Office Manager con Alemán 100% Remoto

1.- Soporte Administrativo:

- Gestionar y mantener los sistemas de oficina, incluyendo archivos, gestión de datos y programación.

- Manejar llamadas entrantes, correos electrónicos y correspondencia en alemán e inglés.

- Preparar y distribuir comunicaciones, memorandos e informes.

2.- Gestión de Oficina:

- Coordinar las actividades y operaciones de la oficina para asegurar eficiencia y cumplimiento con las políticas de la empresa.

- Gestionar las relaciones con proveedores, prestadores de servicios y propietarios, asegurando que todos los artículos sean facturados y pagados a tiempo.

3.- Soporte Ejecutivo:

- Asistir a los ejecutivos con sus agendas, incluyendo reuniones, arreglos de viaje y citas.

- Preparar y editar documentos, presentaciones e informes para reuniones ejecutivas.

- Coordinar y organizar eventos, reuniones y conferencias de la empresa.

4.- Soporte de Recursos Humanos:

- Asistir en el proceso de contratación publicando anuncios de empleo, programando entrevistas y gestionando la correspondencia con los candidatos.

- Mantener los registros de empleados y manejar información confidencial.

- Apoyar los procesos de incorporación de nuevos empleados.

- Procesar la nómina mensual en colaboración con el proveedor externo de nómina.

5.- Cumplimiento y Documentación:

- Asegurar que la oficina cumpla con las políticas de salud, seguridad y seguridad.

- Mantener y actualizar las bases de datos y registros de la empresa con información precisa.

- Asistir en la preparación de informes regulares.

6.- Atención al Cliente:

- Proporcionar soporte general a los clientes en alemán e inglés.

- Resolver cualquier problema o inquietud que pueda surgir.

- Recopilación de datos de distribuidores y proveedores de servicios.

- Gestión de pedidos en colaboración con los distribuidores.

7.- Gestión Financiera:

- Ayudar con el presupuesto y el seguimiento de gastos.

- Gestionar los gastos relacionados con la oficina y conciliar las cuentas mensuales.

- Preparar y presentar informes de gastos y órdenes de compra.

- Gestión de facturas entrantes.

- Colaboración con el proveedor externo de contabilidad.

- Gestión de la cobranza de créditos.

Requisitos:

- Experiencia como Office Manager, Administrador de Oficina o en un rol similar.

- Dominio del alemán; excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal tanto en alemán como en inglés.

- Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con la capacidad de priorizar tareas.

- Competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y software de gestión de oficinas.

- Conocimiento básico de sistemas ERP y CRM.

- Capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.

- Atención al detalle y habilidades para la resolución de problemas.

- Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de la gestión de oficinas.

- Se valora experiencia en el sector Pharma.

- Se valora conocimientos y familiaridad con los procedimientos de RRHH.

- Se valoran conocimiento de prácticas y procedimientos de gestión administrativa.