Adjoint administratif - secrétaire médicale 91G05 - H/F

Description

• Région : Essonne, Île-de-France
• Localisation: Sainte Geneviève des Bois
• Grade: Adjoint administratif H/F
• Statut : titulaire - contractuel
• Catégorie: C
• Quotité de travail: 100 %
• Date de prise de fonction:
• Poste basé sur le secteur 91G05
• Rémunération : selon profil, remboursement à 50 % des frais de transport en commun
• Temps de travail: 38 h - Amplitude horaire 8 h 30 à 17 h 00

LIAISONS HIERARCHIQUES:

• Le Médecin Chef
• L’adjoint administratif est coordonné par l’assistante médico administrative

LIAISONS FONCTIONNELLES:

• Equipe médicale
• Equipe soignante
• Equipe socio-éducative
• L’encadrement du service
• Personnel de l’établissement pour l’accueil, la transmission d’informations, la prise de rendez-vous
• Directions fonctionnelles, services administratifs, Pôles d’activité clinique
• Usagers
• Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires…)

MISSIONS :

Gestion administrative

• Assurer une partie du Secrétariat du médecin responsable de l’UF et le secrétariat de l’équipe, classement dans les dossiers
• Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d’urgence et les agendas des médecins et autres membres de l’équipe.
• Assurer le suivi du courrier en collaboration avec le médecin de l’U.F. et de l’équipe
• Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, de compte-rendu de synthèse, notes internes
• Organiser le classement des dossiers (ouverture, mise à jour, archivage)
• Gérer les commandes nécessaires (matériels de bureau)

Suivi de l’activité de la structure: CMP et Unité d’hospitalisation

• Apporter aux médecins consultants de l’UF et aux cadres les éléments de gestion demandés.
• Saisir l’activité du service.
• Prendre des notes des différentes réunions et les diffuser à l’équipe.
• Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente des CMP.
• Participation à la permanence de Secrétariat de l’unité d’hospitalisation.

Accueil des familles

• Accueillir les parents, les partenaires sociaux…
• Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées.
• Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l’existence d’autres structures, ex : CMP, délais en fonction de la demande…)
• Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente.

Profil recherché

Compétences requises:

• Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service
• Connaître les outils Word et Excel
• Connaître les techniques du secrétariat
• Connaître le vocabulaire médical est un plus
• Savoir s’intégrer dans une équipe
• Savoir s’adapter à des partenaires variés
• Savoir communiquer avec un public hétéroclite
• Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
• Savoir s’organiser, prendre des initiatives
• Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
• Savoir accomplir des tâches selon leur degré de priorité
• Etre discrète, diplomate, autonome, disponible, à l’écoute
• Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication)
• Connaissance des pathologies rencontrées au C.M.P