Auxiliar administrativo

Empresa de distribución internacional con +100,000 operaciones anuales.

En Europa hay una comunidad gastronómica peruana muy fuerte, Titan Aliment es orgullosamente Embajadora y Provedora oficial del Perú y sus productos y marcas.

Objetivo del Puesto:

Brindar soporte operativo y documental a todas las áreas de la empresa, asegurando el control, organización y seguimiento de los procesos administrativos vinculados a compras, ventas, logística, finanzas, contabilidad, atención al cliente y recursos humanos.

El administrativo es un rol transversal, clave para el funcionamiento diario, y se considera un eje de soporte operativo esencial en empresas con flujos de trabajo intensivos.

Funciones y Tareas Específicas:

1. I. Soporte Documental y Procesamiento de Información:
   • Gestión y archivo físico y digital de documentos: albaranes, facturas, contratos, pólizas, certificados de calidad, etc.
   • Revisión de facturas recibidas y emitidas antes de su validación contable o pago.
   • Control y escaneo sistemático de documentación (uso de OCR o plataformas de gestión documental).
   • Actualización de bases de datos (clientes, proveedores, productos, precios, condiciones).
2. II. Atención Telefónica y Soporte a Clientes / Proveedores:
   • Recepción de llamadas y correos entrantes, filtrado y derivación a los departamentos correspondientes.
   • Seguimiento de incidencias administrativas: pedidos incompletos, abonos, faltas, errores de facturación.
   • Generación de respuestas rápidas y claras con tono profesional y empático.
3. III. Soporte al Área Contable y Financiera:
   • Recopilación y verificación de justificantes de gasto, tickets y facturas de tarjetas de empresa.
   • Carga de facturas al ERP o software contable según clasificación contable y centros de coste.
   • Control diario de movimientos bancarios menores y pequeñas conciliaciones.
   • Control de cobros y pagos menores, archivo de remesas SEPA o transferencias.
4. IV. Gestión de Pedidos y Logística Comercial:
   • Ingreso de pedidos al sistema ERP tras su validación comercial.
   • Enlace operativo entre el equipo comercial y el almacén (confirmación de stock, prioridad de pedidos, tiempos de entrega).
   • Gestión de entregas y documentación de transporte: ERP, Excels, packing list, etiquetas, documentos para exportación.
   • Revisión de incidencias de entrega y generación de informes para logística.
5. V. Control de Contratos, Seguros y Documentación Legal:
   • Control de contratos de alquiler, seguros de mercancía, seguros laborales, vehículos y documentación oficial de la empresa.
   • Mantenimiento del calendario de vencimientos (renovaciones, pagos, actualizaciones).
   • Apoyo en la preparación de documentación para auditorías, inspecciones o requerimientos legales.
6. VI. Soporte al Departamento de Recursos Humanos:
   • Preparación de documentación de nuevas altas y bajas laborales.
   • Control de ausencias, vacaciones, fichajes y reportes de horarios.
   • Archivo de nóminas, certificados laborales y seguros sociales.
   • Soporte administrativo en evaluaciones de desempeño, formaciones internas o comunicación interna.
7. VII. Coordinación con Sucursales Internacionales (Madrid y Bélgica):
   • Envío y recepción de documentos clave.
   • Seguimiento de operaciones transversales, especialmente en contabilidad, facturación y logística.
   • Soporte con traducción de documentos si es necesario (español-francés-inglés).

Habilidades y Competencias Clave:

• Rigurosidad, atención al detalle y capacidad organizativa.
• Multitarea y manejo de volúmenes elevados de trabajo sin perder calidad.
• Dominio de herramientas como ERP (Sage y A3), Excel avanzado (demostrable), sistemas de ticketing.
• Buena comunicación oral y escrita, trato profesional.
• Capacidad de aprendizaje continuo y adaptación a nuevos procesos (abierta a formaciones externas).
• Conocimiento básico de fiscalidad, comercio internacional y documentos logísticos (CMR, DUA, etc.).

Formación y Experiencia Recomendada:

• Formación técnica o universitaria en Administración de Empresas, Contabilidad, Comercio Internacional o similar.
• Experiencia previa mínima de 2 años en tareas administrativas de empresas con alto volumen.
• Conocimiento de entorno logístico, importaciones y operaciones en múltiples monedas es muy valorado.
• Idiomas: Español nativo, inglés intermedio mínimo (francés valorado para Bélgica).

Ubicación y Entorno:

• Puesto presencial, con base en Barcelona (08040) (almacén central).
• Coordinación frecuente con Madrid y Bélgica, especialmente para soporte a operaciones internacionales.
• Contrato indefinido, con remuneración acorde a la experiencia, perfil profesional y referencias del candidato.