Superviseure, Traitement de texte

Reconnus comme un cabinet d’avocats d’envergure nationale, nous soutenons, développons et influençons les collectivités qui nous entourent grâce à notre travail. Nous aidons les entrepreneurs, les sociétés et les professionnels à bâtir et à dynamiser l’économie canadienne.

En entreprenant une carrière chez Miller Thomson, vous devenez membre d’un cabinet qui place ses membres au cœur de ses préoccupations. Nous vous donnons la possibilité de jouer un rôle dans l’évolution de votre carrière, votre collectivité et votre milieu de travail en bénéficiant du soutien et de l’aide d’une organisation nationale. Bien que le travail d’équipe et la collaboration soient des traits caractéristiques de notre culture, nous acceptons et encourageons l’individualité. Vous pouvez vous attendre à évoluer dans un environnement amical, sûr et positif dans lequel vos collègues se rallieront pour assurer votre réussite.

Trouvez l’étincelle qui propulsera votre carrière vers de nouveaux sommets. Postulez dès aujourd’hui pour vous joindre à un cabinet qui vous sera dévoué.

Nous sommes à la recherche d’un superviseur ou d’une superviseure, Traitement de texte, pour rejoindre l’un de nos bureaux.

Le titulaire de ce poste travaillera entièrement à distance selon un horaire standard du lundi au vendredi de 11h à 19h (HE).

Le superviseur ou la superviseure, Traitement de texte jouera un rôle clé dans la supervision des activités quotidiennes du service. Il ou elle veillera à maintenir une culture d’excellence en assurant le respect des normes de productivité, des délais, de la qualité et du service à la clientèle dans le cadre de la prestation d’une gamme variée de services de traitement de texte. Cette personne sera également responsable de garantir une couverture adéquate des effectifs, d’assurer le suivi de la conformité aux procédures établies, de veiller au contrôle de la qualité, de gérer le rendement des employés et de veiller à leur formation et à leur développement. En collaboration avec la gestionnaire nationale, il ou elle présentera régulièrement des mises à jour et des rapports sur les activités du service.

En plus de ses responsabilités de gestion, le superviseur ou la superviseure participera activement aux tâches de traitement de texte selon les besoins.

Principales responsabilités:

Gestion de personnel

• Favoriser un environnement de travail engageant, collaboratif et dynamique, en instaurant une communication ouverte et en jouant le rôle d’intermédiaire entre les membres de l’équipe et la gestionnaire.
• Veiller à la répartition adéquate des effectifs, notamment en autorisant les heures supplémentaires, en approuvant les demandes de congé et en planifiant les ajustements nécessaires en cas d’absences prévues ou imprévues.
• Fournir orientation, encadrement, formation et soutien aux membres de l’équipe, y compris lors de l’orientation de nouvelles ressources et des évaluations du rendement.
• Assurer le suivi du rendement individuel des employés et de leur progression vers les objectifs établis, organiser des rencontres individuelles, offrir de la rétroaction constructive en temps opportun et traiter rapidement toute problématique liée au rendement. Encourager et reconnaître le rendement exceptionnel. Transmettre à la gestionnaire nationale les préoccupations relatives au rendement en proposant des mesures correctives appropriées.

Procédures départementales, engagement envers le service à la clientèle et assurance qualité

• Veiller au bon déroulement des activités du service dans le respect des normes de rendement et de l’engagement en matière de service, notamment en assurant un suivi rigoureux des demandes et en attribuant, déléguant ou coordonnant les tâches.
• Suivre le rendement de l’équipe en fonction des normes de rendement établies par la direction afin de veiller à ce que chaque membre comprenne bien ses responsabilités et respecte les procédures internes, y compris par le biais de vérifications de la qualité. Proposer et appliquer de nouvelles normes pertinentes. Fournir des rapports réguliers à la gestionnaire nationale sur les activités, les réussites et les défis de l’équipe.
• Analyser et anticiper les besoins en ressources.
• Assumer les responsabilités liées à la production de documents, au besoin.
• Communiquer quotidiennement avec les membres de l’équipe pour transmettre des instructions claires et assurer une délégation efficace des tâches, tout en veillant au respect des délais.
• Échanger avec les clients afin de clarifier les demandes complexes, identifier leurs attentes, garantir la qualité du travail accompli et résoudre les éventuels problèmes de qualité.
• Collaborer avec les spécialistes des TI pour définir les besoins du service en matière d’applications et d’outils technologiques.

Soutien technique et formation

• Résoudre les problèmes complexes et traiter les demandes escaladées.
• Fournir un soutien technique aux professionnels du droit par le biais d’outils de connexion à distance, notamment en répondant aux questions relatives à la suite Office et à la mise en forme de documents.
• Travailler avec la gestionnaire nationale pour cerner les besoins en formation et mettre en place des programmes de formation afin de renforcer l’expertise technique et la réactivité de l’équipe.

