Adjoint(e) de direction expérimenté(e) F/H

URBANiS

Lyon

EUR 20 000 - 40 000

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, nous ouvrons un poste d'Adjoint(e) de direction expérimenté(e) F/H, qui va intervenir en support aux équipes et à la direction de l'agence.

Devenir Assistant(e) de direction F/H chez Urbanis, c’est intégrer une équipe dans un esprit collaboratif. Urbanistes, géographes, architectes, thermiciens, travailleurs sociaux et assistants travaillent conjointement sur les missions de l’agence.

Chez Urbanis, chaque rôle est important, chaque intervenant est acteur de la bonne réalisation de nos missions !

L'adjoint(e) de direction F/H met en avant ses compétences pour appuyer la direction de l'agence sur toutes les formalités administratives et, de manière générale, dans tous les aspects de son travail pour gagner en efficacité.

Sous la responsabilité du directeur régional et en binôme avec d'autres membres de l'équipe sur certaines tâches, vos missions seront les suivantes :

L’appui à la direction par :

Le suivi des appels d’offres : veille et détection des appels d’offres, appui et participation administrative aux réponses à appel d’offres, remplissage du baromètre, classement et suivi des appels d’offres,
Le suivi des contrats clients : enregistrement des nouveaux contrats, contact avec les clients sur les questions administratives et comptables (modalités de facturation, Chorus Pro, etc), classement, suivi des bons de commande des marchés,
Le suivi des facturations clients : ajustement de la facturation prévisionnelle, récupération des facturations réelles auprès des chefs de projet, intermédiaire entre les chefs de projet et le service comptabilité,
Le suivi des honoraires libéraux : récupération des fiches de répartition et des annexes au protocole de collaboration auprès des chefs de projet, vérification de la corrélation entre les fiches de répartition et les honoraires libéraux pour transmission au service comptabilité,
La vérification des frais généraux et des immobilisations affectées à l’agence,
L’assistance au directeur de l’agence : signature de documents, prise de rendez-vous, organisation de réunions, réservations...,
L’appui à la mise en pratique de la stratégie de développement de l’agence : déclinaison de la stratégie de l’agence et de ses priorités, suivi de son avancement...

L’appui à l’équipe par :

La gestion de la "petite" comptabilité: achats en ligne, vérification et transmission des relevés CB au service comptabilité,
L'appui à la communication interne et externe de l’agence,
L'appui à l’organisation des réunions d’agence et d’antenne (ordres du jour, comptes rendus...),
La gestion de la relation fournisseurs : recherche de fournisseurs, passation et suivi des commandes, suivi des facturations et gestion des litiges,
La gestion de notre parc informatique et mobile,
La gestion de notre parc de véhicule,
La gestion logistique des locaux de l'antenne de Lyon (ou lors de réunions ou formations internes),
L'accueil physique et téléphonique,
Le traitement du courrier, gestion de la boite mail de l’agence.

L’appui sur des missions :

Suivi des tableaux financiers de trésorerie des projets de réhabilitation des copropriétés (suivi de chantier, suivi des subventions, préfinancement) sur certaines missions opérationnelles.

Vous aurez également un rôle transverse en tant que :

Référent.e informatique : intermédiaire entre les intervenants, la direction et le service Informatique, gestion du parc informatique, le prestataire informatique ;
Responsable animation qualité : gestion du Système de Management de la Qualité (appels d’offres, conduite de missions, mesure de la satisfaction client, gestion des ressources), bilan annuel du Système de Management de la Qualité.

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