Senior executive assistant

Les candidats référés ne doivent pas postuler directement pour ce poste.

Toutes les références de candidats doivent d’abord être soumises dans Workday par un collègue de Loblaw actuel.

L’utilisation du masculin à pour but d’alléger le texte.

Venez faire votre différence dans les communautés à travers le Canada, où l'authenticité, la confiance et l'établissement de liens sont valorisés - alors que nous façonnons l'avenir du commerce de détail au Canada, ensemble. Notre position unique en tant que l'un des plus grands employeurs du pays, celle associée à notre engagement à avoir un impact positif sur la vie de tous les Canadiens, vient offrir à nos collègues une gamme d'opportunités et d'expériences pour aider les Canadiens à Vivre Bien, Vivre Pleinement.

Chez Les Compagnies Loblaw Limitée, nous réussissons grâce à la collaboration, à l'engagement et nous plaçons la barre haute pour nous-mêmes et ceux qui nous entourent. Que vous débutiez votre carrière, que vous réintégriez le marché du travail ou que vous recherchiez un nouvel emploi, votre place est avec nous.

Senior Executive Assistant - Job Description

Position Overview:

The Senior Executive Assistant is a key role that ensures the smooth functioning of key executives’ offices by providing comprehensive administrative support. This role requires exceptional organizational skills, discretion, and professionalism to represent the Chief Administrative Officer, Senior Vice President of Supply Chain and Senior Vice President of Asset Protection. The ideal candidate will act as a trusted partner, enabling these leaders to focus on strategic priorities by managing operational and administrative responsibilities effectively.

Key Responsibilities:

• Administrative Support
  • Provide high-level administrative support to three senior executives: Chief Administrative Officer, Senior Vice President Supply Chain, and Senior Vice President of Asset Protection.
  • Manage complex calendars, scheduling, and email communications with efficiency and confidentiality.
  • Draft, review, and manage correspondence, reports, and presentations, ensuring accuracy and professionalism.
  • Maintain organized systems for record-keeping, filing, and documentation of confidential materials.
  • Provide exceptional telephone etiquette with the ability to handle high-volume, professional communications. Skillfully screen, prioritize and promptly respond to all calls with urgency, ensuring critical matters are addressed immediately while representing executives with diplomacy and discretion.
• Meeting and Event Management
  • Plan and execute meetings, conferences, and team-building events, including department and company-wide events, training workshops, and special projects.
  • Coordinate meeting agendas, prepare materials, and ensure follow-up on action items.
• Travel and Expense Management
  • Arrange domestic and international travel, including accommodations, itineraries, and logistics.
  • Process expense reports with accuracy and timeliness, adhering to company policies.
• Stakeholder Liaison
  • Act as a point of contact between executives and internal/external stakeholders, fostering strong relationships across all levels.
  • Represent executives in communications with professionalism and discretion.
  • Screen, prioritize, and address inquiries, ensuring prompt and appropriate responses.
  • The Senior Executive Assistant will work core business hours Monday through Friday but must remain accessible during evenings and weekends to address time-sensitive matters, ensuring seamless support for executives in a 24/7 supply chain environment.
• Office Operations and Other Duties
  • Oversee office operations and ensure adherence to company procedures and protocols.
  • Provide support for ad hoc tasks, such as compiling reports, coordinating presentations, and handling personal tasks for executives when necessary.
  • Champion a culture of inclusiveness, belonging, and respect within the workplace.
  • Lead and manage special projects and initiatives as assigned, ensuring alignment with organizational priorities.
  • Other assigned duties as required.

What You Bring:

• Experience and Skills
  • Minimum 10 years of progressive experience in executive-level administrative support, preferably in a dynamic corporate environment.
  • Proven expertise in managing multiple priorities in a fast-paced, high-pressure setting.
  • Exceptional written and verbal communication skills with the ability to interact effectively across all levels of the organization.
  • Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, and PowerPoint).
• Personal Competencies
  • Discretion and Integrity - Unwavering commitment to confidentiality, ethics, and compliance.
  • Organizational Excellence - Highly organized with the ability to multitask and prioritize complex workloads.
  • Problem-Solving - A proactive approach to anticipating needs and resolving challenges independently.
  • Interpersonal Savvy - Strong ability to build relationships and influence stakeholders positively.
  • Professional Demeanor - Polished, poised, and adept at navigating high-pressure environments with tact and diplomacy.
  • Flexibility - Resourceful and adaptable to shifting priorities and last-minute changes.
• Additional Qualifications
  • Knowledge of business, social, and personal etiquette for high-level executive support.
  • Experience coordinating personal errands or managing personal tasks for executives.
  • Willingness to travel occasionally as required.

Why This Role Matters

The Senior Executive Assistant is a key enabler for executive leaders, ensuring they have the bandwidth to focus on strategic initiatives while maintaining operational excellence. By fostering relationships, anticipating needs, and managing complex demands, this role is instrumental in driving efficiency and supporting the broader success of the Supply Chain team.

Notre engagement envers la durabilité et l'impact social est un élément essentiel de notre façon de faire des affaires. Nous concentrons notre attention sur les domaines où nous pouvons avoir le plus grand impact. Notre approche de la durabilité et de l'impact social repose sur trois piliers - l'environnement, l'approvisionnement et la communauté. Nous recherchons constamment des moyens de faire preuve de leadership dans ces domaines importants. Nos valeurs ÊTRE - Engagement, Tient à coeur, Respect et Excellence - guident toutes nos prises de décision et prennent vie à travers notre culture bleue. Nous offrons à nos collègues des carrières progressives, une formation complète, de la flexibilité ainsi que les nombreux avantages compétitifs - voici quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles nous sommes classés au palmarès des meilleurs employeurs du Canada, au palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada, au palmarès des employeurs les plus verts au Canada et au palmarès des meilleurs employeurs pour les jeunes au Canada.

Si vous ne savez pas si votre expérience correspond à toutes les exigences ci-dessus, nous vous encourageons à postuler quand même. Nous recherchons des perspectives de candidatures variées, qui incluent des expériences diverses que nous pouvons ajouter à notre équipe.

Nous nous concentrons depuis longtemps sur la diversité, l'équité et l'inclusion, car nous savons que cela fera de notre entreprise un meilleur lieu de travail et de magasinage. Nous nous engageons à créer des environnements accessibles pour nos collègues, candidats et clients. Les demandes d'aménagement en raison d'un handicap (qui peut être visible ou pas, temporaire ou permanent) peuvent être faites à n'importe quel stade de la demande et de l'emploi. Nous encourageons les candidats à faire connaître leurs besoins en matière d'accommodation afin que nous puissions offrir des opportunités équitables.

Veuillez noter:

Les candidats âgés de 18 ans ou plus doivent effectuer une vérification des antécédents criminels. Les détails seront fournis lors du processus d’embauche.