National Administrative Assistant

Le français suit.

POSITION TYPE: Full time - one year contract with the option to extend.

LOCATION: CPAWS National Office, Ottawa, Ontario. Option of working one day/week from home.

LANGUAGE: Bilingual – English/French

SALARY: $45,000 - $50,000 per annum, based on experience

POSTING DATE: October, 2024

START DATE: As soon as possible.

About the Organization

Canadian Parks and Wilderness (www.cpaws.org) is a national charitable organization with 13 chapters across Canada, almost 100 staff, and hundreds of volunteers who have helped to protect over half a million square kilometers of Canada’s public land and water, since 1963.

Our conservation vision is to protect at least half of Canada’s public land and water in a framework of reconciliation – for the benefit of both wildlife and humans.

CPAWS is based on the unceded and unsurrendered lands of the Anishinabe Algonquin Nation and works in both unceded and treaty lands of First Nations, Métis and Inuit throughout the country known as Canada.

CPAWS is committed to operating in a way that upholds justice, equity, diversity, and inclusion (JEDI). We are also working to ensure our office is an inclusive and safe place for people from diverse backgrounds.

About the Role

CPAWS National Office is hiring a National Administrative Assistant to join our Operations team. Reporting to the National Operations Manager, the successful candidate will play a key role in supporting daily operations, working closely with all departments at the CPAWS National Office, the board of Trustees as well as our regional chapters.

This role offers an excellent opportunity for early-career administrative professionals to gain office management experience with one of Canada's leading environmental charities. If you are an enthusiastic collaborator who is detail-oriented, has administrative and strong organizational skills, and is passionate about nature conservation, we'd love to hear from you!

We value each employee’s creativity and innovation and offer a collegial work environment, professional development opportunities, and a generous benefits package.

Responsibilities

Support the National Office Operations (70%):

• Filing management (physical and online).
• Managing general phone line and email address.
• Coordinating travel arrangements for National Office Staff.
• Coordinating shipments from the National Office to staff and partners.
• Managing stationery and office supplies for National Office.
• Updates of distribution list and directories from chapters and staff across Canada minimum twice a year.
• Inventory management of publications, in coordination with Communications team.
• Support Operations Manager with general office maintenance and supplies.
• Processing and prioritization of incoming mail.
• Mailing out tax receipts and other fundraising materials to donors.
• Data entry and donor profile management in the fundraising database during peak periods.

Support on National Board of Trustees and Executive Directors meetings (5%):

• Support coordination and logistics for Board of Trustees, Chapter network, and staff meetings.
• Support scheduling of meetings and distribution of minutes to the Board of Trustees and Board committees.

Support of National Office teams (20%):

• Scheduling and logistic support.
• Meeting minutes (weekly and monthly).

Support to the National Executive Director (5%):

• To provide assistance to National Executive Director: agenda management, travel arrangements, and corporate credit card reconciliation.
• Support NED and Operations Manager in the administrative coordination of Strathmere group meetings and events.

Accountability and Authority

The National Administrative Assistant will work from the CPAWS National Office in Ottawa, and report to the National Operations Manager. They will work closely with the other teams at our national office, while supporting CPAWS chapter staff and members of the National Board of Trustees across the country.

All staff are accountable through the staff structure to the National Executive Director for the planning and delivery of programs and services for which they are responsible. The National Executive Director is responsible for staff management and development, and the effectiveness of programs and services within the priorities and budgets approved by the Board.

The Human Resources Policy guides the National Executive Director in the day-to-day management of the organization. All CPAWS staff will ensure they have read, understand, and adhere to the policy manual.

Qualifications & Expectations

Essential Assets

• Bilingual in English/French.
• Passionate about protecting nature in Canada and will have some knowledge of Canada’s commitment to reconciliation with First Nations, Inuit, and Métis peoples in Canada.

• At least one year of administrative experience (trainee and volunteering experience will be considered).
• Technical skills in MS Office 365 (Excel, Word, and Teams) and Zoom.
• Exceptionally organized with excellent attention to detail and high accuracy.
• Customer service oriented.
• An Inclusive, collegial, and collaborative work ethic with strong teamwork skills.
• Ability and willingness to adapt to changing priorities and deadlines.

Nice to Have

• Experience working or volunteering in the non-profit/ charitable sector.
• Secondary degree or diploma in Administration, Business, or a related field.
• Experience working with CRMs or database platforms.

