Adjoint Administratif / Adjoint Technique

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint technique

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps non complet, 20h00 hebdomadaire

Télétravail : Non

Management : Non

Descriptif de l'emploi : Pour renforcer le pôle ressources et support général de l’Institution, il est proposé de créer un poste permanent à temps non complet 20h / semaine de catégorie C Adjoint administratif ou Adjoint Technique. L’embauche sera effective dans les meilleurs délais.

L’agent aura pour principales missions l’accueil, les liaisons avec les services et la présidence pour la signature des divers documents, et de nos partenaires, la gestion des fournitures administratives. Il aura également en charge le petit bricolage nécessaire ponctuellement dans nos locaux, et la gestion de la flotte automobile.

Missions / conditions d'exercice

• Assurer l’accueil physique et téléphoniques sur le site d’accueil
• Accueil physique et téléphonique du public
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Prendre des messages
• Assurer l’accueil des sociétés, des transporteurs
• Renseigner et orienter la personne vers le bon interlocuteur
• Gérer la transmission au bon intervenant des courriers déposés à l’accueil
• Saisie dans des tableurs excel

Réalisation de travaux bureautiques / comptables

• Enregistrement du courrier
• Saisie dans des tableurs excel
• Trier, classer et archiver des documents
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations à jour.
• Saisie comptable
• Récupérer à La Poste le courrier
• Déposer au Trésor Public les documents comptables
• Impression de divers documents, selon les besoins du service demandeur
• Reliure de dossiers ou documents
• Affranchissement du courrier
• Effectuer la liaison à Gravelines pour la signature de nos parapheurs
• Gérer la boîte mail de l’Institution
• Gérer les stocks des fournitures administratives et le niveau des consommables des photocopieurs
• Effectuer du petit bricolage (montage des meubles / accrocher des tableaux..)

Profils recherchés

Savoirs :

• Connaître les notions fondamentales des collectivités territoriales
• Connaître l’organisation et l’organigramme de la collectivité
• Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet.
• Fonctionnement de la machine à affranchir
• Droits et obligations des usagers
• Etre manuel
• Être titulaire du permis B

Savoir faire :

• Qualités rédactionnelles
• Accueillir le public avec amabilité
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Connaissance de l’outil informatique de base (Word, Excel)
• Savoir rendre compte

Savoir être :

• Qualités relationnelles indispensables
• Etre à l’écoute
• Bonne élocution, amabilité et politesse
• Nécessité de représenter l’image de la collectivité
• Faire preuve de discrétion
• Être organisé
• Très bon relationnel, capacité d’intégration à une équipe
• Capacités d’organisation, de rigueur et d’initiative
• Flexibilité et réactivité dans le travail