HRSS Representative

Titre du poste : Conseiller aux services partagés en ressources humaines

LE RÔLE
L'équipe de services partagés RH de JELD-WEN est responsable de la gestion quotidienne de l'expérience de soutien aux employés et aux gestionnaires des ressources humaines. JELD-WEN recherche un Conseiller aux services partagés en ressources humaines qui sera chargé de répondre aux demandes relatives aux ressources humaines. Son rôle sera également de traiter les transactions dans SAP SuccessFactors pour les changements de données des employés et des managers initiés par le biais de demandes de support générées dans notre système ServiceNow, ainsi que par des fonctions vocales et de chat. Ces demandes soutiendront diverses fonctions de niveau 1 au sein des RH, notamment : les nouvelles embauches, les licenciements/les départs, les modifications des données relatives à l'emploi/l'organisation, le traitement des congés, la paie, les heures et les présences, l'administration des avantages sociaux, les audits de données et tous les autres processus liés à la politique et à l'administration des RH. En tant que premier point de contact des employés et des gestionnaires pour la résolution des problèmes liés aux ressources humaines, il est essentiel que cette personne comprenne l'importance de répondre rapidement et efficacement aux demandes lui étant acheminées. L'équipe des Services partagés RH est tenue de respecter les contrats de service et d'adopter une approche fortement axée sur le client. Cette personne sera responsable du maintien d'un environnement de contrôle approprié, assurant la conformité avec les exigences statutaires, les politiques de ressources humaines et les contrôles d'audits.

Principales tâches et responsabilités :

• Assurer la responsabilité du soutien quotidien, via le Centre de services RH, des principaux processus et politiques RH, ainsi que des systèmes RH (SAP SuccessFactors et ServiceNow) pour les employés et autres parties prenantes clés de l'entreprise.
• Répondre et collaborer avec les équipes de support appropriées (exemple : SPRH Niveau 2, Centre d’excellence en ressources humaines & Service des finances/Service de la paie), pour résoudre les questions reçues par le biais d'appels, de tickets ou de chat soumis au Centre de service RH.
• Gérer les données de manière conforme en mettant l'accent sur leur intégrité et en fournissant des réponses efficaces et rapides.
• Coordonner les activités d'intégration des nouveaux employés.
• Maintenir l'exactitude et la sécurité de tous les dossiers relatifs aux ressources humaines conformément aux exigences légales et aux politiques de conservation des dossiers.
• Traiter les dossiers de gestion des congés, en se concentrant sur les exigences légales, en fournissant des mises à jour aux ressources internes et externes, le cas échéant.
• Fournir un soutien aux partenaires d’affaires en ressources humaines en ce qui concerne l'assistance quotidienne en matière de ressources humaines, le cas échéant.
• Maintenir l'exactitude des fichiers partagés et des bases de données.
• Veiller au traitement rapide et précis des formulaires ou des demandes de renseignements relatifs aux ressources humaines ; rechercher et fournir des informations sur les employés aux personnes autorisées, le cas échéant ; traiter les questions relatives aux ressources humaines.
• Veiller à ce que les données relatives aux employés soient codées avec précision dans le système, c'est-à-dire la classification des postes, les affectations, etc.
• Fournir quotidiennement un service de qualité supérieure aux clients internes et externes.
• Établir des priorités pour des projets multiples en tenant compte du temps imparti.
• Autres tâches assignées pour aider la communauté des RH à fournir des services aux employés et à répondre aux besoins de l'entreprise.

Connaissances, compétences et aptitudes :

• Expérience des systèmes d'informations en RH et des systèmes de gestion des tickets.
• Excellentes aptitudes à la communication, tant orale qu'écrite.
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
• Excellentes compétences en informatique et en saisie de données.
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Teams, Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Capacité à travailler de manière autonome, au sein d'une équipe.
• Capacité à établir des priorités et à gérer des mandats multiples dans un environnement en évolution rapide.
• Capacité à gérer de manière autonome les principaux résultats et délais.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec une discrétion absolue.
• Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit.

Formation et expérience :

• Une (1) à trois (3) années d'expérience directe dans l'administration des ressources humaines.
• Connaissance des exigences statutaires.
• Un baccalauréat en ressources humaines, administration ou relations industrielles ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience du système SAP SuccessFactors.