Recepcionista & Front Desk

HR Manager | Responsable de Recursos Humanos

Across Legal es una firma especializada de abogados con más de 20 años de experiencia, especializada en asesorar a emprendedores, inversores, fondos de capital riesgo y empresas tecnológicas en todo su escenario legal, tales como rondas de inversión, joint ventures, fusiones y adquisiciones (M&A) protección de propiedad intelectual (IT&IP), fiscalidad y expansión internacional.

Como Recepcionista & Front Desk, serás responsable de brindar servicio al cliente y al profesional del despacho, así como la recepción a los visitantes, responder las llamadas telefónicas entrantes y realizar las tareas administrativas generales según sea necesario.

Brindarás un servicio de atención al cliente excepcional, asegurando una recepción profesional y cordial tanto para visitantes como para personal interno. Gestionarás eficientemente las llamadas telefónicas, la correspondencia y las necesidades administrativas diarias, manteniendo la organización y el funcionamiento de la oficina, contribuyendo al ambiente de trabajo y apoyando al equipo en tareas logísticas y operativas.

Ejecución de Procedimientos :

• Ejecución de sus tareas, de acuerdo con los procedimientos definidos por la Dirección de la gestión del despacho.

Recepción y Servicio telefónico :

• Responder las llamadas telefónicas entrantes y dirigirlas a la persona o departamento apropiado.
• Saludar y dar la bienvenida a los visitantes de manera profesional y cortés.
• Recepción y captación de nuevos clientes vía telefónica.

Facilities (Servicios Generales y Logística) :

• Mantener la oficina organizada y limpia con la ayuda de todos.
• Gestionar incidencias derivadas en la oficina con los proveedores (electricidad, fotocopiadoras, zonas comunes, climatización...)
• Gestionar suministros (café, limpieza..)
• Gestionar envíos y recepción de documentación y materiales.
• Recibir y distribuir correos y paquetes.

Gestionar eventos y viajes :

• Gestionar reservas de viajes, salas de conferencias y citas.
• Agenda y organización de viajes del personal interno.
• Gestionar la inscripción a eventos del personal interno.
• Archivar, fotocopiar e introducir datos en los sistemas de información del despacho para ayuda del staff.
• Manejar las consultas y quejas de los profesionales del despacho o de los clientes de manera oportuna y efectiva.
• Mantener la confidencialidad y seguridad. En un despacho toda la información es sensible.
• Descargar y solicitar facturas de proveedores de acuerdo con las necesidades del staff.

Ayuda al área de IT :

• Apoyo al personal en cuanto a material informático y de oficina, incidencias coordinándose con el Soporte & IT Manager.

Formación cualificada :

• Estudios mínimos de ESO / EGB.

Experiencia :

• Mínimo de 2 años de experiencia en un rol de recepcionista, servicio al cliente o similar.
• Preferiblemente experiencia en un bufete de abogados u otra organización de servicios profesionales.

Conocimientos :

• Microsoft Office – Nivel Avanzado (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Outlook).
• Valorable otros idiomas.
• Excelentes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita.
• Orientado al servicio al cliente con una actitud amable y profesional.
• Capacidad para manejar un entorno acelerado y realizar múltiples tareas de manera efectiva.
• Fuertes habilidades organizativas con atención al detalle.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
• Apariencia y actitud profesional.
• Confiable y puntual.
• Confidencialidad : tener en cuenta que estamos en una firma de abogados y la información es confidencial.

Recursos y Entorno :

• Trabajo presencial en nuestras oficinas de Barcelona.
• Es posible que se requieran horas extras ocasionales.
• Jornada Parcial.
• Trabajar en un entorno multidisciplinar.
• Muy buen ambiente laboral.
• Salario competitivo.

No esperes más y descubre cómo puedes contribuir para crecer en Across Legal!