728-Assistant.e administratif.ve du service Jeunes majeurs

728-Assistant.e administratif.ve du service Jeunes majeurs

Il.elle est chargé.e de la gestion administrative, juridique et financière du dispositif d'accueil et d'accompagnement des Jeunes majeurs sur le département.

Responsabilités

Assistance administrative, planification et suivi :
* Gère l'activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements.
* Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...).
* Prépare les dossiers en vue des réunions.
* Renseigne les tableaux de suivi des activités du service et effectue l'édition régulière des statistiques pour la DEFSP.
* Rédige des notes administratives et des comptes rendus de réunions.
* Assure la gestion administrative du service et des dossiers relatifs aux jeunes majeurs (étrangers et non étrangers).
* Assure la gestion financière du service Jeunes majeurs en lien avec le Pôle Ressources de la DGA Solidarités.
* Veille à la sécurisation juridique du dispositif (recherche, mise à jour des textes, application de la réglementation, documentation, ...).
* Procède à la coordination administrative avec les partenaires (foyers de jeunes travailleurs, Centre d'Hébergement et de Réinsertion Social, ...).
* Effectue le classement et l'archivage conformément au référentiel départemental.
* Après validation du responsable, affecte les dossiers des jeunes majeurs auprès des travailleurs sociaux.

Accueil et relations avec le public :
* Effectue l'accueil physique et téléphonique du service (usagers, agents, partenaires).
* Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
* Conseille et oriente le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.

Spécificités :
Travaille en réseau avec l'ensemble des assistant.e.s administratif.ves de la direction.

Profil recherché

Compétences techniques :
* Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité.
* Connaître le cadre général de l'Aide Sociale à l'Enfance.
* Connaître l'environnement juridique lié à la spécificité du service/du domaine d'activité.
* Maîtriser les techniques de recherche documentaire.
* Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions.
* Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord.
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,...).
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité.
* Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet).

Compétences relationnelles :
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique.
* Créer de bonnes conditions d'accueil.
* Être capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes.
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers.

Compétences stratégiques :
* Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative.
* Savoir être autonome.
* Comprendre les enjeux liés à son domaine d'activité.
* Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail.
* Savoir établir des priorités.
* Alerter sur des risques, dysfonctionnements ou des urgences à traiter.