Responsable, administration

Sculpture est un studio à taille humaine basé à Montréal et Toronto, travaillant exclusivement en télétravail. Ces services diversifiés vont de la conception-rédaction, à la création de campagnes numériques jusqu’à la création d’images de marque. Pour soutenir les demandes croissantes, Sculpture souhaite renforcer son équipe d’une personne méthodique et proactive dans le poste de responsable, administration.

Le.la Responsable, administration travaille en collaboration et sous la supervision de la personne directrice des opérations, finances et ressources humaines. Dans le cadre de ce poste, vous aurez comme principales responsabilités de coordonner et réaliser de multiples projets internes (maintenance et préparation des outils de travail, rédaction de politiques, remplir des documents officiels, facturation, etc.) et externes (assister la direction de compte en préparant des documents et des dossiers). Ce poste est personnalisé aux besoins de Sculpture, si tu es la bonne personne, nous allons te former. Si tu es rigoureux.se, curieux.se et débrouillard.e, applique!

Relatives à la gestion et la planification financière :

• Rassembler des informations et collaborer avec le comptable pour qu’il puisse préparer les budgets et suivis financiers,
• Calculer la rentabilité des projets, tenir à jour divers tableaux de bord.
• Remplir et coordonner la préparation de demandes de subventions,
• Participer à la préparation des factures et faire le suivi des comptes recevables,
• Procéder au paiement des collaborateurs.

Relatives à la coordination des comptes clients et le maintien des outils de gestion de projet :

• Préparation des espaces numériques de gestion du client : (1) Création du client dans Monday et intégration de l’échéancier initial, (2) Création des dossiers Google Drive et organisation des informations administratives : offre de service signée, contrat et documents de démarrage.
• Gestion de l’optimisation de Monday et de Kiwili,
• Création de gabarits selon les informations soumises.

Relatives au développement des affaires :

• Remplir et coordonner la préparation d’appels d’offres,
• Faire des recherches d’entreprise.

Relatives à la gestion des ressources humaines :

• Être la référence et contribuer à la formation de l’équipe quant aux outils internes standards à toutes les équipes (Lastpass, Google Workplace et Monday)
• Contribuer à la rédaction de certaines politiques,
• Supporter les gestionnaires dans l’accueil et l’intégration des nouveaux employés et partenaires,
• Contribuer au besoin au recrutement,
• Assurer, en collaboration avec les gestionnaires d’équipe, la disponibilité des outils nécessaires au travail des employés,
• Participer à l’élaboration des activités annuelles de l’équipe et des rencontres trimestrielles administratives,
• Réaliser et coordonner ces événements.

Toutes autres tâches connexes.

Exigences :

• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise de la Suite Google.
• Maîtrise de Lastpass et Monday, un atout.
• Curiosité, proactivité et rigueur.
• Grand intérêt pour les technologies et les divers aspects de la gestion d’une entreprise.
• Grand sens des responsabilités et professionnalisme (accès à des informations hautement confidentielles).
• Personne organisée, méthodique, ayant un esprit analytique.

SALAIRE ET AVANTAGES

• Entre 30 et 37,5h / semaine,
• Salaire entre 55 et 70K annuel, en fonction de l’expérience,
• 100% en télétravail.
• Flexibilité quant à l’horaire de travail.
• 4 semaines de vacances annuelles (dont deux pendant les Fêtes).
• Allocation mensuelle de 50$ (cellulaire, Internet).
• Abonnement à Spotify pour agrémenter tes journées!