Auxiliar administrativo

En Briones Abogados, un prestigioso bufete dentro de la industria de la práctica legal con un firme compromiso hacia la excelencia y la innovación, estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo para unirse a nuestro equipo. Esta posición es esencial para asegurar la eficiencia y efectividad de nuestras operaciones internas, ofreciendo soporte administrativo integral. Buscamos candidatos organizados, proactivos y con una sólida ética de trabajo, dispuestos a enfrentar los retos propios de un ambiente dinámico y exigente. Si tienes habilidades excepcionales en gestión del tiempo, atención al detalle y te sientes motivado por contribuir al éxito de nuestro equipo, te invitamos a postularte y ser parte de nuestra historia de éxito en el sector legal.

Tareas

1. Gestión de Calendarios y Plazos:

• Mantener un calendario actualizado de audiencias, vencimientos de plazos y fechas importantes, acuerdos, entregas.
• Recordar a los abogados sobre fechas límite y citas.

• Mantener una comunicación regular con clientes y proveedores para proporcionar actualizaciones sobre el estado de sus casos y reporte a tiempo al cliente.
• Coordinar reuniones y consultas con clientes.

• Asistir en la revisión y preparación de documentos para transacciones legales, como fusiones y adquisiciones.
• Coordinar cierres de transacciones y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales.

• Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de documentos.
• Gestionar la indexación y recuperación eficiente de documentos.
• Realizar encargos a proveedores, redacción y envío de informes a clientes, supervisión de proyectos de recuperaciones.

• Utilizar herramientas y software legales para gestionar casos y documentos, actualización de base de datos (Salesforce, Holded, Kleos).
• Ayudar en la gestión de bases de datos legales y mantenimiento de las mismas.

OTRAS FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN

1. Gestión de Recursos Humanos:

• Contratación y selección de personal (portales GIPE).
• Mantenimiento de registros de empleados (contacto con gestoría laboral).
• Coordinación de la formación y desarrollo del personal.
• Supervisión de las políticas de recursos humanos y cumplimiento de regulaciones laborales.

• Coordinación de las operaciones diarias de la oficina.
• Mantenimiento y suministros de la oficina, optimización.
• Coordinación de servicios de limpieza y seguridad.
• Manejo de la correspondencia y las comunicaciones internas.

• Coordinación de proyectos y tareas administrativas.
• Seguimiento y cumplimiento de plazos.
• Organización de reuniones y eventos internos.

• Atención y asistencia a clientes.
• Coordinación de reuniones y citas con clientes.
• Manejo de quejas y solicitudes de clientes.

• Revisión y seguimiento de contratos.
• Mantenimiento de registros de contratos y acuerdos.
• Coordinación con abogados y socios para la gestión de contratos.

Funciones de Gestión de Proyectos y Financiero

1. Registro y Control Financiero (Kleos y Holded):

• Registro de transacciones financieras.
• Mantenimiento de registros contables precisos.
• Control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

• Generación y envío de facturas a clientes.
• Seguimiento de pagos y recordatorios de cobranza.
• Resolución de discrepancias y consultas de facturación.

• Conciliación de extractos bancarios con registros contables.
• Identificación y seguimiento de transacciones no conciliadas.

• Preparación de estados financieros periódicos.
• Análisis de ingresos y gastos.
• Reportes de rentabilidad y presupuesto.

• Ayuda a preparación y presentación de declaraciones fiscales.
• Mantenimiento de registros de cumplimiento fiscal.
• Coordinación con contadores externos en impuestos y contabilidad.

• Control y revisión de gastos operativos.
• Proceso de aprobación y reembolso de gastos de empleados.
• Búsqueda de oportunidades para reducir costos.

• Colaboración en la creación de presupuestos anuales.
• Seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto.

Requisitos

• Experiencia previa como auxiliar administrativo y contable.
• Conocimiento de procedimientos administrativos en despachos de abogados.
• Habilidades en gestión de documentación y archivo en masa.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Dominio de paquete Office y programas informáticos de gestión.
• Valoración de experiencia en ventas/comercial.

Beneficios

• Posibilidad de teletrabajo parcial.
• Remuneración variable por la consecución de objetivos.
• Buen ambiente.
• Despacho pequeño.

¿Quieres formar parte de nuestro despacho? ¡Aplica ahora para ser nuestro Auxiliar Administrativo y únete a Briones Abogados en su misión de proporcionar excelencia legal!