Customer Implementation Specialist, Medical Devices Madrid

Entidad de referencia de servicios financieros, actualmente, necesita incorporar a un / a :

Con la misión de asistir y dar soporte administrativo y logístico a la alta dirección con el objetivo de garantizar al pleno funcionamiento de su agenda y su operativa diaria, en un horario de jornada intensiva de tarde.

Funciones :

• Agenda, reuniones y viajes: Tener actualizada la agenda de la dirección y realizar todas las gestiones necesarias para que se desarrolle según lo previsto.
• Gestión de la agenda de la dirección.
• Preparación de las reuniones (asistentes, requerimientos técnicos y documentación) y acciones posteriores a las reuniones (escanear y archivar notas o presentaciones).
• Atención de las visitas.
• Organización y coordinación de itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte.
• Organización y coordinación de desayunos, almuerzos y cenas de trabajo.
• Gestión de reuniones virtuales: adecuación salas y medios telemáticos.
• Organización y coordinación logística de la participación de la alta dirección en actos y eventos.

Llamadas, correo y contactos :

• Atención telefónica: Atención, filtro y gestión de llamadas.
• Gestión de correo, físico y electrónico. Revisión y distribución a los departamentos oportunos.
• Mantenimiento y actualización de la agenda de contactos.

Funciones administrativas y documentos :

• Control y registro de los gastos en el sistema (SGP) para su pago.
• Gestión del archivo físico y electrónico de los diferentes OOGG, comités, presentaciones, cartas, etc.
• Gestiones de temas personales del CEO.
• Castellano y catalán nativo. Inglés nivel advanced.
• Disponibilidad de una jornada laboral intensiva de tarde.
• Conocimientos de protocolo.
• Perfil organizado, discreto, con proactividad y acostumbrado a tratar temas confidenciales o críticos en su día a día.
• Persona resolutiva, polivalente y flexible.
• Dominio de herramientas de ofimática (paquete Office 365), herramientas de trabajo colaborativo, así como en Redes (Linkedin, Blog, …).
• Trabajo en equipo, adaptación a entornos con alta carga de trabajo, capacidad de organización y planificación, búsqueda de información, meticulosidad, aptitudes para la comunicación verbal y escrita.