Executive Administrative Partner and Office Manager | Partenaire administratif exécutif et gest[...]

Meta is seeking an experienced Executive Administrative Partner/Office Manager to support up to 2 directors in the Meta leadership team and an office. The person in this role will need to be a strong problem-solver, detail oriented and organizationally skilled to manage nuanced calendaring and travel planning. Additionally, the ideal candidate will be resourceful in building relationships across the larger Meta ecosystem. This position is full-time.

Executive Administrative Partner and Office Manager | Partenaire administratif exécutif et gestionnaire de bureau Responsibilities:

• Coordinate internal and external meetings | Coordonner les réunions internes et externes
• Manage complex calendar set-up and movement | Gérer la gestion complexe de l'agenda
• Prepare expense reports and purchase requisitions | Préparer les notes de frais et les demandes d’achat
• Coordinate domestic and international travel arrangements | Coordonner les dispositions de voyages nationaux et internationaux
• Organize space planning for the site, strategic offsite events and all-hands meetings | Organiser l’aménagement de l’espace pour le site, les événements stratégiques hors site et les réunions générales
• Build cross-functional relationships between departments | Établir des relations interfonctionnelles entre les services
• Main point of contact for the entire office | Point de contact principal pour l’ensemble du bureau
• Provide operational support for the entire office to include partnering with IT, Facilities, Culinary, Security, and Health and Safety teams (where these resources exist) | Fournir un soutien opérationnel à l’ensemble du bureau, incluant la collaboration avec les équipes informatiques, des infrastructures, de la restauration, de la sécurité, et de la santé et de la sécurité (lorsque ces ressources existent)
• Own and curate Office Welcome for all new hires | Bienvenue, prendre en charge et gérer l'accueil de tous les nouveaux employés
• POC for sending and receiving all mail for employees | POC pour l’envoi et la réception de tout le courrier des employés
• Organizing Office events, culture initiatives, and Q&As | Organisation d’événements de bureau, d’initiatives culturelles et de questions-réponses
• Maintain and conduct inventory of office supplies | Tenir à jour et effectuer l’inventaire des fournitures de bureau
• Responsible for site specific communications | Responsable des communications spécifiques au site

Minimum Qualifications:

• 3+ years of relevant experience providing administrative support to 1 or more executives | 3+ années d’expérience pertinente en matière de soutien administratif à 1 ou plusieurs cadres
• 3+ years of relevant experience coordinating travel logistics on behalf of 1 or more executives | 3+ années d’expérience pertinente en coordination de la logistique de voyage pour le compte d’un ou de plusieurs cadres
• 3+ years of relevant calendar management and expense report management experience for 1 or more executives | 3+ années d’expérience pertinente en gestion de calendrier et en gestion de rapports de dépenses pour 1 ou plusieurs cadres
• Fluency in English and French required | Maîtrise de l’anglais et du français requise
• Experience balancing competing priorities | Expérience dans la gestion des priorités concurrentes
• Experience with Microsoft Office and Google Suite | Expérience avec Microsoft Office et Google Suite

Preferred Qualifications:

• BA/BS degree | Titulaire d’un B.A./B.Sc.
• Experience supporting tech functions at a large scale tech company | Expérience de support des fonctions technologiques dans une entreprise technologique à grande échelle
• Experience supporting cross-regional teams | Expérience dans le soutien d’équipes interrégionales
• Experience driving events and fostering team culture | Expérience de gestion d’événements et de promotion de la culture d’équipe
• Experience collaborating and partnering closely with other administrative professionals and key cross functional partners | Expérience de collaboration et de partenariat étroit avec d’autres professionnels administratifs et des partenaires interfonctionnels clés
• Experience building and maintaining trust with leadership and partners | Expérience dans l’établissement et le maintien de la confiance avec la direction et les partenaires
• Experience in multitasking and changing direction quickly | Expérience dans la gestion de multiples tâches et la capacité à changer rapidement de direction

About Meta:

Meta builds technologies that help people connect, find communities, and grow businesses. When Facebook launched in 2004, it changed the way people connect. Apps like Messenger, Instagram and WhatsApp further empowered billions around the world. Now, Meta is moving beyond 2D screens toward immersive experiences like augmented and virtual reality to help build the next evolution in social technology. People who choose to build their careers by building with us at Meta help shape a future that will take us beyond what digital connection makes possible today—beyond the constraints of screens, the limits of distance, and even the rules of physics.

CA$68,000/year to CA$91,000/year + bonus + equity + benefits

Individual compensation is determined by skills, qualifications, experience, and location. Compensation details listed in this posting reflect the base hourly rate, monthly rate, or annual salary only, and do not include bonus, equity or sales incentives, if applicable. In addition to base compensation, Meta offers benefits. Learn more about benefits at Meta.