Groups & Event Coordinator- Hotel Colón, a Gran Meliá

Groups & Event Coordinator - Hotel Colón, a Gran Meliá

Área: Comercial y ventas

“El mundo es tuyo con Meliá”

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Descubre algunos de los beneficios que ofrecemos:

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Misión: Maximiza el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.

Responsabilidades principales:

1. A partir de la firma de contrato será la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
2. Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel independientemente de cuál sea su origen.
3. Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados.
4. Elaborar los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
5. Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos y realizar una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto.
6. Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios.
7. Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato.
8. Solucionar cualquier contratiempo con el grupo o evento y realizar el seguimiento adecuado con el cliente.
9. Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida.
10. Durante la estancia del grupo, mantener el contacto continuo con el cliente y apoyar la operación.
11. Realizar la revisión de la facturación del grupo/evento asegurándose que se ha hecho correctamente.
12. Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio y de resumen de grupos.
13. Planificar y ejecutar la reunión pre-convención para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.
14. Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista para evaluar su satisfacción.
15. Enviar al meeting planner un Email de agradecimiento tras la salida del grupo del hotel.
16. Dar la bienvenida al cliente estableciendo una relación personal con el hotel.
17. Cuando requerido por el Groups & Events Manager, participar en visitas de inspección.

Requisitos:

• Titulación en Turismo, Hostelería, Marketing o similar.
• Imprescindible nivel alto de inglés y se valora un segundo idioma.
• Experiencia mínima 2 años en una posición similar y en establecimiento de categoría similar, MICE.
• Conocimientos de herramientas de gestión hotelera y/o Experiencia del Cliente.
• Conocimientos de Operativa Hotelera.
• Organización y planificación.
• Proactividad e Innovación.
• Capacidad de resolución.
• Atención a los detalles.