Application Submission and Hiring Process

CPAWS is committed to a workforce that reflects the diversity of the populations we serve. We encourage applications from all qualified individuals, including applicants from all cultures, racialized communities, abilities, diverse sexual and gender identities, and others who may contribute to equitable representation and diversity of perspectives and ideas. We are committed to a selection process and work environment that is inclusive and barrier-free. Please contact us if you should require additional support at any stage of the recruitment process at info@cpaws.org

To apply, send a cover letter and resume saved into a single PDF with the file name LAST NAME Administrative Assistant and sent by email to employment@cpaws.org

We thank all candidates for their interest in the position. Only candidates selected for an interview will be contacted. Applications will be accepted on a rolling basis, as we are looking to fill this position quickly. We expect to have two round of interviews and that interviews will last up to one hour. They may take place in person, or over Zoom, dependent on the needs of the candidate. We commit to contacting all candidates who we interview within two weeks of the interview date.

-

Adjoint·e administratif·ve national·e

TYPE DE POSTE : Temps plein - contrat d’un an avec possibilité de renouvellement.

LIEU : Bureau national de la SNAP, Ottawa, Ontario. Possibilité d’une journée de télétravail par semaine

LANGUE : Bilingue - anglais/français

SALAIRE : 45 000 $ à 50 000 $ dollars par année, selon l’expérience.

DATE D’AFFICHAGE : Octobre 2024

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible.

À propos de l’organisation

La Société pour la nature et les parcs du Canada est un organisme de bienfaisance national qui compte 13 sections au Canada, près de 100 employés et des centaines de bénévoles qui ont contribué à protéger plus d’un demi-million de kilomètres carrés de terres et d’eaux publiques du Canada, depuis 1963.

Notre vision de la conservation est de protéger au moins la moitié des terres et des eaux publiques du Canada dans un cadre de réconciliation, au profit de la vie sauvage et des humains.

La SNAP Canada est située sur les terres non cédées de la Nation algonquine anichinabée et travaille sur les terres visées par des traités des Premières Nations, des Métis et des Inuits dans l’ensemble du pays connu sous le nom de Canada.

La SNAP Canada s’engage à mener ses activités en suivant les principes de justice, d’équité, de diversité et d’inclusion (JEDI). Notre objectif est de créer un lieu inclusif pour les personnes de divers horizons.

Àpropos du rôle

Le bureau national de la SNAP cherche à recruter un(e) adjoint(e) administratif(ve) national(e) pour rejoindre son équipe des opérations. Sous la responsabilité de la gestionnaire des opérations nationales, la personne retenue jouera un rôle clé dans le soutien aux opérations quotidiennes, en travaillant en étroite collaboration avec tous les départements du bureau national de la SNAP, le conseil d’administration ainsi que les sections régionales.

Ce poste offre une excellente occasion aux professionnels de l’administration en début de carrière d’acquérir de l’expérience en gestion de bureau au sein de l’un des principaux organismes de bienfaisance canadiens voués à la protection de l’environnement. Si vous êtes une personne qui a à cœur la collaboration, qui a le souci du détail, qui possède des compétences administratives et organisationnelles solides et qui est passionnée par la conservation de la nature, vous êtes probablement notre perle rare!

Nous valorisons la créativité et l’innovation de chaque employé·e et offrons un environnement de travail collégial, des opportunités de développement professionnel et un ensemble d’avantages compétitifs.

Responsabilités

• Soutien aux opérations du bureau national (70 %)
• Gérer des dossiers (physiques et en ligne).
• Gérer ’ une ligne téléphonique générale et ’une adresse électronique.
• Coordonner les préparatifs de voyage du personnel du bureau national.
• Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires.
• Gérer la papeterie et les fournitures de bureau pour le bureau national.
• Mettre à jour de la liste de distribution et des annuaires des sections et du personnel à travers le Canada au moins deux fois par an.
• Gérer l’inventaire des publications, en coordination avec l’équipe de communication.
• Soutenir la gestionnaire des opérations en ce qui concerne l’entretien général du bureau et les fournitures.
• Traitement et prioriser le courrier entrant.
• Préparer des reçus fiscaux et d’autres documents relatifs à la collecte de fonds et en faire l’envoi aux donateurs·rices.
• Effecteur la saisie des données et gestion du profil des donateurs dans la base de données de collecte de fonds pendant les périodes de pointe.
• Soutien logistique aux réunions du conseil d’administration national et des directeurs·rices généraux·les (5 %)
• Soutenir la coordination et la logistique des réunions du conseil d’administration, des sections régionales et du personnel.
• Contribuer à la programmation des réunions et à la distribution des procès-verbaux au conseil d’administration et à ses comités.
• Soutien aux équipes du bureau national (20 %)
• Aider à la planification et à la logistique.
• Aider à consigner les procès-verbaux des réunions (hebdomadaires et mensuelles).
• Soutien à la direction générale nationale (5%)
• Fournir une assistance à la directrice générale nationale : gestion de l’agenda, organisation des voyages et conciliation de la carte de crédit institutionnelle.
• Soutenir la directrice générale nationale et la gestionnaire des opérations dans la coordination administrative des réunions et des événements du groupe Strathmere.

