Coordonnateur& facturation et admin / Billing & Admin Coordinator

ACA est à la recherche d’une personne dynamique, polyvalente, professionnelle et assidue pour un poste de facturation et administration à temps plein (30 à 40 heures par semaine) à ses bureaux à Québec.

Le.la coordonnateur.trice, facturation et administration s'occupe des tâches d'administration de l'organisation, de la facturation client, des paiements, des états financiers et du traitement de paie des formateurs.

Cette personne possède un niveau de bilinguisme avancé et est capable de servir des clients et de répondre aux demandes en français et en anglais avec précision.

Tâches administratives (niveau de bilinguisme français-anglais avancé) :

Facturation et comptes recevables

1. Préparer la facturation mensuelle, trimestrielle et annuelle dans le système de gestion client ACA en fonction des contrats de service et du progrès des formations / services rendus.
2. Collaborer avec les directeurs de comptes et de ventes pour préparer les informations de facturation.
3. Traiter les paiements, les annulations et / ou crédits, communiquer les reçus aux clients.
4. Faire des suivis auprès des clients pour les paiements, envoyer des factures.

Gestion et traitement des paies et des assurances collectives

1. Traiter les feuilles de temps et des factures de paie aux deux semaines, ainsi que valider les horaires de travail.
2. Saisir les données pour la paie dans EmployeurD.
3. Répondre aux questions des employé.e.s sur les relevés de paie, gestion des comptes EmployeurD et mise à jour des informations personnelles des employé.es.
4. Administrer les programmes collectifs (RVER, assurances, etc.) et des congés et vacances.

Gestion des finances et suivi des formations :

1. Exportation des données de formation et préparation rapports de présence.
2. Mettre à jour les horaires clients et faire des suivis avec les formateurs, au besoin.
3. Créer des rapports et produire des états financiers, participer à la fermeture des mois, trimestre et années financiers de l’entreprise.

Autre :

1. Soutenir la présidence et le directeur des opérations dans la gestion des finances.
2. Répondre au téléphone avec du service à la clientèle de haute qualité. Rédiger les appels si nécessaire.
3. Répondre aux questions sur les services offerts chez ACA et orienter le client vers son choix de services.
4. Numériser et organiser des fichiers et des dossiers.
5. Gérer les horaires des apprenant.e.s et faire des modifications au besoin. Informez les formateurs et formatrices sur les changements d’horaire.
6. Soutien administratif de l’équipe de gestion et des formateurs et formatrices ACA.
7. Gérer un horaire chargé et faire preuve de multitâche et adaptabilité.
8. Avoir un sens d’organisation et faire preuve d’efficacité avec son travail.
9. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais.
10. Disposition à autogérer son travail, à travailler selon un horaire flexible – parfois sous pression.
11. Compétences informatiques : Apple OS, Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, Word, Excel), Google Suite (Mail, Calendar, Drive, Hangouts), FileMaker Database, EmployeurD.