Agent administratif bureau des entrées hospitalisations NORD - H/F

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant), site Sud, site de Voiron. Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 Missions Essentielles Du CHUGA Sont :

• Soigner
• Former
• Chercher

AGENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS
bureau des entrées - Secteur d’hospitalisation
Pôle Management
Direction de la Clientèle

26/12/2024
Poste à pourvoir : Dès que possible - CDD 3 mois

Agent administratif en poste à l’accueil du Bureau des entrées Hospitalisation Nord. La direction de la clientèle est en charge de la fonction accueil, facturation, recouvrement. Elle est constituée de neuf secteurs dont six bureaux des entrées et intervient sur les différents sites géographiques du CHU Grenoble-Alpes.

Secteurs: Hôpital Nord à la Tronche
Unité ou secteur concerné : Bureau des Entrées
Domaine : Hospitalisation MICHALLON

Mission du bureau des entrées : Accueil administratif des patients pour une préadmission ou admission directe en hospitalisation.
Constitution du dossier administratif du patient.
Exigences institutionnelles : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. Il peut être mobilisé en cas de déclenchement du plan blanc ou d’afflux massif de victimes.

L’agent administratif est rattaché directement à l’adjoint des cadres de son secteur et au responsable du Bureau des entrées.

Avec les caisses d’assurance maladie
Avec les mutuelles
Avec les assurances
Avec les employeurs

L’agent connaît les règles de fonctionnement de son service, notamment l’obligation de réserve et de discrétion professionnelle à observer vis-à-vis des patients, mais également à tout moment dans son métier. Il assure l’accueil des patients ainsi que des accompagnants. Il enregistre des informations sur poste informatisé et peut se référer à son cadre de proximité en cas de difficultés. L’agent connaît les enchainements du système sur lequel il travaille et sait se situer dans l’organisation et le traitement des informations. Il saisit les informations, les contrôle et sait alerter en cas d’anomalie.

• Accueil des hospitalisés, des consultants, des familles et des ambulanciers privés et sapeurs pompiers.
• Constitution du dossier administratif (identification du malade : recueil et scan des pièces justificatives ; couverture santé : recueil et scan de pièces justificatives).
• Gestion du dossier pour facturation : se conformer aux règles particulières de prise en charge en s’assurant d’une saisie exhaustive des informations sur le logiciel Pastel.

• Accueil
• Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, des filières des soins et des horaires.
• Contrôle d’identité des visiteurs et information sur les autorisations de visite.
• Saisie des informations : maîtrise du logiciel d’admission des patients, rapidité d’exécution et qualité du travail.
• Recueil/collecte/vérification/enregistrement dans les systèmes informatiques hospitaliers SIH des données :
• Identité complète patient
• Médecin traitant
• Personnes de contact à prévenir
• Numéros de tél
• E-mail
• etc.
• Connaissance du schéma de facturation et de recouvrement pour les soins externes et les hospitalisations et des règles de financement des établissements de santé.
• Connaissance du circuit de l’information : du Bureau des Entrées vers les partenaires (services de soins, CPAM, Mutuelles, Trésorerie Principale).
• Connaissance de l’environnement informatique.

Amplitude horaire maximale : 7h30-18h00 (avec différents postes possibles)
Planification du lundi au vendredi, pas de week-end, ni de jour férié travaillés
Quotité de travail : 100%

Port du badge d’identification de la fonction et du prénom de l’agent. En application du principe de continuité du service public hospitalier, l’agent est susceptible d’être rappelé en cas de besoin impérieux. Le déclenchement Plan Blanc est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l’exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu’il doit cependant connaître et maîtriser.

Référentiels documentaires du bureau des entrées
Guide de la règlementation (organisation du travail) de la Direction des Ressources Humaines
Règlement intérieur du CHU Grenoble-Alpes
Projet de service de la direction de la clientèle (en cours d’élaboration)

Responsable du Bureau des Entrées : Mme DURANTON : dduranton@chu-grenoble.fr

Au moment de sa prise de poste, l’agent est accompagné et formé à son nouveau poste. Il est informé :

• Des procédures et techniques relatives à la constitution d’un dossier administratif et du processus de facturation qu’il doit connaître (identito vigilance, financement séjour ou consultation, …)
• Des capacités organisationnelles qu’il aura à mobiliser.
• Des capacités relationnelles nécessaires au travail en équipe et auprès d’un public vulnérable.
• De la réglementation en vigueur dans les hôpitaux publics (règles de facturation / continuité des soins).

L’institution attend de l’agent administratif qu’il :

• Participe aux formations de l’institution et proposées par son encadrement dans le cadre de l’entretien annuel de formation notamment.
• Tienne compte des recommandations et consignes de son encadrement et s’informe en cas d’incertitude.
• Sache retrouver les référentiels, protocoles, mails, fichiers outils nécessaires à la bonne exécution de ses tâches.
• S’inscrive dans une démarche de progression et soit également en mesure de s’auto-évaluer.

• Pratique du logiciel d’admission des patients PASTEL afin de constituer le dossier administratif du patient.
• Accueillir le patient et gérer en toute autonomie son dossier dans le but d’obtenir une facturation rapide et exacte.
• Identifier/analyser des situations exceptionnelles nécessitant d’appeler les vigiles, des professionnels médicaux ou paramédicaux, encadrement, directeur de garde…
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, les règles de confidentialité (patient sous X, confidentiel).
• Capacité de synthèse des informations relatives aux patients et des demandes des familles.
• Connaissance de la géographie et topographie de l’établissement.
• Connaissance de la structure informatique en rapport avec celle-ci.
• La pratique de langue(s) étrangère(s) est un plus.

• Discrétion.
• Disponibilité professionnelle et volonté de progresser.
• Compréhension empathique du patient, considération positive.
• Bonne gestion du stress et des priorités.