Adjoint des cadres en charge du suivi financier et de l'activité de formation - H/F

Description

Activités spécifiques du poste :

- Suivi budgétaire et financier de la formation continue des personnels non médicaux :

• Etablir les prévisions de recettes et de dépenses de formation continue


• Alimenter mensuellement le tableau de bord de suivi des dépenses de formation continue et accompagner les gestionnaires de formation dans la mise en œuvre d’outils de suivi prévisionnel du Plan de formation pour optimiser l’utilisation des crédits et prévenir la sous-consommation.


• Coordonner le suivi des annulations des formations en lien avec les gestionnaires formation et mettre en place un outil de suivi


• Mettre en place un suivi trimestriel des dépenses réelles de formation promotionnelle par rapport aux recettes forfaitaires ANFH de formation continue (Plan + Guichet Unique)


• Aider à la conception du plan de formation annuel : extraction des données du recueil des besoins, tableau de chiffrage et budgétisation.


• Mettre en forme le recueil des demandes de formation Licence, Master et Doctorat, chiffrer les demandes et en gérer les dossiers.


• Gestion administrative et financière des dossiers de formation de la Direction.

- Suivi infra-annuel et annuel de l’activité de formation continue:

• Extraction des données relatives à la formation continue pour le Rapport Social Unique présenté au Comité Social d’Etablissement, ou les données de la Base de Données Sociale Unique relatives à la formation continue (selon demandes des partenaires sociaux validées par la DRH).


• Réaliser des extractions de données de formation continue à la demande dès lors que cela dépasse le périmètre d’un seul pôle, former les responsables à l’extraction des historiques qui leur sont accessibles.

- Saisie et coordination de la facturation des recettes des Instituts de formation et résolution des problèmes complexes

- Secrétariat de la Commission de Formation Continue, instance consultative émanant du Comité Social d’Etablissement (environ 3 réunions par an).

-Assistance à la responsable dans la dématérialisation des procédures du service de Formation Continue : assistance aux utilisateurs de GESFORM, harmonisation des données du recueil des demandes de formation et tri de la typologie des formations (Institutionnel/Structure/Individuel) sur Gesform pendant la durée de la campagne d’entretien professionnel annuelle, création des fiches métiers.

- Participation au suivi de la certification Qualiopi du CHU Formateur.

- Effectuer un reporting régulier à la Responsable formation et à la DRH adjointe

- Effectuer une veille professionnelle dans son périmètre de missions.

Les missions et activités du poste pourront évoluer en fonction des modifications de la structure organisationnelle de l’établissement et de nouveaux projets ou exigences externes.

Profil recherché

Connaissances:

• Finances publiques et comptabilité hospitalières


• Règles et circuits de financement de la formation continue et des études promotionnelles dans la fonction publique hospitalière


• Statuts de la fonction publique hospitalière

Compétences techniques recherchées :

• Bureautique : EXCEL, WORD, OUTLOOK


• Logiciel GESFORM


• Logiciel PASTEL


• Logiciel BO


• Avoir une appétence pour l’utilisation des outils informatiques.


• Concevoir des outils de reporting budgétaire et financier


• Analyser des données et les synthétiser


• Capacité à communiquer en interindividuel et en groupe avec des interlocuteurs de tous métiers hospitaliers


• Capacités rédactionnelles

Savoirs-être

• Capacité d’écoute et goût des contacts humains


• Communication adaptée et efficace, diplomatie


• Rigueur


• Capacité à planifier et organiser son travail sur plusieurs dossiers en même temps pour respecter les échéances fixées


• Loyauté institutionnelle et réserve professionnelle


• Capacité à rendre compte et à partager l’information


• Sens du travail en équipe, de la collaboration et de l’entraide