Customer Implementation Specialist, Medical Devices Madrid

Descripción del trabajo

Entidad de referencia de servicios financieros, actualmente, necesita incorporar a un/a:

Con la misión de asistir y dar soporte administrativo y logístico a la alta dirección con el objetivo de garantizar al pleno funcionamiento de su agenda y su operativa diaria, en un horario de jornada intensiva de tarde.

Funciones:

1. Agenda, reuniones y viajes: Tener actualizada la agenda de la dirección y realizar todas las gestiones necesarias para que se desarrolle según lo previsto.
2. Gestión de la agenda de la dirección.
3. Preparación de las reuniones (asistentes, requerimientos técnicos y documentación) y acciones posteriores a las reuniones (escanear y archivar notas o presentaciones).
4. Atención de las visitas.
5. Organización y coordinación de itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte.
6. Organización y coordinación de desayunos, almuerzos y cenas de trabajo.
7. Gestión de reuniones virtuales: adecuación salas y medios telemáticos.
8. Organización y coordinación logística de la participación de la alta dirección en actos y eventos.

Llamadas, correo y contactos:

1. Atención telefónica: Atención, filtro y gestión de llamadas.
2. Gestión de correo, físico y electrónico. Revisión y distribución a los departamentos oportunos.
3. Mantenimiento y actualización de la agenda contactos.

Funciones administrativas y documentos:

1. Control y registro de los gastos en el sistema (SGP) para su pago.
2. Gestión del archivo físico y electrónico de los diferentes OOGG, comités, presentaciones, cartas, etc.
3. Gestiones de temas personales del CEO.

Requisitos:

1. Castellano y catalán nativo. Inglés nivel advanced.
2. Disponibilidad de una jornada laboral intensiva de tarde.
3. Conocimientos de protocolo.
4. Perfil organizado, discreto, con proactividad y acostumbrado a tratar temas confidenciales o críticos en su día a día.
5. Persona resolutiva, polivalente y flexible.
6. Dominio de herramientas de ofimática (paquete Office 365), herramientas de trabajo colaborativo, así como en Redes (Linkedin, Blog, …).
7. Trabajo en equipo, adaptación a entornos con alta carga de trabajo, capacidad de organización y planificación, búsqueda de información, meticulosidad, aptitudes para la comunicación verbal y escrita.