Executive and Legal Assistant

El puesto se ubica en las oficinas corporativas de Tradebe en Sant Joan Despí (Barcelona), con la misión de dar apoyo a Accionistas, Consejo y Alta Dirección, además de dar soporte a la función legal, llevando a cabo tareas administrativas en ámbito especializado bajo la supervisión de un abogado / a.

Tareas como Executive Assistant :

• Elaboración calendario anual y gestión de cambios.
• Preparación sesiones EXCOM / Board (envío de convocatorias / “invite” / link, preparación salas, gestión documentación soporte de la sesión, asistencia incidencias).
• Control de agendas y gestión de viajes EXCOM.
• Coordinación de reuniones internas y externas.
• Preparación / recopilación de documentación (procesos de DD, impresión y encuadernación, etc.).
• Gestión de gastos.
• Gestión agendas / contactos.
• Correspondencia postal :
• Recepción de sobres y paquetería. Filtro y reparto.
• Envío : preparación y gestión de documentos para envío por mensajero (certificados, paquetes, sobres).
• Otras labores de soporte (reservas restaurantes, taxis, petición catering, gestión incidencias o necesidad de material / compras).
• Atención particular Family Office.

Tareas como Legal Assistant :

• Gestiones ante Registros (mercantil, propiedad, marcas) y organismos públicos / juzgados.
• Relación con Notarias para la organización de firmas.
• Gestión documental y archivo.
• Preparación de documentos, plantillas y gestión de firmas.
• Apoyo en las revisiones de los cuerpos normativos internos y en el desarrollo de los programas de cumplimiento normativo y de prevención de riesgos penales, así como protección de datos.
• Soporte auditoría externa para la entrega de documentación.
• Solicitud y control de presupuestos de asesores externos. Organización de tenders cuando sea necesario.
• Gestión traducciones.
• Preparación documentos MIP & STAR Letters (cartas individuales).
• Manejo de SAP y Microsoft Office.
• Conocimiento de Docusign / Signature y otras herramientas de gestión documental.

Beneficios :

• Jornada laboral de 30h semanales.
• Posibilidad de trabajar en una empresa en pleno crecimiento y que impulsa la sostenibilidad.

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Tradebe se compromete a garantizar procesos de selección basados en méritos y capacidades libres de cualquier sesgo por razón de edad, género, orientación sexual, religión o nacionalidad. Creemos en la igualdad de oportunidades y trabajamos para ello.