Secrétaire-réceptionniste - Clinique universitaire de kinésiologie et thérapie du sport - Campu[...]

Affichage du 23 octobre au 3 novembre 2024

Contrat de remplacement d'une durée indéterminée

Détail de l'horaire :

• horaire de soir (16h30 à 21h30), ou selon les besoins de la Clinique

Des primes de soir sont applicables

Cette personne effectue différentes tâches relatives au service à la clientèle, elle accueille et fournit des renseignements généraux aux clients. Elle assure un soutien administratif au personnel et aux stagiaires de la clinique. Elle s’assure que l’information sous sa responsabilité circule adéquatement entre tous les intervenants dans un esprit de collaboration.

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

• Accueille et dirige les clients, donne des renseignements concernant les services offerts, les politiques et les règlements en vigueur à la clinique. Distribue les permis de stationnement.
• Reçoit , répond et transmet les appels téléphoniques, prend note des messages et les transmet aux personnes concernées. Gère la boîte vocale de la clinique.
• Reçoit, répond et transmet les messages électroniques de la clinique universitaire. Gère la messagerie électronique de la clinique.
• Prend, consulte, confirme et modifie les rendez-vous des clients. Attribue les salles et assure le respect de l’horaire durant la journée. Informe les intervenants de la clinique des changements de dernière minute sur les rendez-vous des clients.
• Recueille les informations nécessaires à l'ouverture et à la mise à jour des dossiers des clients et effectue les entrées de données correspondantes. Vérifie l’admissibilité des patients aux services de la clinique. Gère et met à jour les listes d’attente.
• Offre un soutien aux stagiaires et aux superviseurs en les renseignant sur les procédures et les outils de la clinique.
• Rédige la correspondance relative à son travail, effectue la saisie, la mise en page et le traitement de textes nécessaires à la production de lettres, rapports, formulaires, etc.
• Assume la responsabilité de la caisse, perçoit les honoraires, prépare les dépôts et les états de compte. Effectue un suivi des comptes à recevoir. Émet les reçus aux fins d'impôts et d’assurances.
• Reçoit, complète et transmet différents formulaires, documents, produits et échantillons biologiques, etc.
• Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables, administratifs ou relatifs aux études et y apporte les corrections lorsque requis en respectant les directives établies. Compile diverses statistiques.
• Peut assumer la responsabilité de l’ouverture et/ou de la fermeture de la clinique.
• Distribue et voit au renouvellement du matériel, des dépliants publicitaires, des formulaires et autres documents d'information.
• Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Prévoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes.
• Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.
• Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.
• Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.
• Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.
• Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, terminal de paiement, etc. Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis.
• Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente

Expérience : Une (1) année d'expérience pertinente

Autres : Connaissance des principaux logiciels en usage

L’Université du Québec à Trois-Rivières est engagée dans une démarche menant vers une université pleinement équitable, diversifiée et inclusive (ÉDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite être un acteur engagé dans son milieu et au sein de la société. Elle valorise la diversité au sein de son personnel et reconnaît le caractère pluriel des identités. Elle encourage particulièrement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautés LGBTQ+ à soumettre leur candidature. Conformément à la Loi, l'Université souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialité des informations est pris au sérieux.