Coordonnateur ou Coordonnatrice de projets (Bilingue) / Projects Coordinator (Bilingual)

locations LOC13039 1535 Gladstone Street, Montreal, Quebec, H4E 1C5, Canada

time type Full time

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job requisition id 20125242

Date Posted: 2025-02-25

Country: Canada

Location: LOC13039 1535 Gladstone Street, Montreal, Quebec, H4E 1C5, Canada

Otis Canada, Inc. est à la recherche d’une personne très motivée et organisée pour pourvoir un poste en coordination de projets à sa succursale de Montréal. À titre de Coordonnateur ou coordonnatrice de projets, cette personne contribuera à l’efficacité des activités quotidiennes de la succursale tout en soutenant l’équipe des projets de grande envergure au sein de la division Construction.

Principales responsabilités

• Produire des factures mensuelles sur l'état d'avancement des travaux conformément à une grille de valeurs définie, connaître l'état des factures en souffrance et demander de la documentation de chantier.
• Créer des bons de commande dans le système JD Edwards, assurer le suivi des bons de commande en cours, recevoir les factures et payer les fournisseurs pour le travail effectué. Rechercher de nouveaux fournisseurs pour des composants, du matériel ou des services spécifiques à un projet et assurer l'intégration de ceux-ci.
• Assurer la liaison avec notre centre d'ingénierie et veiller à la réception en temps opportun des documents au cours de la phase d'ingénierie du contrat. Transmettre les documents à la plateforme de contrôle des documents électroniques du client et veiller à ce que les documents soient révisés et approuvés en temps opportun.
• Lancer la mise en fabrication des ascenseurs/escaliers mécaniques, en faire le suivi et s'assurer que leur fabrication est alignée sur la disponibilité sur le site. Repérer tout écart dans la progression de l'installation et consigner tout problème retardant l'avancement des travaux.
• Préparer et transmettre les documents de coordination du site (au quotidien, à la semaine et aux trois semaines) au client afin de s'assurer que nos équipes d'installation puissent travailler en continu, conformément aux instructions de l'équipe de gestion du projet.
• Préparer les permis d'accès aux lieux de travail avec le client.
• Coordonner avec les autorités municipales locales l'obtention des permis de fermeture des rues à proximité des lieux de travail.
• Assurer le suivi des livraisons en provenance de notre usine de fabrication en Chine et veiller à ce qu'elles parviennent à notre entrepôt local sans retard. Coordonner toutes les expéditions locales entre notre entrepôt local et les lieux de travail.
• Veiller à ce que les délais contractuels soient respectés. Consigner tout retard aux fins d'imputabilité et d'amélioration continue.
• Établir des jalons et les communiquer aux parties prenantes internes ainsi qu'aux clients au cours de cette phase.
• Participer au suivi des ordres de modification, aux soumissions et aux commandes.
• Assister le contremaître en chef du projet dans la collecte des bons de travail du personnel en clientèle pour les travaux supplémentaires non prévus au contrat.
• Participer aux réunions d'avancement et de planification.
• Soumettre les déclarations de travaux et les rapports de conformité au Code B44 à la Régie du bâtiment dès l'achèvement des travaux.
• Soumettre tous les documents de clôture aux clients dans les délais impartis.
• Lire les dessins architecturaux des clients.
• Lire des dessins mécaniques comprenant de l'équipement lié aux ascenseurs, aider les contremaîtres en chef et les gestionnaires de projet à commander des systèmes et des pièces d'ascenseur/d'escalier mécanique, préparer les documents de clôture, les manuels et les lettres de garantie.
• Mettre à jour le calendrier du projet au moins une fois par mois et le soumettre au client.
• Assister le contremaître en chef du projet dans le suivi des locations d'outils, en assurant le retour aux fournisseurs dans les délais impartis.
• Préparer les rapports financiers hebdomadaires et les indicateurs de rendement clés (KPI) pour l'équipe de gestion des projets.

Études

• Détenir un diplôme d’études secondaires.
• Détenir un diplôme post-secondaire dans une discipline pertinente.

Expérience/compétences

• Avoir de l’expérience dans le domaine de la construction serait un atout.
• Posséder d’excellentes dispositions à communiquer en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Faire preuve des solides compétences en informatique (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, MS Project/GANTT (ou Primavera d’Oracle) et MS Planner); la connaissance de JD Edwards serait un atout.
• Être apte à respecter les échéances, à demeurer calme dans diverses situations et à travailler efficacement sous pression avec des interruptions fréquentes.
• Être capable de développer et favoriser le travail d’équipe et le changement.
• Posséder d'excellentes compétences en matière d'organisation et de résolution de problèmes, faire preuve d'une grande rigueur et d'un grand souci du détail.
• Posséder des qualités de chef et être capable de s'approprier les tâches.
• Détenir un permis de conduire valide et posséder un véhicule.

Otis est la plus grande entreprise au monde dans la fabrication, l’entretien et le dépannage d’ascenseurs, de monte-charges, d’escaliers mécaniques, de trottoirs roulants et d’autres systèmes de transport horizontal. Nous desservons une clientèle répartie dans plus de 200 pays et territoires et nous assurons l’entretien de plus de 2 millions d’ascenseurs, de monte-charges et d’escaliers mécaniques dans le monde. Notre système d'ascenseur Gen2, notre technologie d'entraînement ReGenTM à faible consommation d'énergie et nos solutions d'escaliers mécaniques Link ont défini les normes de l’industrie en matière d'innovation et de rendement.

