Adjoint Administratif - H/F

Description

MISSIONS :

Gestion administrative

• Assurer une partie du Secrétariat du médecin responsable de l’UF et le secrétariat de l’équipe, classement dans les dossiers.
• Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d’urgence et les agendas des médecins et autres membres de l’équipe.
• Assurer le suivi du courrier en collaboration avec le médecin de l’U.F. et de l’équipe.
• Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, de compte-rendu de synthèse, notes internes.
• Organiser le classement des dossiers (ouverture, mise à jour, archivage).
• Gérer les commandes nécessaires (matériels de bureau).

Suivi de l’activité de la structure: CMP et Unité d’hospitalisation

• Apporter aux médecins consultants de l’UF et aux cadres les éléments de gestion demandés.
• Saisir l’activité du service.
• Prendre des notes des différentes réunions et les diffuser à l’équipe.
• Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente des CMP.
• Participation à la permanence de Secrétariat de l’unité d’hospitalisation.

Accueil des familles

• Accueillir les parents, les partenaires sociaux…
• Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées.
• Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l’existence d’autres structures, ex: CMP, délais en fonction de la demande…).
• Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente.

LIAISONS HIERARCHIQUES:

• Le Médecin Chef
• L’adjoint administratif est coordonné par l’assistante médico administrative.

LIAISONS FONCTIONNELLES:

• Equipe médicale, Equipe soignante, Equipe socio-éducative.
• L’encadrement du service.
• Personnel de l’établissement pour l’accueil, la transmission d’informations, la prise de rendez-vous.
• Directions fonctionnelles, services administratifs, Pôles d’activité clinique.
• Usagers.
• Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires…).

Profil recherché

Compétences requises:

• Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service.
• Connaître les outils Word et Excel.
• Connaître les techniques du secrétariat.
• Connaître le vocabulaire médical est un plus.
• Savoir s’intégrer dans une équipe.
• Savoir s’adapter à des partenaires variés.
• Savoir communiquer avec un public hétéroclite.
• Savoir développer des capacités humaines et relationnelles.
• Savoir s’organiser, prendre des initiatives.
• Savoir respecter la confidentialité des informations traitées.
• Savoir accomplir des tâches selon leur degré de priorité.
• Etre discrète, diplomate, autonome, disponible, à l’écoute.
• Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication).