Auxiliar Administrativo

Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.

Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.

En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.

Responsabilidades:

1. Responder y pasar llamadas telefónicas.
2. Organizar y programar citas.
3. Planificar reuniones y escribir actas detalladas.
4. Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
5. Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica.
6. Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
7. Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina.
8. Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores.
9. Mantener listas de contactos.
10. Realizar reservas y demás preparativos para viajes.
11. Preparar y conciliar los informes de gastos.
12. Proporcionar apoyo general a los visitantes.
13. Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos.
14. Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior.

Requisitos:

1. Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina.
2. Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas.
3. Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
4. Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint).
5. Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas.
6. Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas.
7. Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales.
8. Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo.
9. Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría.