3691 -Assistant.e administratif.ve en travail social

3691 - Assistant.e administratif.ve en travail social

Sous l’autorité hiérarchique du.de la responsable de service social de proximité en MDS, il.elle assure à titre principal l’ensemble du traitement administratif des dossiers de la mission de travail social, y compris ceux engageant la responsabilité juridique de l’Institution. Il.elle apporte une assistance administrative au.à la responsable de service social. Il.elle participe aux missions d’accueil de la MDS.

Il.elle exerce son activité sur l’ensemble du périmètre de la MDS.

Responsabilités principales

1. Appui à l’organisation et à la gestion de l’activité du Responsable de service social de proximité en MDS
2. Réceptionne, identifie, analyse et priorise les demandes émanant des professionnels et des partenaires pour apporter des éléments d’aide à la décision et pour traiter ces demandes
3. Gère les dossiers Enfance Famille : traitement des informations préoccupantes, mesures judiciaires et administratives, suivi des enfants à risque bénéficiant ou non de mesures, en lien avec la PMI et l’ASE
4. Gère les dossiers liés à l’évaluation, l’accompagnement, la prévention, le signalement et le suivi des situations de personnes adultes vulnérables, en lien avec le service adultes vulnérables
5. Assure le suivi et la gestion des enquêtes sociales (Etat, Conseil départemental, individuels…)
6. Assure un rôle d’alerte, de veille et de suivi des dossiers des bénéficiaires du RSA (accompagnement socioprofessionnel) en lien avec le Service Territorial Insertion
7. Gère les dossiers en matière de prévention des expulsions locatives (Etat, département…)
8. Veille au respect des échéances sur les différents dossiers
9. Traite les demandes de secours départementaux et assure le suivi de l’enveloppe financière de la MDS
10. Recueille et traite les éléments statistiques du service social départemental (AS et CESF)
11. Organise et participe aux réunions liées aux activités du service
12. Procède au classement et à l’archivage des données et dossiers en lien avec les Archives départementales
13. Assure la saisie de l’activité dans le logiciel métier IODAS
14. Travaille en réseau et participe à la continuité de service en lien avec les autres assistant.e.s administratives en travail social (AATS) du territoire

Accueil en MDS

1. Accueille le public et les partenaires extérieurs afin d’assurer la continuité de service, en lien avec les secrétaires de MDS
2. Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et/ou des organismes compétents
3. Evalue l’urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité
4. Remet au public les informations ainsi que la documentation utile à ses démarches
5. Participe à la gestion des plannings de l’équipe et gère la prise de rendez-vous pour les professionnels du SSD
6. Participe aux réunions d’équipe des secrétaires médico-sociales selon les sujets à l’ordre du jour

Appui à l’organisation de la MDS

1. Appuie le/la responsable territorial.e accueil dans l’organisation de la MDS
2. Contribue à l’élaboration des orientations de la ligne métier des AATS et participe aux réunions pilotée par le.la référent.e de projets d’action sociale
3. Est amené.e à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de la MDS à laquelle il.elle est rattaché.e

Compétences requises

Compétences stratégiques

1. Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
2. Analyser une situation
3. Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
4. Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
5. Décrypter les attentes et identifier les besoins
6. Etre autonome et faire preuve de rigueur dans l’organisation et l’exécution de son travail
7. Savoir faire face à une situation de crise ou d'urgence
8. Faire preuve de curiosité intellectuelle

Compétences relationnelles

1. Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
2. Savoir gérer des situations d'urgence avec sérénité et recul
3. Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
4. Savoir écouter
5. Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
6. Faire preuve de diplomatie
7. Savoir se rendre disponible
8. Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
9. S’inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
10. Etre en mesure de travailler en équipe
11. Savoir faire respecter des règles /échéances

Compétences techniques

1. Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
2. Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
3. Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d’intervention
4. Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
5. Connaître les enjeux et évolutions des politiques publiques de son domaine d’activité
6. Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
7. Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
8. Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
9. Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
10. Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
11. Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l’information

Publiée le 21/01/2025