Responsabilité et autorité

L’adjoint·e administratif·ve national·e travaillera à partir du bureau national de la SNAP Canada, à Ottawa, et relèvera de la gestionnaire des opérations nationales. Le ou la titulaire du poste collaborera étroitement avec les autres équipes de notre bureau national, tout en soutenant le personnel des sections de la SNAP et les membres du conseil d’administration national à travers le pays.

Tous les membres du personnel se rapportent à la direction générale nationale, par l’intermédiaire de la structure du personnel, en ce qui concerne la planification et la mise en œuvre des programmes et des services dont ils sont responsables. La direction générale nationale est responsable de la gestion et du développement du personnel, ainsi que de l’efficacité des programmes et des services dans le cadre des priorités et des budgets approuvés par le conseil d’administration.

La politique des ressources humaines guide la direction générale nationale dans la gestion quotidienne de l’organisation. Tous les membres du personnel de la SNAP doivent s’assurer d’avoir lu et compris le manuel de politique et d’y adhérer.

Qualifications et attentes

Compétences essentielles

• Maîtriser l’anglais et le français.
• Avoir à cœur la protection de la nature au Canada et posséder une certaine connaissance de l’engagement du Canada en faveur de la réconciliation avec les Premières Nations, les Inuits et les Métis du pays.

• Posséder au moins une année d’expérience administrative (l’expérience de stagiaire et de bénévole sera prise en considération).
• Posséder des compétences techniques dans l’utilisation de MS Office 365 (Excel, Word et Teams) et de Zoom.
• Avoir un sens de l’organisation exceptionnel, un grand souci du détail et beaucoup de rigueur.
• Avoir le souci du service à la clientèle.
• Faire preuve d’une éthique de travail inclusive, collégiale et collaborative d’une solide capacité à ’travailler en équipe.
• Avoir la capacité et la volonté de s’adapter à des priorités et à des échéances changeantes.

Qualifications constituant un atout

• Expérience de travail ou de bénévolat dans le secteur à but non lucratif ou caritatif.
• Diplôme d’études secondaires en administration, commerce ou dans un domaine connexe.
• Expérience de travail avec des bases de données ou des systèmes de gestion de relation avec les clients.

Soumission des candidatures et processus d’embauche

La SNAP Canada s’engage à ce que son personnel reflète la diversité des populations qu’elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature, indépendamment de leur origine culturelle, de leur appartenance à une communauté racialisée, de leurs aptitudes, de leur identités sexuelles et de genre, et de tout’ autre personne susceptible de contribuer à une représentation équitable et à la diversité des perspectives et des idées. Nous nous engageons à ce que le processus de sélection et l’environnement de travail soient inclusifs et exempts d’obstacles. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’une aide supplémentaire à n’importe quel stade du processus de recrutement à l’adresse suivante : info@cpaws.org

Pour postuler, veuillez envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae sauvegardés dans un seul fichier PDF avec le nom de fichier : « NOM Adjoint·e administratif·ve » et l’envoyer par courriel à employment@cpaws.org.

Nous remercions tous les personnes qui auront soumis une candidature. Seules les personnes retenues pour un entretien seront contactées. Les candidatures seront acceptées au fur et à mesure, car nous cherchons à pourvoir ce poste rapidement. Nous prévoyons deux séries d’entretiens d’une durée maximale d’une heure. Ils peuvent se dérouler en personne ou sur Zoom, en fonction des besoins individuels. Nous nous engageons à contacter toutes les personnes interviewées dans les deux semaines suivant la date de l’entretien.