Agente principale ou agent principal, administration des études

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Type D’emploi
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :
11

Famille D’emplois
Administration des études

Nombre De Postes à Pourvoir
1

Faculté/Service - Département
Services aux études de premier cycle

Campus
Campus principal

Affiliation Syndicale
PSUO

Date D’affichage
March 31, 2025

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE
April 11, 2025

Heures Par Semaine
35

Classe Salariale
SSUO Grade 08

Échelle Salariale
$62,218.00 - $78,589.00

Au sujet de la Faculté d’éducation
La Faculté d’éducation de l’Université d’Ottawa, en plus de promouvoir l’expansion et la dissémination des connaissances dans le domaine des sciences de l’éducation en général, est fortement engagée dans la formation des enseignantes et des enseignants. Située sur les territoires ancestraux et non-cédés du peuple Algonquins, la Faculté d’éducation se distingue par la promotion de l’inclusion, de l’équité et de la diversité. De plus, la recherche dans notre faculté nous situe dans le Top 100 dans le monde selon le QS ranking et 5ième au Canada.

Raison D’être Du Poste
Sous la direction de la Coordonnatrice responsable, Administration des études, la ou le titulaire du poste doit coordonner et veiller à la réalisation des diverses opérations scolaires du Bureau, selon les exigences des programmes et conformément aux règlements, processus et politiques en vigueur, pour assurer que le parcours de l’étudiant puisse être administré de façon optimale de l’admission à la diplomation, ainsi qu’assurer la recommandation à l’Ordre des enseignantes et des enseignants de l’Ontario (OEEO).

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Service à la clientèle : Évaluer les besoins de la clientèle étudiante et des membres du corps professoral en analysant leurs demandes et en fournissant des renseignements et de l’appui. Agir à titre de personne ressource pour les processus et procédures scolaires de son secteur.
• Admissibilité : Analyser les dossiers des étudiantes et étudiants pour établir leur admissibilité aux programmes et aux cours et les aiguiller vers les services qui pourront subvenir à leurs besoins si non qualifiés. Assurer le suivi des dossiers dont l’inscription est conditionnelle en vue de satisfaire les conditions. Surveiller ces dossiers pour garantir que les échéances administratives et scolaires sont respectées. Assurer une gestion efficace du système de numérisation et d’indexation des dossiers étudiants, ainsi que des documents au dossier électronique des étudiants afin d’appuyer les opérations et la prise de décisions.
• Cours offerts et inscription : Contribuer aux processus de l’offre de cours, ce qui comprend tenir à jour les séquences de cours et les tableaux d’inscription en lot, s'assurer que l'horaire des cours se trouve dans le système étudiant et concilier les limites d'effectifs (par exemple, la capacité des salles de classe comparativement aux taux d'inscription et de demandes d'admission) et prendre les mesures qui s'imposent relativement à ces limites. Vérifier que les mesures de suivi sont prises dans les délais prescrits pour accroître la satisfaction des étudiantes et étudiants à l'égard de leur expérience universitaire.
• Notes finales, rendement scolaire et gestion de cas : Approuver les notes finales en fonction des échéanciers fixés afin d’évaluer les dossiers se rapportant au rendement scolaire et prendre toutes les mesures qui s'imposent pour saisir l'information dans les systèmes pertinents afin que l’étudiant puisse suivre son progrès. Assurer les suivis, ainsi qu’avec les étudiants afin qu’ils complètent les actions nécessaires pour satisfaire aux exigences de leur programme.

Ce Que Vous Apportez :

• Connaissance de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire. Un baccalauréat en éducation serait un atout.
• Un minimum de 3 années d'expérience dans un rôle semblable.
• Connaissance des programmes d’éducation postsecondaire canadiens et internationaux et des règlements scolaires normalement acquise au moyen d’une formation post secondaire ou d’une expérience équivalente.
• Connaissance et expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des procédés, politiques et méthodes.
• Expérience de la collecte et de l’analyse de données et de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.
• Expérience en résolution de problèmes et prise de décisions.
• Expérience de la prestation de services à la clientèle.
• Expérience pratique de la suite Microsoft Office, du traitement de texte, de Windows, d'Internet, de PeopleSoft et des bases de données intégrées.
• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.
• Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux détails.
• Capacité d'écoute et solide sens de l'éthique professionnelle.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
• Disponibilité pour travailler à l’extérieur des heures normales de bureau.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.