cofinancés - relation avec les cofinanceurs
4. Aide et renfort auprès de l'agent en charge de la gestion des élections
5. Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels, traiter et suivre les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service
6. Mise à jour du panneau informatique, de Panneau Pocket et de l'affichage en mairie
7. Réception et enregistrement du courrier
8. Suivi du courrier : mise à la signature, copie et expédition
9. Mise en forme de courriers
10. Archivage des dossiers gérés par l'accueil et soutien aux autres domaines du service administratif concernant le classement

Missions ponctuelles

1. Enregistrement des contrats d'abonnements et de résiliation d'eau et d'assainissement
2. Gestion et suivi des événements de la vie communale (colis de Noël, repas des anciens, manifestations organisées par le service, plan canicule, affouages, jury fleurs...)
3. Remplacement en cas de maladies ou congés

Profil recherché

Savoir travailler en équipe, s'organiser et gérer les priorités, comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants, prendre des notes, s'adapter à différents interlocuteurs, accueillir le public avec aimabilité, gérer les situations de stress et réguler les conflits, respecter le devoir de réserve et la confidentialité, suivre une procédure méthodiquement, posséder des qualités relationnelles adaptées à la diversité du public, avoir des qualités rédactionnelles et d'organisation, ainsi que des connaissances spécifiques nécessaires à l'exercice des fonctions : urbanisme, état civil. Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel), des outils informatiques et bureautiques, et des techniques de recherches documentaires.