Executive Assistant con Inglés - Fundación

Estamos buscando un o una Executive Assistant con nivel alto de Inglés, para Fundación ubicada en la zona de Plaza Castilla (Madrid).

¿QUÉ SE OFRECE?

• Contrato indefinido
• 37 horas semanales (de lunes a jueves de 9 a 17:30h con 30 minutos para comer. Viernes de 9:00h a 14:00h. Puntualmente por necesidades de la dirección, este horario podrá ser cambiado)
• Salario de 45.000€ euros/brutos anuales.

¿QUÉ FUNCIONES REALIZARÁS?

FUNCIONES DE ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN - GERENCIA:

• Gestión y organización de la agenda de la directora, incluyendo la planificación de los compromisos, citas, reuniones, viajes o cualquier otro tipo de compromiso. Atenderá los detalles de su organización, sabiendo priorizar la importancia de las mismas, asegurando el cumplimiento de los objetivos previstos.
• Actualización periódica de los contactos de la directora.
• Labores de RR.PP. con determinados contactos de la Fundación.
• Asistencia presencial a determinadas reuniones, tanto externas como con el equipo directivo de la Fundación. Preparación del orden del día y convocatorias, preparación y gestión de los documentos necesarios para la reunión. Redacción de las actas/resumen de la reunión. Seguimiento de la puesta en marcha de las decisiones adoptadas en las reuniones.
• Recepción de las visitas que acudan a la Fundación, atendiéndolas ocasionalmente por indicación de la directora.
• Planificación y organización de ciertas reuniones/actividades de dirección o institucionales cuidando todos los detalles, desde el lugar del evento, hasta los refrigerios, ambientación y necesidades logísticas y técnicas.
• Atención a llamadas telefónicas, correspondencia y correo electrónico de la directora a fin de generar las respuestas y hacer el seguimiento pertinente.
• Elaboración de presentaciones, informes, palabras, etc.
• Responsable directo del archivo documental de la directora, incluidas las tareas de escaneo, clasificación y archivado de documentos físicos y digitales.

FUNCIONES DE ASISTENCIA AL EQUIPO DIRECTIVO:

• Organización y gestión de determinadas reuniones de alto nivel de los directores.
• Seguimiento de las tareas surgidas en las reuniones del comité de dirección o de reuniones mantenidas con la directora Gerente.
• Redacción y chequeo de presentaciones, comunicaciones escritas y reportes.

FUNCIONES RELACIONADAS CON LA SECRETARÍA DE LA FUNDACIÓN:

• Planificación de los trabajos de la secretaría.
• Organización y supervisión de las tareas de la auxiliar de secretaría, así como de su formación.
• Elaboración de documentos y trámites de comunicaciones internas o externas que le sean requeridas por la dirección.
• Supervisión de la organización y control del archivo documental conforme a las directrices establecidas por la Fundación.

• Jornada completa.
• Alto nivel de competencia profesional en inglés.
• Al menos 6 años de experiencia en cargos similares.
• Buena presencia.