Coordonnateur exploitation immobilière

Description :

Sous la supervision du chef gestion immobilière, le coordonnateur, exploitation immobilière est responsable des dossiers relatifs à l’exploitation des bâtiments sous gestion sur le territoire, du service à la clientèle interne et externe et de la gestion des mesures en lien aux diverses règlementations (CNESST, Code du bâtiment, SIMDUT, etc.) et des lois applicables. En collaboration avec divers services internes, le coordonnateur supporte les interventions qui touchent les espaces locatifs et agit comme personne-ressource pour nos clients et pour toute activité ou intervention qui touchent le territoire qui requiert l’implication du service immobilier. Il effectue le suivi des contrats des services sous sa responsabilité et assure un suivi des interventions ou des demandes qui en découlent et de la satisfaction des clients.

Assurer un rôle de coordination des activités principales du Service immobilier :

• Assister le chef, gestion immobilière et ses clients internes dans l’élaboration et l’implantation de programmes, procédures, politiques et processus;
• Assurer un suivi pour l’émission des documents et de la facturation de différentes demandes (demandes d’achat, bons de commande, appels sur contrats, etc.) pour plusieurs fournisseurs;
• Assister les gestionnaires dans le processus d’appel d’offres pour certains contrats ou de mandats professionnels pour le service;
• Collaborer au processus comptable du département (budget, analyse d’écart, budget en capital, etc.);
• Contribuer à l’amélioration de tous les aspects de la gestion d’immeuble en proposant de nouvelles idées et recommandations pour rehausser l’appréciation des clients;
• Effectuer et assurer un suivi du programme des inspections des bâtiments et les mesures correctives;
• Effectuer et maintenir à jour des plans du territoire selon l’occupation et s’assurer du suivi, de la conformité et son application selon la politique de gestion immobilière en matière d’utilisation des sols;
• Coordonner en collaboration avec l’équipe de la planification immobilière, le processus interne du plan d’immobilisations avec divers services. Colliger, analyser et produire la documentation pertinente (fiches projet, plan de projet, rapports de suivi, etc.), planifier les rencontres et faire le suivi des échéanciers, aux fins de présentation et de prise de décision;
• Coordonner et assister les demandes de services externes dans divers mandats en matière de mobilité durable, d’aménagement du territoire portuaire et non portuaire et assurer le suivi avec les différents partenaires et les autorités réglementaires;
• Participer sur différents comités consultatifs et réglementaires;
• Supporter le chef, gestion immobilière dans le processus des transactions immobilières en collaboration avec l’administrateur immobilier responsable des transactions et en assurer la coordination du processus et la conformité selon les critères de Transport Canada;
• Participer aux différents comités avec diverses parties prenantes pour des projets touchant le territoire et son accessibilité pour les usagers;
• Effectuer le suivi des mesures exigées selon la Loi d’accessibilité pour nos bâtiments occupés et gérés par l’APM et rédiger les rapports d’étapes en matière d’accessibilité;
• Mettre à jour les plans d’évacuation des bâtiments en collaboration avec le service de prévention et assurer l’implantation de mesures correctives requises selon les règlementations et normes en vigueur (RBQ, Code Canadien du travail, CNESST, etc.);
• Effectuer le suivi des certificats d’assurance reliés aux ententes contractuelles sur le territoire (baux, convention, etc.);
• Effectuer la création et le suivi des bons de travail dans le système GMAO.

Coordonner les contrats de service des immeubles et terrains de l’APM :

• Effectuer le suivi des besoins de services et d’entretien de l’APM pour les terrains ou autres sites (entretien ménager, aménagement paysager, etc.) ou toute autre contrat à la demande de son supérieur immédiat;
• Rédiger, exécuter les entretiens préventifs qui lui sont demandés par son supérieur;
• Signaler à son supérieur toute anomalie ou défectuosité et/ou prendre les mesures appropriées pour y remédier;
• Effectuer des inspections périodiques dans les bâtiments;
• S’assurer de la conformité des bâtiments et services relatifs aux contrats en place.

Agir en tant que personne-ressource du service immobilier pour certains contrats :

Lors de l’attribution de contrats par un processus d’appel d’offres :

• Participer à la conception des devis;
• Participer à l’analyse des soumissions reçues et à la recommandation de l’octroi des contrats.

Lors de l’attribution de contrats de gré à gré :

• Recommander l’octroi des contrats à son supérieur immédiat;
• Effectuer la gestion des bons de commande;
• Gérer et veiller au respect des contrats de service;
• Assurer le suivi, la validation et l’exactitude des factures reçues.

Assurer un soutien technique :

• Être disponible afin de supporter le chef, gestion immobilière en cas d’urgence afin de coordonner les actions à prendre pour rectifier la situation pour assurer le service aux clients;
• Assumer un rôle de coordination avec les différents services internes pour les contrats de service, les projets d’entretien mineur, réparations, améliorations et maintien des bâtiments;
• Participer à l’amélioration continue des processus de son poste et/ou de son service, au besoin;
• Exécuter toute autre tâche connexe demandée par l’équipe immobilière.

Formation :

Diplôme d’études collégiales en gestion immobilière, ou un diplôme d’études collégiales en mécanique du bâtiment ou toute autre expérience jugée pertinente dans le secteur de l’immobilier.

Expérience : 5 à 7 ans et plus d’expérience pertinente.

Exigences particulières :

• Détenir des connaissances de base en mécanique du bâtiment;
• Connaissance des Lois, règlements, normes et codes reliés à l’exploitation des immeubles;
• Connaissance de système GMAO;
• Détenir un permis de conduire valide et accès à une voiture pour déplacements occasionnels sur le territoire;
• Maîtrise de la suite Office;
• Expérience préalable avec le module Real Estate de SAP est un atout;
• Excellentes habiletés communications et service à la clientèle;
• Démontrer un esprit d’analyse et de synthèse;
• Capacité de faire des analyses financières (un atout);
• Autonomie;
• Bilinguisme parlé et écrit: français et anglais.

Nous remercions les candidats de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.