Women's Shelter Canada - Administrative Assistant

Nous sommes à la recherche d'une personne positive et autonome, dotée d'un sens aigu de l'organisation, pour rejoindre notre équipe. L'assistante administrative soutiendra la logistique et les communications avec les principales organisations membres, améliorera la liaison avec les membres et renforcera la capacité de l'équipe à répondre aux demandes du public.

Hébergement femmes Canada (HFC) regroupe 16 organisations provinciales et territoriales de maisons d’hébergement (MH) et soutient plus de 620 MH pour les femmes fuyant la violence et leurs enfants partout au pays. HFC présente une voix unifiée sur l’enjeu de la violence faite aux femmes au palier national/fédéral. Ensemble, nous sommes une voix nationale et collaborative plaidant pour un changement systémique visant à mettre fin à la violence faite aux femmes et aux enfants et à la violence fondée sur le genre. HFC travaille à partir d'un cadre féministe intersectionnel.

L'assistante administrative collaborera avec la directrice générale et l'équipe des opérations pour assurer la liaison avec les membres, le personnel d’HFC et le public. Ce rôle consiste à fournir une assistance administrative essentielle, notamment en soutenant les principales communications internes, en organisant des réunions et des déplacements, en traitant les dépenses, en répondant aux demandes de renseignements du public et en veillant à l'efficacité du fonctionnement du bureau. L'assistante administrative rend compte à la directrice des opérations et des finances.

Responsabilités principales :

• Gérer les fonctions de bureau courantes, y compris la programmation et la prise de rendez-vous
• Répondre aux demandes de renseignements en ligne
• Fournir un service à la clientèle au personnel de première ligne et aux membres du public
• Organiser des déplacements, établir des itinéraires et faire des réservations
• Dactylographier et relire la correspondance, les formulaires et autres documents
• Effectuer des tâches administratives, y compris le traitement des remboursements de frais
• Gérer la logistique des stratégies de formation et de développement
• Enregistrer, préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions, séminaires et conférences des membres, en ligne et en personne
• Soutenir la préparation de rapports
• Soutenir la logistique d’événements

Autres responsabilités :

• Soutenir la gestion de la base de données et la saisie des données, le cas échéant
• Compiler des données et des statistiques pour soutenir les projets de l'équipe
• Mettre en place et maintenir des systèmes informatisés d'archivage des informations

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE :

• Au moins deux ans d'expérience dans une fonction administrative
• Des compétences rédactionnelles exceptionnelles en anglais, avec la capacité de communiquer en langage clair
• Esprit d'initiative et capacité à réfléchir de manière stratégique et à résoudre les problèmes
• Capacité à établir des priorités, à mener plusieurs tâches de front et à organiser le travail de manière efficace et sous pression
• Excellent souci du détail
• Capacité à travailler au sein d'une petite équipe dynamique
• Connaissance du secteur de la violence fondée sur le genre ou du secteur des maisons d’hébergement
• Capacité à communiquer en français
• Compréhension des principes de gestion de projet
• Expérience des bases de données du gestionnaire des relations avec la clientèle (CRM)
• Expérience de travail selon une approche féministe intersectionnelle

Le travail est principalement effectué selon un modèle hybride à Ottawa, le personnel se rendant au bureau deux à trois jours par semaine.

Ce poste implique de travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes ainsi que de participer à des réunions virtuelles, téléphoniques et en personne. La participation en personne à certains événements peut être requise.

Le salaire annuel se situe entre 48924$ et 50650$ dollars, en fonction de l'expérience. Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages sociaux. Il s'agit d'un contrat à temps plein d'une durée d'un an avec possibilité de renouvellement.

Nous vous demandons de soumettre un curriculum vitæ et une lettre de motivation expliquant pourquoi ce poste vous intéresse et comment votre expérience et vos compétences vous permettront d'exceller dans ce rôle. La date limite est fixée au mercredi 16 avril. Veuillez postuler par l'intermédiaire de CharityVillage. Nous remercions toutes les personnes qui vont présenter une demande, mais seules les candidates sélectionnées pour un entretien seront contactées.