ESE705 - Groups & Events Coordinator

“El mundo es tuyo con Meliá”
Entrar en Meliá es emprender un viaje sin fronteras porque las posibilidades de crecer y formarse aquí son infinitas. Es saber que el mundo es tuyo y que puedes trabajar en muchos países. Y todo con la sensación de que formas parte de una gran familia.

Descripción del puesto:

Misión del puesto: Maximiza el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.

¿Qué tendré que hacer?

1. A partir de la firma de contrato será la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
2. Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente.
3. Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito.
4. Elaborar los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
5. Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.
6. Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
7. Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
8. Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
9. Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurándose que todo se desarrolla como esta planificado.
10. Realizar la revisión de la facturación del grupo/ evento asegurándose que se ha hecho correctamente.
11. Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos junto con todos los dpts involucrados en la operativa.
12. Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.
13. Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
14. Dar la bienvenida al cliente (meeting planner) estableciendo una relación personal con el hotel.
15. Cuando requerido por el Groups & Events Manager, participar en visitas de inspección dando apoyo al departamento de grupos/ventas, principalmente para visitas que precisan de amplios conocimientos técnicos y de estructura del hotel.

¿Qué buscamos?

1. Titulación universitaria, preferiblemente Turismo u Hostelería, Marketing o similar.
2. Inglés Avanzado. Valorable un tercer idioma.
3. Experiencia mínima 2 años en una posición similar y en establecimiento de categoría similar, MICE.
4. Conocimientos de herramientas de gestión hotelera y/o Experiencia del Cliente.
5. Conocimientos de Operativa Hotelera.
6. Organización y planificación.
7. Proactividad e Innovación.
8. Excelentes habilidades comunicativas.
9. Alta vocación de servicio.
10. Capacidad de resolución.
11. Atención a los detalles.

Porque pertenecer a la gran familia Meliá es ser VIP
Disfrutarás de My MeliáRewards que es el programa de fidelidad exclusivo para nuestros empleados con beneficios y ventajas exclusivas. Además, disfruta del programa, My MeliáBenefits: con retribución flexible, descuentos exclusivos en una variedad de productos y servicios, estilo de vida activa y saludable, e iniciativas solidarias. Siéntete orgulloso de pertenecer a Meliá como nosotros lo estamos de ti.

En Meliá todos somos VIP
Nuestra calidez, cercanía y pasión por lo que hacemos, hace que trabajar en Melia sea una experiencia inolvidable, llena de momentos emotivos y siempre con la sensación que perteneces a una gran familia en la que contamos con gente como tú, gente VIP.

En Melia Hotels International apostamos por la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres en el ámbito laboral, contando con el compromiso de la dirección.