Administrative Assistant

Our client, a non-profit raising money for an Israeli institution, is currently seeking a full-time Administrative Assistant to join their dynamic and high performing team, based in Montreal. As our team continues to grow, we need an individual who is donor centered, detail-oriented, discreet, and possesses the ability to handle confidential information with the utmost professionalism. In this role, you will be an ambassador to the organization, reporting to the Executive Administrator, and help provide essential support to the broader team.

If you are a lifelong learner looking for a rewarding career and being a crucial part of a global team, we encourage you to apply and become a key player in our success.

KEY RESPONSIBILITIES INCLUDE:

• Work closely with the Executive Administrator to enable smooth workflow in all three offices across Canada (Montreal, Toronto, Vancouver) through general administrative support
• Provide Calendar Management for the leadership team, prioritizing inquiries and requests and resolving scheduling conflicts
• Executive travel booking (hotel, air, ground transport, etc.) along with itinerary management
• Assisting with event-related logistics such as scientist visits and travel
• Provide donor relations support including maintaining up-to-date records in the organization’s database
• Coordinate various donor recognitions such as birthdays, anniversaries and special tributes
• Understand and ensure technology is functioning well for the team and serve as a liaison with our external IT support team
• Various ad-hoc office duties and tasks as needed.

COMPETENCIES:

Integrity

• Demonstrates professionalism in demeanor, communication, and work ethic, reflecting the organization’s values and principles
• Acts as a role model for ethical behavior, inspiring trust and confidence among team members and peers
• Shows respect for donors, clients, and stakeholders
• Is accountable, taking responsibility for actions and decisions.

Initiative

• Takes ownership of assigned projects, ensuring timelines are met, resources are effectively utilized, and project goals are achieved
• A natural problem solver that demonstrates the ability to identify and address challenges independently
• Acts and responsibility to complete what is necessary in the absence of specific direction
• Takes the lead in acquiring new skills or knowledge through self-directed learning or training programs, contributing to personal and professional growth.

Communication

• Effectively conveys information, ideas, and instructions verbally in a clear and concise manner
• Demonstrates active listening skills and the ability to articulate thoughts confidently
• Produces well-structured, grammatically correct written communication, including emails, reports and other documentation as needed
• Encourages open communication and contributes constructively to group discussions
• Demonstrates sensitivity and adaptability when communicating with individuals from diverse backgrounds and cultures, promoting inclusivity and understanding
• Utilizes communication tools and platforms (e.g., email, video conferencing and collaboration software) proficiently to facilitate remote or virtual communication as needed

Collaboration

• Demonstrates a strong ability to work collaboratively within the team, contributing positively to team dynamics, achieving common goals
• Promotes a positive and productive work environment
• Works seamlessly across different functions to leverage diverse perspectives, share knowledge, and drive integrated solutions
• Shares expertise, resources, and best practices with colleagues, contributing to a culture of continuous learning and improvement.

Critical Thinking

• Exhibits sound judgment and decision-making abilities by evaluating available information, considering various perspectives, and making timely and well-informed decisions that align with organizational objectives
• Contributes to strategic planning initiatives by providing critical insights and recommendations based on thorough analysis.

REQUIREMENTS:

• Strong written and oral communication skills in English, bilingualism an asset
• Undergraduate degree or equivalent certification
• 3+ years of experience in an administrative role
• Proficient in MS Office Suite and Outlook
• Ability to quickly learn various data base platforms

Notre client, collecter des fonds pour une institution israélienne est actuellement à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps plein pour rejoindre son équipe dynamique et performante, basée à Montréal. Comme notre équipe continue de croître, nous avons besoin d'une personne axée sur les donateurs, soucieuse des détails, discrète et capable de traiter des renseignements confidentiels avec le plus grand professionnalisme. Dans ce rôle, vous serez un ambassadeur de l'organisation, relevant de l'administrateur exécutif, et vous contribuerez à fournir un soutien essentiel à l'ensemble de l'équipe.

Si vous êtes un apprenant permanent à la recherche d'une carrière gratifiante et d'un rôle crucial au sein d'une équipe internationale, nous vous encourageons à postuler et à devenir un acteur clé de notre succès.

LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Travailler en étroite collaboration avec l'administrateur exécutif pour permettre un flux de travail fluide dans les trois bureaux au Canada (Montréal, Toronto, Vancouver) grâce à un soutien administratif général.
• Assurer la gestion de l'agenda de l'équipe dirigeante, en hiérarchisant les demandes et en résolvant les conflits d'horaires.
• Réserver les voyages d'affaires (hôtel, avion, transport terrestre, etc.) et gérer les itinéraires.
• Aider à la logistique des événements tels que les visites de scientifiques et les déplacements.
• Assurer les relations avec les donateurs, notamment en tenant à jour la base de données de l'organisation.
• Coordonner les diverses manifestations de reconnaissance des donateurs, telles que les anniversaires et les hommages spéciaux.
• Comprendre et assurer le bon fonctionnement de la technologie pour l'équipe et assurer la liaison avec notre équipe externe d'assistance informatique.
• Diverses tâches de bureau ad hoc, selon les besoins.

COMPÉTENCES:

Intégrité

• Faire preuve de professionnalisme dans son comportement, sa communication et son éthique de travail, en reflétant les valeurs et les principes de l'organisation.
• Agit comme un modèle de comportement éthique, inspirant la confiance des membres de l'équipe et de ses pairs.
• fait preuve de respect à l'égard des donateurs, des clients et des parties prenantes
• est responsable, assumant la responsabilité de ses actes et de ses décisions.

Initiative

• S'approprie les projets qui lui sont confiés, en veillant au respect des délais, à l'utilisation efficace des ressources et à la réalisation des objectifs du projet.
• Résoudre naturellement les problèmes et démontrer sa capacité à identifier et à relever les défis de manière indépendante.
• Prendre des mesures et des responsabilités pour accomplir ce qui est nécessaire en l'absence d'instructions spécifiques.
• Prendre l'initiative d'acquérir de nouvelles compétences ou connaissances par le biais d'un apprentissage autonome ou de programmes de formation, contribuant ainsi à l'épanouissement personnel et professionnel.

Communication

• Transmet efficacement des informations, des idées et des instructions orales de manière claire et concise
• fait preuve d'une écoute active et d'une capacité à articuler ses pensées avec assurance
• Produire des communications écrites bien structurées et grammaticalement correctes, y compris des courriels, des rapports et d'autres documents selon les besoins.
• Encourage la communication ouverte et contribue de manière constructive aux discussions de groupe
• fait preuve de sensibilité et d'adaptabilité lorsqu'il communique avec des personnes d'origines et de cultures diverses, en promouvant l'inclusion et la compréhension
• Utilise efficacement les outils et les plateformes de communication (par exemple, le courrier électronique, les logiciels de vidéoconférence et de collaboration) pour faciliter la communication à distance ou virtuelle, le cas échéant.

Collaboration

• Démontre une forte capacité à travailler en collaboration au sein de l'équipe, en contribuant positivement à la dynamique de l'équipe et en atteignant des objectifs communs.
• Favorise un environnement de travail positif et productif
• Travaille de manière transparente avec différentes fonctions afin de tirer parti de perspectives diverses, de partager les connaissances et d'élaborer des solutions intégrées.
• Partage son expertise, ses ressources et ses meilleures pratiques avec ses collègues, contribuant ainsi à une culture d'apprentissage et d'amélioration continus.

Pensée critique

• Faire preuve de discernement et de capacités décisionnelles en évaluant les informations disponibles, en tenant compte de différents points de vue et en prenant des décisions opportunes et bien informées qui s'alignent sur les objectifs de l'organisation.
• Contribuer aux initiatives de planification stratégique en apportant un éclairage critique et des recommandations fondées sur une analyse approfondie.

EXIGENCES:

• Solides compétences en communication écrite et orale en anglais, le bilinguisme est un atout.
• Diplôme de premier cycle ou certification équivalente
• 3 ans d'expérience ou plus dans un rôle administratif
• Maîtrise de la suite MS Office et d'Outlook
• Capacité à se familiariser rapidement avec diverses plates-formes de base de données