Asistente de Administración

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Agencia creativa de ámbito internacional especializada en el Trade Marketing & Retail busca incorporar un/a Asistente de Administración debido al crecimiento internacional de la empresa.

Buscamos una persona proactiva, organizada, resolutiva, responsable, acostumbrada a trabajar bajo presión, con facilidad para adaptarse a los cambios y con ganas de formar parte de un equipo joven y dinámico.

Objetivo del puesto

El objetivo del puesto es optimizar la gestión administrativa de la empresa, asegurando el control de gastos e ingresos, la coordinación con la gestoría y el cumplimiento normativo en protección de datos y prevención de riesgos laborales.

Además, deberá mejorar la eficiencia operativa, dar soporte al equipo en cuestiones administrativas y garantizar una correcta planificación y seguimiento de procesos clave.

Requisitos y habilidades necesarias

• Experiencia: De entre 2 y 4 años en un puesto similar.
• Buena gestión del estrés.
• Facilidad para comunicarse con clientes y proveedores en un entorno internacional (llamadas al extranjero, seguimiento por email, Teams, etc.).
• Nivel alto de inglés, tanto hablado como escrito.
• Manejo avanzado del paquete Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Alta capacidad organizativa y de planificación.
• Capacidad para identificar problemas y solucionarlos de manera rápida.
• Permiso para trabajar en España.

Se valorará la experiencia en Recursos Humanos (RRHH) así como el manejo de plataformas CRM, aunque no es un requisito.

Formación académica para el desarrollo del puesto de trabajo

• Grado en Administración de Empresas.
• Máster en Administración de Empresas (MBA).
• Formación en Administración Financiera o Contabilidad.
• Cursos de Liderazgo y Desarrollo Organizacional.
• Formación en Legislación Laboral y Seguridad Social.

Responsabilidades y obligaciones

1. Gestión Administrativa y Financiera

• Establecer objetivos para el departamento junto al CEO y asegurar su cumplimiento.
• Elaborar presupuestos en base al tarifario de la compañía.
• Contabilizar y registrar facturas de proveedores, solucionar incidencias y prepararlas para el pago.
• Contabilizar las facturas de ingreso emitidas por la empresa.
• Mantener actualizado el registro de tesorería.
• Asegurar un control eficiente de gastos e ingresos, manteniendo actualizada la documentación financiera.
• Facilitar la comunicación con la gestoría para garantizar el cumplimiento de obligaciones contables y fiscales.

2. Cumplimiento Normativo y Legal

• Supervisar la correcta aplicación de normativas de protección de datos y prevención de riesgos laborales.
• Coordinar con proveedores externos cualquier actualización legal o documental necesaria.
• Gestionar documentación laboral y coordinar con la gestoría temas relacionados con el área de RRHH.
• Interactuar con empresas externas en materia de prevención de riesgos laborales, protección de datos y seguros para mantener la documentación actualizada.

3. Optimización y Mejora de Procesos

• Proponer e implementar mejoras en el departamento para maximizar su eficiencia.
• Implementar procesos administrativos más ágiles y eficaces.
• Detectar oportunidades de mejora en la organización documental y flujos de trabajo internos.
• Conocer y respetar las prácticas y metodologías de trabajo de cada cliente (presupuestos y facturación).

4. Apoyo Operativo y Coordinación

• Dar soporte al equipo en cuestiones administrativas.
• Apoyar en la gestión de proveedores y en la administración de compras y gastos operativos.
• Asegurar una correcta planificación y seguimiento:

Mantener un control ordenado de fechas clave (pagos, vencimientos, renovaciones, auditorías, etc.).

Preparar informes administrativos que faciliten la toma de decisiones.

Condiciones de trabajo

• Puesto de trabajo presencial de lunes a viernes.
• Salario según experiencia y habilidades del candidato.
• Posibilidades de evolución y crecimiento dentro de la empresa.