Executive Assistant

• Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross functional teams, clientes externos, etc.).
• Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
• Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno).
• Filtrado de llamadas.
• Liquidación de Visas, Gastos, etc.
• Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren.
• Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).

Cualidades Necesarias:

• Organización, proactividad, iniciativa y buenas habilidades comunicativas.
• Capacidad para priorizar y facilitar el trabajo diario del SVP.
• Establecer buenas relaciones con colaboradores directos y superiores.
• Colaborar con assistants de otros países para ayudar a conseguir objetivos.
• Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP: Resolución de incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc.
• Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente.
• Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores.
• Grabar en el sistema todos los TOA’s del dpto. asegurando que se adjunta la documentación necesaria.
• Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del dpt. (+ / - 30 pax).
• Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores.
• Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import / Export.
• Gestión de nuevas incorporaciones dpt.: User Request / Plan inducción protocolos, etc.
• Soporte con los procedimientos y formación de los nuevos procedimientos al equipo.

Otras Cualidades Necesarias:

• Capacidad para realizar varias tareas simultáneamente.
• Ser eficiente para impulsar el crecimiento del dpt.
• Establecer fuertes lazos con compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo.
• Intermediario entre nuestro departamento y los demás dpt. de la compañía.

En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.