Coordonnateur ou coordonnatrice en suivi de programme MEDTEQ+

Innovitech recherche un.e coodonnateur.trice en suivi de programme pour son client MEDTEQ+ le Consortium pancanadien de recherche et d’innovation en technologies de la santé.

Propulsé par la collaboration, MEDTEQ+ accompagne les entreprises en technologies de la santé vers la commercialisation de leurs innovations, accélère la croissance économique et contribue à améliorer la santé de la population.

Relevant de la Vice-présidente, Opérations et Programmes, la personne occupant le poste de coordonnateur.trice en suivi de programme assure un soutien administratif aux activités du programme. Il (elle) assure le bon déroulement des appels à projets et du suivi administratif des projets et soutient les chargés de comptes dans la réalisation de leurs activités. La personne choisie accomplit un ensemble de travaux de suivi administratif de projets complexes tels que la préparation de lettres d’octroi, la préparation et le suivi de rapports, la gestion de données, etc. Elle peut prendre en charge la gestion du courrier électronique, rédiger des correspondances et tenir à jour le classement des dossiers. Elle peut assumer de façon autonome des responsabilités de coordination, d’organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique. Elle est en support à l’organisation de certaines réunions, et des entrées sortie des participants. Elle coordonne le bon déroulement des projets en collaboration avec l’équipe de chargés de comptes. La personne sera également appelée à produire divers rapports pour le ministère de l’économie, de l’innovation et de l’énergie (MEIE).

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Mise en œuvre des appels à projets du programme IMPACT :

• Assurer un soutien administratif et gérer efficacement les activités courantes au sein du programme ;
• Préparer les documents nécessaires au lancement d’appel à projets (guide d’appel, formulaire de demande d’aide financière), à l’évaluation des projets et à leur financement ;
• Rédaction de lettres, de comptes-rendus et divers documents;
• Planification et coordination des rencontres avec les partenaires du programme.

Soutien au montage de projets :

• Répartition des opportunités de projets potentiels parmi les chargés de projets;
• Assurer la préparation, le suivi et la validation de la documentation des projets déposés dans le cadre des appels à projet applicable;
• Coordonner l’envoi des projets aux bailleurs de fonds avec l’aide de l’équipe de chargés de compte, de la Coordonnatrice à la gouvernance et du Coordonnateur Principal, Suivi des programmes.

Suivi de projet :

• Répondre aux questions ad hoc des clients externes (établissements du réseau de la santé, industriels, universités, centres de recherche, CCTT etc.) en lien avec la facturation, le processus de déblocage des fonds et les différentes étapes administratives de suivi de projet;
• Répondre aux questions ad hoc et soutenir l’équipe des chargés de comptes concernant le suivi administratif des projets et validation, au besoin, avec le Coordonnateur Principal, Suivi des programmes;
• Détecter les possibles enjeux administratifs pouvant découler de la gestion des projets, présenter des solutions possibles et évaluer leurs impacts;
• Coordonner avec les différentes parties nécessaires à la résolution des enjeux dans le respect des règles des programmes;
• Collaborer avec les équipes Projet et Coordination dans le suivi administratif des projets.
• Valider les données financières des conventions;
• Préparer, envoyer et faire le suivi de la documentation administrative spécifique à chaque projet une fois que le projet est recommandé;
• Coordonner avec certains partenaires de co-appariement la réception des informations nécessaires pour la production des rapports financiers;
• Analyser la conformité des documents et des projets en lien avec les règles des programmes : Ententes, preuves de versements, rapports d’avancements, rapports financiers) et, si nécessaire, coordonner avec les clients externes et l’équipe Projet afin d’assurer la validité de ces documents par rapport aux règles de programmes;
• Autoriser les décaissements aux projets en conformité avec les règles internes de MEDTEQ+ et les règles du programme et de l’appel à projet;
• Avec l’appui de l’équipe projet, identifier les besoins de modification de projets et coordonner la préparation de fiches de modifications à soumettre pour validation au Coordonnateur Principal, suivi des programmes. Coordonner l’envoi de ces fiches au MEIE et en assurer leur suivi.
• Mettre à jour les informations pertinentes concernant l’avancement de chaque projet autorisé sur Pipedrive (remplir les champs, changer les stages du Pipeline, noter les évènements importants);
• S’assurer de la conformité et de la validité des informations concernant le suivi de projet enregistrées par des collègues dans le CRM (Costumer relationship management); Documenter les modifications aux projets pour la validation de ces modifications;
• Produire le rapport annuel du programme et offrir un soutien au Coordonnateur Principal, Suivi des programmes dans la production des redditions de compte annuelles du RSRI au besoin.

Amélioration continue :

• Met en place des outils, des processus administratifs et des processus de travail intégrant les meilleures pratiques afin d'assurer l'excellence des services offerts aux différents clients;
• Effectuer la gestion documentaire des documents administratifs clés des projets, principalement dans l’outil de « Customer relationship management » (CRM) utilisé en interne : Pipedrive.
• Formation en techniques de bureautique avec 2 ans d’expérience ou une attestation d’étude collégiale (AEC) en bureautique avec 5 ans d’expérience

CONNAISSANCES ET HABILETÉS REQUISES

• Capacité à mener plusieurs dossiers en parallèle;
• Rigueur et efficacité dans les tâches;
• Grande autonomie et capacité d’adaptation;
• Connaissance de la suite Office et surtout Outlook, et Teams (un atout);
• Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit ;
• Facilité dans la communication interpersonnelle en anglaise (un atout);
• Capacité de rédaction démontrée.

EXPÉRIENCE (atouts)

• Minimum de 3 années d'expérience en gestion administrative
• Expérience avec des bases de données et / ou CRM (un atout)

APTITUDES (atouts)

• Grande capacité de travailler en équipe et avec de multiples partenaires ;
• Capacité d'analyse ;
• Capacité à travailler sous pression avec de nombreux collaborateurs ;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit ;
• Rigueur;
• Autonomie et initiative;
• Capacité d'établir les priorités ;
• Professionnalisme.

Date d’entrée en fonction : Immédiate

Innovitech offre des conditions d’emploi des plus compétitifs :

• Les vendredis d'été sont des demi-journées
• 3 semaines de vacances et ce dès l’entrée en poste
• Congé payé entre Noël et le lendemain du Jour de l’an
• Banque de 10 jours maladie / journées personnelles
• Programme d’assurances collectives et ce dès l’entrée en fonction
• Fond de santé de 500$ pour le sport ou compléter son équipement de télétravail
• Rabais de transport collectif , carte opus de 50%
• Programme d’aide aux employés incluant la télémédecine
• REER collectif et RPDB 2%
• Plusieurs comités (social, santé et mieux-être, comité durable) pour créer un environnement de travail correspondant aux valeurs de l’entreprise et de ses employés
• Horaires de travail flexibles
• Pratique de télétravail : 2 jours en présentiel
• Nos bureaux sont situés à proximité de la station de Métro Square-Victoria–OACI.