Secrétaire de direction - Département des sciences de l'activité physique - Campus de Trois-Riv[...]

Cette personne assure un soutien à son supérieur dans l'accomplissement de son mandat, ainsi qu’à son unité administrative. Elle collabore aux processus relatifs aux ressources humaines, financières et matérielles et participe à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité. En l'absence de son supérieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et en assure le bon fonctionnement.

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

1. Accueille les visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et règlements en vigueur ainsi que sur des questions relatives à son secteur de travail.
2. Participe à diverses opérations relatives à son secteur de travail. À cette fin, effectue des recherches à partir des politiques, règlements et procédures en vigueur ou auprès de différents intervenants pour fournir et obtenir des informations sur des sujets variés. Au besoin, réfère la personne à la ressource concernée.
3. Reçoit, dirige et effectue des appels téléphoniques, note les messages et les transmet, trie et dirige les courriels aux personnes concernées.
4. Prend les dispositions relatives à l'agenda de son supérieur. À cette fin, fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réorganiser l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus en s'assurant de la présence de son supérieur à ces différents rendez-vous. Peut également prendre en charge l’agenda d’un ou de plusieurs professionnels ou autres membres de son équipe.
5. Voit à l’organisation matérielle de rencontres, réunions et comités divers, et peut y participer et effectuer la prise de notes. Réserve les locaux, convoque les participants aux différentes rencontres. Prépare la documentation, rédige l'ordre du jour, les comptes-rendus, les procès-verbaux et assure le suivi des décisions et recommandations qui relèvent de sa compétence.
6. Collige l’information nécessaire et produit divers documents tels que lettres, courriels, rapports, examens, plans ou notes de cours, tableaux, statistiques, formulaires, listes, sites web, etc. Effectue la mise en page de documents, en vérifie l'orthographe et la grammaire, les numérise ou les photocopie si nécessaire. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les différents documents et y apporte les corrections requises. Rédige la correspondance relative à son travail ou transmet la documentation via des systèmes informatiques ou sites web. Approuve ou signe certains documents.
7. Effectue la saisie et la vérification de données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion.
8. Tient à jour certains aspects de la comptabilité de l'unité tels que budgets initial et révisé, budget d'investissement, bons de livraisons et de commandes, facturation, etc. Effectue, sur demande, un rapport des états de compte et la comparaison des écritures comptables avec les pièces justificatives, en relève les erreurs et avise le personnel concerné.
9. Prépare et effectue le suivi de certains dossiers concernant le personnel de son secteur tels que demandes de personnel, affichages, embauches, promotions, nominations, affectations, congés, absences. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.
10. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives telles que réquisitions et réservations de matériel, de locaux et de services, prise d'inventaire, etc.
11. Participe à la préparation et au déroulement des événements ou des opérations spéciales tels que réunions de secteur, colloques, congrès, expositions, cliniques, etc.
12. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Prévoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes.
13. Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.
14. Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.
15. Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.
16. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.
17. Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, etc. Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis.
18. Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

Scolarité : diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente

Expérience : deux (2) années d'expérience pertinente

Autres : connaissance des principaux logiciels en usage