Otis Canada, Inc. is seeking a highly motivated, extremely organized Projects Coordinator to contribute to the efficient day-to-day operations of Otis Canada’s Montreal branch, supporting the major projects team within the construction department.

The Projects coordinator is required to perform a range of tasks including, but not limited to:

• Producing monthly progress bills following a defined schedule of values, knowing the AR status of outstanding bills and requesting site documentation.
• Requesting system Purchase Orders through JD Edwards, tracking open POs, receiving invoices, and paying (AP) vendors for completed work. Seeking out new vendors for project specific components/hardware or services. Onboarding new vendors.
• Liaising with our engineering center and ensuring the timely reception of documents during the contract engineering phase. Forward documents to client’s electronic documents control platform and ensure that documents are reviewed and approved in a timely manner.
• Release for manufacture, track and ensure that the manufacturing of elevator/escalator systems is aligned with on-site availability. Capture any escapes in the installation progress and document any issues that delay the progress.
• Prepare and send site-coordination documents (daily, weekly and 3-weekly) to client to ensure our installation teams can perform continuous work as determined by the project management team.
• Prepare access permits to job sites with the client.
• Co-ordinate with local municipal authorities to obtain permits for street closures within the vicinity of the job sites.
• Track in-bound transport from our manufacturing center in China and ensure that it reaches our local warehouse with no delays. Co-ordinate all local shipping between our local warehouse and client job sites.
• Ensure that contract deadlines are met. Any misses to the deadlines are to be captured for accountability purposes as well as continuous improvement purposes.
• Establish and communicate milestones to internal stakeholders as well as to the clients during this phase.
• Assisting in change order tracking, submittals, and bookings. Assist project superintendent with collection of field labor time tickets related to extra work not specified in the contract.
• Participate in client related progress and planning meetings.
• Submit timely declarations of work and B44-Code conformity reports to the R.B.Q upon completion of the installation(s).
• Submit all client related close-out documents in timely manner.
• Be able to read client related architectural drawings.
• Be able to read mechanical layouts comprising of elevator related equipment, assist superintendents and project managers with ordering elevator/escalator systems and parts, preparing close out documents, manuals and warranty letters.
• Update project schedule on a minimum monthly basis and submit to client for review.
• Assist the project superintendent in tracking tool rentals, ensuring timely return to vendors.
• Prepare weekly financial reports and Key Performance Indicators (KPI’s) for the projects management team.

Education/Certifications

• High school diploma required
• Post-secondary education in a related construction or technical field

Qualifications

• Experience in the construction industry is considered an asset
• Strong verbal and written communication skills in both English and French
• Excellent computer skills including Microsoft 365 applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, MS Project/GANTT (or Oracle Primavera) charting software, and MS Planner); JD Edwards knowledge is considered a plus
• Ability to meet tight deadlines, remain poised during difficult situations, and work well under pressure with frequent interruptions
• Demonstrated ability at developing and fostering teamwork and change
• Excellent organizational and problem-solving skills as well as strong accuracy skills and attention to detail
• Strong leadership skills and the ability to take ownership of the assigned tasks
• A valid driver’s license and a car are necessary

Otis is the world’s largest elevator and escalator manufacturing, installation and service business. We serve customers in over 200 countries and territories around the world and maintain more than 2 million elevators and escalators globally. Our Gen2 elevator system, energy-saving ReGenTM drive technology and Link escalator solutions have set industry standards for innovation and performance.

If you live in a city, chances are we will give you a lift or play a role in keeping you moving every day.

Otis is the world’s leading elevator and escalator manufacturing, installation, and service company. We move 2 billion people every day and maintain approximately 2.2 million customer units worldwide, the industry's largest Service portfolio.

You may recognize our products in some of the world’s most famous landmarks including the Eiffel Tower, Empire State Building, Burj Khalifa and the Petronas Twin Towers! We are 69,000 people strong, including engineers, digital technology experts, sales, and functional specialists, as well as factory and field technicians, all committed to meeting the diverse needs of our customers and passengers in more than 200 countries and territories worldwide. We are proud to be a diverse, global team with a proven legacy of innovation that continues to be the bedrock of a fast-moving, high-performance company.

When you join Otis, you become part of an innovative global industry leader with a resilient business model. You’ll belong to a diverse, trusted, and caring community where your contributions, and the skills and capabilities you’ll gain working alongside the best and brightest, keep us connected and on the cutting edge.

We provide opportunities, training, and resources, that build leadership and capabilities in Sales, Field, Engineering and Major Projects and our Employee Scholar Program is a notable point of pride, through which Otis sponsors colleagues to pursue degrees or certification programs.

Today, our focus more than ever is on people. As a global, people-powered company, we put people – passengers, customers, and colleagues – at the center of everything we do. We are guided by our values that we call our Three Absolutes – prioritizing Safety, Ethics, Quality in all that we do. If you would like to learn more about environmental, social and governance (ESG) at Otis click here.

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