Auxiliar administrativo

En Briones Abogados, un prestigioso bufete dentro de la industria de la práctica legal con un firme compromiso hacia la excelencia y la innovación, estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo para unirse a nuestro equipo. Esta posición es esencial para asegurar la eficiencia y efectividad de nuestras operaciones internas, ofreciendo soporte administrativo integral. Buscamos candidatos organizados, proactivos y con una sólida ética de trabajo, dispuestos a enfrentar los retos propios de un ambiente dinámico y exigente. Si tienes habilidades excepcionales en gestión del tiempo, atención al detalle y te sientes motivado por contribuir al éxito de nuestro equipo, te invitamos a postularte y ser parte de nuestra historia de éxito en el sector legal.

Responsabilidades

• Gestión de Calendarios y Plazos:
  Mantener un calendario actualizado de audiencias, vencimientos de plazos y fechas importantes, acuerdos, entregas.
  Recordar a los abogados sobre fechas límite y citas.
• Comunicación con Clientes y Proveedores en Proyectos Grandes:
  Mantener una comunicación regular con clientes y proveedores para proporcionar actualizaciones sobre el estado de sus casos y reporte a tiempo al cliente.
  Coordinar reuniones y consultas con clientes.
• Apoyo en Transacciones y Cierres:
  Asistir en la revisión y preparación de documentos para transacciones legales, como fusiones y adquisiciones.
  Coordinar cierres de transacciones y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales.
• Gestión:
  Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de documentos.
  Gestionar la indexación y recuperación eficiente de documentos.
  Realizar encargos a proveedores, redacción y envío de informes a clientes, supervisión de proyectos de recuperaciones.
• Administración de Datos y Tecnología:
  Utilizar herramientas y software legales para gestionar casos y documentos, actualización de base de datos (Salesforce, Holded, Kleos).
  Ayudar en la gestión de bases de datos legales y mantenimiento de las mismas.
• Gestión de Recursos Humanos:
  Contratación y selección de personal (portales GIPE).
  Mantenimiento de registros de empleados (contacto con gestoría laboral).
  Coordinación de la formación y desarrollo del personal.
  Supervisión de las políticas de recursos humanos y cumplimiento de regulaciones laborales.
• Gestión de Oficina:
  Coordinación de las operaciones diarias de la oficina.
  Mantenimiento y suministros de la oficina, optimización.
  Coordinación de servicios de limpieza y seguridad.
  Manejo de la correspondencia y las comunicaciones internas.
• Gestión de Proyectos y Tareas Administrativas:
  Coordinación de proyectos y tareas administrativas.
  Seguimiento y cumplimiento de plazos.
  Organización de reuniones y eventos internos.
• Atención al Cliente Interno y Externo:
  Atención y asistencia a clientes.
  Coordinación de reuniones y citas con clientes.
  Manejo de quejas y solicitudes de clientes.
• Gestión de Contratos y Proveedores:
  Revisión y seguimiento de contratos.
  Mantenimiento de registros de contratos y acuerdos.
  Coordinación con abogados y socios para la gestión de contratos.
• Funciones de Gestión de Proyectos y Financiero:
  Registro y Control Financiero:
  Registro de transacciones financieras.
  Mantenimiento de registros contables precisos.
  Control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
  Facturación y Cobranza:
  Generación y envío de facturas a clientes.
  Seguimiento de pagos y recordatorios de cobranza.
  Resolución de discrepancias y consultas de facturación.
  Conciliación Bancaria:
  Conciliación de extractos bancarios con registros contables.
  Identificación y seguimiento de transacciones no conciliadas.
  Elaboración de Informes Financieros:
  Preparación de estados financieros periódicos.
  Análisis de ingresos y gastos.
  Reportes de rentabilidad y presupuesto.
  Cumplimiento Fiscal y Regulatorio:
  Ayuda a preparación y presentación de declaraciones fiscales.
  Mantenimiento de registros de cumplimiento fiscal.
  Coordinación con contadores externos en impuestos y contabilidad.
  Gestión de Gastos:
  Control y revisión de gastos operativos.
  Proceso de aprobación y reembolso de gastos de empleados.
  Búsqueda de oportunidades para reducir costos.
  Planificación Presupuestaria:
  Colaboración en la creación de presupuestos anuales.
  Seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto.

Requisitos

• Experiencia previa como auxiliar administrativo y contable.
• Conocimiento de procedimientos administrativos en despachos de abogados.
• Habilidades en gestión de documentación y archivo en masa.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Dominio de paquete Office y programas informáticos de gestión.
• Valoración de experiencia en ventas / comercial.

Beneficios

• Posibilidad de teletrabajo parcial.
• Remuneración variable por la consecución de objetivos.
• Buen ambiente.
• Despacho pequeño.

Quieres formar parte de nuestro despacho? ¡Aplica ahora para ser nuestro Auxiliar Administrativo y únete a Briones Abogados en su misión de proporcionar excelencia legal!