Assistente de Recepción - Madrid

Buscamos un / a Asistente de recepción proactivo / a y organizado / a para gestionar las operaciones diarias de nuestra oficina en Madrid. El / La candidato / a ideal formará parte del equipo de recepción para mantener un ambiente de trabajo eficiente y productivo, coordinando las actividades administrativas y asegurando el buen funcionamiento de las instalaciones.

Responsabilidades:

• Responder las llamadas entrantes con la mayor prontitud posible y saber filtrar las llamadas correctamente.
• Atender las consultas de los clientes de manera eficiente y profesional. Saber atender cualquier petición y dar servicio ya sea por teléfono, correo electrónico o carta.
• Transferir llamadas indicando el nombre y la empresa de la persona que llama siempre que sea posible.
• Atender las llamadas Inter compañía de manera profesional y eficiente.
• Dar la bienvenida a los visitantes y clientes de manera apropiada.
• Tener una imagen profesional.
• Conocimiento del Protocolo Profesional.
• Excelentes habilidades interpersonales.
• Soporte a todos los departamentos: Marketing, Administración de Personal, Dpto. Financiero y Atención al Cliente.
• Habilidades en organización y capacidad para trabajar bajo presión.
• Conocimientos generales de la empresa: diseño organizativo, espacio de trabajo, distribución de oficinas, personal que trabaja en la misma, etc.
• Mantener el área de recepción segura, limpia, libre de obstrucciones y en condiciones presentables.
• Mantener las áreas generales de la oficina y showrooms abastecidas con todo lo necesario para su óptimo funcionamiento.
• Asegurar el orden y limpieza en coordinación del PRL en las áreas generales, almacenes y halls.
• Supervisión de las maquinarias de la oficina (cafeteras, hervidores, neveras, impresoras, etc.) y solicitud de suministros cuando sea necesario.
• Organización de reuniones y caterings.
• Gestión de las plazas de parking.
• Gestión de calendarios de salas de reuniones y showrooms.
• Compras en línea y recados fuera de la oficina cuando sea necesario.
• Abrir y distribuir la correspondencia correctamente (en papel y digital).
• Revisar óptimamente los correos electrónicos y gestionar las solicitudes según corresponda.
• Verificar y firmar para la entrega de paquetes, cartas y otros envíos.
• Gestionar la paquetería y envíos según directrices.
• Dar soporte y seguimiento para resolver incidencias en la correspondencia y envíos.
• Control de presupuesto de viajes.
• Dar soporte a los empleados con la gestión de viajes cuando sea necesario.
• Transmitir adecuadamente comunicados de la empresa para los empleados según directrices.
• Realizar tareas administrativas diversas.
• Revisar y mantener estocaje de papelería, suministros para la cocina, etc.
• Supervisar y comparar los servicios utilizados por la recepción con el fin de mejorarlos y no sobrepasar los presupuestos permitidos.
• Informar cualquier problema o defecto en la recepción, en las oficinas o los showrooms al miembro correspondiente del personal y dar el seguimiento adecuado.
• Buen conocimiento de MS Office.
• Buen dominio del inglés.
• Experiencia en ambiente de equipo con capacidad para trabajar por iniciativa propia.
• Excelentes habilidades de escritura.
• Discreción, profesionalidad y buenas dotes comunicativas.
• Excepcionalmente bien organizado y eficiente.
• Capacidad para trabajar con plazos ajustados.
• Experiencia previa.