Procédures et pratiques

• Collaborer étroitement avec la gestionnaire nationale pour développer et mettre en œuvre des procédures visant à résoudre les défis opérationnels et à améliorer l’efficacité des processus et de la gestion des tâches, y compris les tâches complexes.
• Veiller à la production constante d’un travail de haute qualité.
• Identifier et gérer les cas où la qualité du travail ne répond pas aux normes établies.
• Appuyer la prise de décisions concernant l’affectation du personnel, la gestion du rendement, le recrutement et les événements du service.
• Contribuer à l’organisation des réunions régulières du service selon les directives de la gestionnaire nationale, y compris les réunions nationales par vidéoconférence, la préparation des ordres du jour, la préparation du procès-verbal et le suivi des points abordés.

Autres responsabilités

• Assumer la gestion de projets ou de tâches spéciales confiées par la gestionnaire nationale.
• Autres tâches, au besoin.

Ce que vous apporterez à MillerThomson:

• Trois à cinq ans d’expérience professionnelle en supervision dans un environnement similaire.
• Six à neuf ans d’expérience professionnelle en tant que spécialiste du traitement de texte ou à un poste équivalent dans le domaine des services professionnels.
• Maîtrise avancée des logiciels Word, Excel et PowerPoint.
• Connaissance approfondie d’Adobe Acrobat.
• Excellente maîtrise des règles de grammaire, d’orthographe, de ponctuation, de structuration des paragraphes et de mise en page.
• Excellente maîtrise des concepts, des techniques et des technologies liés au traitement de texte.
• Sens aiguisé du service à la clientèle et professionnalisme exemplaire.
• Capacité à assumer la responsabilité du rendement et à garantir la qualité du service.
• Esprit proactif et orienté vers la résolution de problèmes, avec une forte motivation pour le soutien aux autres.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Aptitude à former et à accompagner les autres dans l’utilisation des logiciels et processus.
• Grande rigueur et souci du détail, avec le respect strict des délais.
• Capacité à établir des relations professionnelles respectueuses avec des collaborateurs de tous les échelons.
• Esprit d’initiative, ouverture aux nouveaux défis et volonté d’apprentissage continu.
• Discrétion et aptitude à gérer des informations sensibles et confidentielles de manière responsable.
• Respect strict des normes de qualité et des procédures, y compris les lignes directrices en matière d’image de marque.
• Flexibilité et disponibilité pour travailler, à l’occasion, au-delà des heures normales de travail, notamment lors des périodes de forte activité.

Ce que vous propose Miller Thomson :

Chez Miller Thomson, nous croyons qu’il est important de proposer un programme de rémunération globale. C’est pourquoi nous veillons à ce que nos salaires et nos divers avantages sociaux soient concurrentiels en plus d’offrir un excellent équilibre travail-famille. Nous proposons:

• Une gamme complète d’avantages sociaux qui comprend notamment l’assurance-maladie, les soins dentaires, les soins de la vue, un programme d’aide aux employés, l’assurance-vie, l’assurance invalidité de courte et de longue durée, plus de trois semaines de vacances et dix jours de congés personnels;
• Un milieu de travail qui favorise la diversité et l’inclusion;
• Des possibilités d’aménagement d’un horaire de travail flexible;
• Une indemnité complémentaire avec les congés de maternité;
• Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif avec cotisation patronale;
• Un compte enregistré libre d’impôt individuel avec de faibles frais de gestion des fonds et des options de placement concurrentielles;
• Un programme d’aide aux employés pour vous soutenir, vous et votre famille;
• Une allocation de dépenses pour les activités de bien-être;
• Des occasions de perfectionnement professionnel;
• Des célébrations pour la reconnaissance des employés;
• Des programmes caritatifs.

Rémunération:

Nous offrons un programme de rémunération globale compétitif, avec un salaire annuel estimé se situant entre 82,330$ et 113,746$.

Le salaire final sera établi en fonction du lieu de travail de l’employé et pourra varier selon ses qualifications, ses compétences et les tendances du marché, tout en respectant les normes internes et externes en matière d’équité salariale.

Aperçu du cabinet :

Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au Canada, avec des bureaux implantés stratégiquement dans tout le pays. Si le cabinet occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance avec laquelle il offre des conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son engagement à offrir des services complets et à son dévouement envers ses avocats, ses professionnels des Services d'affaires et les collectivités dans lesquelles ses avocats exercent.

Miller Thomson s.e.n.c.r.l. souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’est engagé à respecter les notions d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés ; les agences sont priées de s’abstenir.

Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec le Service de gestion des compétences et indiquer la nature des accommodements nécessaires.