Agent Administratif 82

Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons un(e) Agent Administratif H/F pour notre siège social basé à Montauban (82). Rattaché(e) à l'Assistante de Direction, vous accompagnerez la vie du siège par la facilitation de son organisation administrative générale et l'animation des différentes tâches nécessaires à un bon fonctionnement.

Rôle : Pour ce faire, vos missions seront les suivantes :

Accompagnement de la vie du siège :

• Gérer le standard téléphonique : recevoir les appels téléphoniques, les filtrer et les distribuer dans les divers services de façon continue.
• Recevoir et orienter les personnes se présentant sur le site : tenir à jour le registre sécurité et porter à leur connaissance les consignes QSE requises.
• Prendre et distribuer les messages en cas d'absence de l'interlocuteur demandé.
• Assurer la gestion du courrier et des colis : départ courrier, tri, distribution et envoi.
• Gérer le suivi et les commandes de fournitures de bureau du siège (hors mobilier et hors matériel informatique).
• Accompagner le déploiement de l'outil de dématérialisation des affranchissements sur tous les sites.

Organisation des déplacements :

• Réserver les billets de train, d'avion et de voiture de location dans le respect de la politique voyage : choix des meilleurs tarifs conformément au formulaire de déplacement du voyageur.
• Échanger avec l'agence de voyage du Groupe pour l'organisation des voyages à l'étranger ou nécessitant des dispositifs particuliers.
• Participer au suivi du contrat avec l'agence de voyage et des prestataires : revue annuelle, optimisation des conditions contractuelles.
• Définir le cahier des charges des prestations de déplacement.
• Conduire les appels d'offres associés pour conserver ou sélectionner de nouveaux prestataires (agence de voyage, agence de location de voiture).
• Suivre la facturation des prestataires et assurer un reporting fiable et régulier.

Vous disposez d'un BAC / BAC Pro orienté Assistant de Gestion Tourisme et justifiez d'un minimum de 3 ans sur un poste similaire.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office, notamment Excel et Word.

Vous êtes à l'aise au téléphone, capable de communiquer avec différents interlocuteurs de manière fluide et professionnelle.

Une bonne maîtrise de l'anglais oral est souhaitable pour ce poste.

Vous êtes habitué(e) à travailler sur des interfaces de réservation de voyages et connaissez les outils nécessaires pour gérer l'affranchissement postal.

Votre rigueur et votre sens de l'organisation vous permettent de gérer vos priorités efficacement.

Dynamique et polyvalent(e), vous savez vous adapter à des environnements exigeants.

Votre esprit de proposition est un véritable atout et vous apportez des solutions concrètes et innovantes.

Votre excellent sens relationnel et votre capacité à accueillir avec bienveillance font de vous un(e) collaborateur(trice) de confiance.

Vous possédez une véritable capacité à gérer efficacement plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais et les priorités.

Vous faites preuve de calme et de recul dans les situations complexes tout en restant réactif(ve) et déterminé(e).

Enfin, votre capacité à mémoriser et votre esprit de synthèse vous permettent de traiter les informations de manière rapide et efficace.