Assistant(e) exécutif(ve) du PDG - Executive Assistant to the CEO

À propos de nous

Fondé en 2016, Foodtastic est une des plus grandes compagnies de restaurants au Canada. Durant les cinq dernières années, les ventes totales de l’ensemble des restaurants sont passées de 50mm de $ à plus de 1 milliard de $. Notre portfolio de 27 chaînes de restaurants inclus Milestones, Second Cup, Pita Pit, Quesada, La Belle et La Bœuf et les Rôtisseries Benny.

Nous sommes dévoués à créer des relations extraordinaires avec nos franchisés et offrir à tous nos client une expérience culinaire mémorable. Notre croissance ne serait pas possible sans la créativité, le dévouement et l'esprit entrepreneurial de nos collaborateurs. Nous continuons à développer l'équipe et sommes toujours à la recherche de candidats exceptionnels pour joindre Foodtastic.

Assistant(e) exécutif(ve) du PDG - Sur-place: (9300 Trans Canada Route, St-Laurent, QC, H4S 1K5)

L'assistant(e) exécutif(ve) du PDG est un poste chez Foodtastic qui est important pour la croissance de l'entreprise. L'AE travaille avec le PDG en le soutenant dans son travail et en gérant son temps pour favoriser le succès de l'entreprise. L'AE planifie et organise l'agenda du PDG, en comprenant les réunions de haute priorité afin que le PDG prenne les décisions importantes pour l'entreprise. L'AE filtre et rédige les réponses à la boîte de réception du PDG, tient à jour une liste des actions de suivi, et les examine régulièrement avec le PDG pour en établir les priorités. L'AE organise tous les déplacements du PDG.

Il gère également les opérations de bureau, telles que les réunions à l'échelle de l'entreprise, les réunions de groupes plus importants, la restauration, les fournitures et d'autres questions de gestion des fournisseurs et de bureau au jour le jour. L'AE organise des événements spéciaux tels que des réunions publiques et des séminaires de formation.

Responsabilités

PDG

• Organiser et tenir à jour le calendrier du PDG, en déplaçant activement les réunions pour prioriser les décisions importantes du PDG.
• Tenir à jour une liste de points d'action segmentés par priorité pour le PDG, les passer régulièrement en revue avec lui, puis réorganiser les réunions pour s'assurer que les points hautement prioritaires retiennent l'attention du PDG à court terme.
• Organiser les informations relatives de travail du PDG afin de garantir leur exactitude et leur exhaustivité.
• Organiser tous les voyages du PDG, y compris un itinéraire détaillé et être disponible pendant le voyage du PDG pour des mises à jour de dernière minute.

Compagnie

• Aider à la réalisation de divers projets et initiatives en cours, tels que la mise à jour et la maintenance des bases de données, ainsi que la gestion d'autres projets.
• Aider à effectuer les réservations de billets d'avion pour les membres de l'équipe.
• Organiser des réunions d'entreprise plus importantes au bureau et à l'extérieur, selon les besoins.
• Gestion générale du bureau. Par exemple, commande de fournitures de papier, restauration et contact avec le réparateur d'imprimante.

Autres responsabilités importantes

• Assurer la confidentialité des informations sensibles et faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme dans le traitement des questions sensibles.
• Autres fonctions et tâches qui peuvent être requises de temps à autre.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience pertinente en tant qu'assistant(e) exécutif(ve)
• Minimum 3 ans d'expérience pertinente en matière de planification et d'analyse financières (FP&A)
• Doit être parfaitement bilingue en anglais et en français
• Forte expérience d'Outlook et de Microsoft Office
• Expert en Excel (tableaux croisés dynamiques, VLOOKUP, macros)
• Excellentes compétences analytiques
• Excellentes compétences en gestion du temps
• Excellentes compétences en communication et en organisation
• Excellentes compétences écrites et verbales (en anglais et en français)
• Joueur d'équipe motivé qui prend des initiatives

Avantages de l'entreprise:

• Rémunération conforme au marché
• Café, boissons et collations gratuits au bureau
• Stationnement gratuit au bureau
• Accès gratuit au gymnase
• Vendredis d'été
• 1 heure de lunch payé
• Soins de santé virtuels de TELUS
• Activités sociales de l'entreprise
• Régime d'assurance collective, comprenant les soins de santé, les soins dentaires et l'invalidité de longue durée.

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About us:

Founded in 2016, Foodtastic is already one of the largest restaurant companies in Canada. We have increased system sales in the last five years from less than $50mm to over $1B. Our current portfolio of 27 brands includes Milestones Grill & Bar, Second Cup Café, Pita Pit, Quesada, La Belle et La Boeuf, and Rôtisseries Benny.

We are passionate about building our franchisee partnerships and providing our guests with a memorable dining experience. Our growth would not be possible without our people's creativity, dedication, and entrepreneurship. We continue to build the team and always look for exceptional candidates to join Foodtastic.

Executive Assistant to the CEO - On-site: (9300 Trans Canada Route, St-Laurent, QC, H4S 1K5)

The Executive Assistant to the CEO (EA) is a position at Foodtastic that is important to the company’s growth; the EA works with the CEO supporting all his work and managing his time to drive the company’s success. The EA schedules and organizes the CEO’s calendar, understanding high-priority meetings so that the CEO makes important company decisions. The EA screens and drafts responses to the CEO’s inbox, maintains a list of follow-up action items, and regularly reviews and prioritizes these with the CEO. The EA organizes all travel for the CEO.

This role also runs office operations, such as company-wide meetings, larger group meetings, catering, supplies, and other vendor management and day-to-day office issues. The EA organizes special events such as town halls and training seminars.

Responsibilities

CEO

• Organize and maintain the CEO’s calendar, actively moving meetings to prioritize important decision-making for the CEO.
• Maintain a list of action items segmented by priority for the CEO, regularly review these with the CEO, and then re-organize meetings to ensure high-priority items take the CEO’s focus in the near term.
• Organize the CEO’s work information to ensure accuracy and completeness.
• Organize all travel for the CEO, including a detailed itinerary and being available during the CEO’s travel for last-minute updates.

Company

• Assist with various ongoing projects and initiatives, such as updating and maintaining databases and other project management.
• Assist in airline booking for team members.
• Organize larger company meetings in-office and out-of-office as needed
• General office management. Examples include ordering paper supplies, catering, and contacting the printer repairman.

Other Important Responsibilities

• Ensure confidentiality of sensitive information and demonstrate a high level of professionalism in dealing with sensitive issues.
• Other duties and tasks that may be required from time to time.

Qualifications

• Minimum 5 years of relevant experience as an executive assistant
• Minimum of 3 years of relevant experience in financial planning and analysis (FP&A)
• Must be fully bilingual in English and French
• Strong experience in Outlook and Microsoft Office
• Expert in Excel skills (PivotTable, VLOOKUP, Macros)
• Excellent analytical skills
• Excellent time management skills
• Excellent communication and organization skills
• Excellent written & verbal skills (in English and in French)
• Motivated team player who takes initiative

Company benefits:

• Market related compensation
• Complimentary coffee, drinks and snacks at the office
• Free parking at the office
• Free access to the gym
• Summer Fridays
• 1 hour lunch paid
• TELUS virtual health care
• Company social events
• Group insurance plan, including health, dental and long-term disability.