Administrateur du site

Osgoode Properties Limited

Gatineau

CAD 60,000 - 80,000

Job description

A propos d’Osgoode Properties :

Établi en 1982, Osgoode Properties se compte parmi les plus grands propriétaires d’appartements de location résidentiels. Osgoode compte environ 5000 résidences dans 23 communautés résidentielles de qualité à Ottawa, Gatineau, Kingston, Edmonton et Calgary, ainsi que des propriétés résidentielles et commerciales à Toronto, Montréal, Atlanta et Floride.

Osgoode jouit d’une réputation unique dans l’industrie par son engagement à fournir un service à la clientèle d’excellence. Notre équipe de professionnels répond rapidement, avec sensibilité et flexibilité, aux préoccupations et aux besoins de nos locataires. Notre fierté envers nos propriétés se reflète par nos programmes proactifs d’entretien. Nous portons une attention particulière à la propreté et l’état général de nos immeubles, ainsi qu’à l’aménagement paysager, les espaces en commun et les suites.

Nous investissons de façon continue dans nos employés et nos communautés afin d’offrir à nos résidents la plus grande valeur locative possible.

Résumé du poste :

Relevant du gestionnaire d’immeuble, l’administrateur du site est responsable de répondre aux demandes administratives d’ordre générale à plusieurs bureaux de location.

La ou le titulaire du poste fournie un service à la clientèle hors pair et un soutien opérationnel aux immeubles résidentiels tout en démontrant de l’enthousiasme avec toutes les parties prenantes.

Votre nouveau poste et ses responsabilités :

À titre de personne proactive, l’Adminstrateur répond aux demandes du site. En particulier :

Travailler en conformité avec toutes les parties, y compris tous les règlements et lois municipaux, provinciaux et fédéraux sur la location, le code du bâtiment et de prévention des incendies, ainsi que tous protocoles de santé et de sécurité
Mettre à jour et maintenir les informations dans les systèmes pertinents (c.-à-d. Mircom, Brivo) et le système d’intercom
Compléter tous les classements et numérisations du site
Organiser et maintenir les systèmes de classement, y compris le classement papier, le classement électronique et les archives
Aider à saisir, à tenir à jour et à vérifier les dossiers des résidents dans la base de données Yardi, y compris les renseignements sur les baux, la perception des loyers, le renouvellement des loyers et les avis aux résidents
Tenir à jour l’inventaire et commander les fournitures de bureau, dépliants et matériel promotionnel
Complétez l’inventaire et passez les commandes pour les garanties et les boîtes d’emménagement
Gérer les fournitures d’équipement de protection individuelle pour le personnel du site (c.-à-d. masques, désinfectant)
Préparer et consigner les ordres de travail (demandes de service résidents) et les changements, selon les besoins
Examiner et transmettre les factures des fournisseurs aux comptes payables
Planifier les inspections et les travaux en unité, au besoin
Work with Capital Projects team to prepare site and residents for capital projects including preparing notices, site logistics, as needed, and replying to resident queries
Travailler avec l’équipe des projets d’immobilisations pour préparer le site et informer les résidents, soit la préparation et la distribution d’avis, la logistique du site, et répondre aux questions des résidents
Comprendre et respecter tous les critères énoncés dans le Programme d’Immeuble locative certifié (PILC). et le Programme de Logement multiples sans criminalité (PLMSC), le cas échéant
Maintenir les registres de stationnement, de casier et de résidents
Préparer les baux et les boîtes d’emménagement
Organiser le bureau et développer des systèmes d’organisation
Vérifier les fichiers électroniques pour s’assurer que les baux, les demandes, etc. sont numérisés et rapportés correctement
Recevoir et traiter les paiements de loyer
Coordonner et gérer les avis de non-paiement, les arriérages, les augmentations annuelle et tout autre document requis par la Régie du logement
Gérer les dossiers du site
Coordonner les problèmes de parasites, planifier les traitements, préparer les avis et les directives pour les résidents
Répondes aux appels de service à la clientèle
Répondre, en temps opportun, à toutes les demandes de renseignements par téléphone et par courriel
Traiter toutes les demandes de renseignements, commentaires, plaintes ou préoccupations de manière professionnelle et courtoise
Fournir un soutien à l’équipe de location, au besoin
Fournir des commentaires, documenter les exigences et aider à la de formation des employés
Aider le gestionnaire de l’immeuble à obtenir des estimés de fournisseurs et d’entrepreneurs, à préparer des rapports mensuels, à suivre les dates de renouvellement et à obtenir des certificats d’assurance courants
Préparer, approuver et gérer les bons de commande
Surveiller et contribuer au bon déroulement des opérations en l’absence du Gestionnaire d’immeuble
Aider à la mise en œuvre des exigences de tout règlement et loi lies à la gestion des logements locatifs en ce qui concerne :
- Les informations pour les locataires
- Documentation signée
- Inscription et classement des dossiers
- Registre de soutien des locataires
- Tout autre élément requis en vertu de nouveau règlement

Exigences:

Obtention d’un diplôme d’études secondaires
2 à 3 ans d’expérience en administration de bureau, gestion de propriétés, vente ou service à la clientèle
Connaissance générale des lois liées au logement
Bonnes compétences en communication et en écriture en français et en anglais Bonne connaissance des systèmes informatiques, tels que la suite Microsoft Office (Outlook, Word et Excel) et Yardi
Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
Bonne habileté à résoudre des conflits et négocier avec patience, tact et de façon efficace en situations émotives et capacité à négocier avec des clients ayant des cultures, niveaux de scolarité et antécédents socio-économiques différents
Démontre une attitude professionnelle positive avec enthousiasme
Bonne capacité organisationnelle

Habiletés complémentaires :

Avoir suivi des cours au niveau postsecondaire en administration des affaires ou en systèmes et en méthodes de bureau
Avoir accès à un véhicule fiable

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About Osgoode Properties:

Established in 1982, Osgoode Properties is one of eastern Canada’s largest owners of residential rental apartments. Osgoode owns and manages approximately 5000 homes in 23 quality residential communities in Ottawa, Gatineau, Kingston, Edmonton and Calgary. The company also owns and manages many residential and commercial holdings in Toronto, Montreal, Atlanta and Florida.

A commitment to delivering consistently high customer service levels has earned Osgoode a unique reputation in the industry. Our team of professionals promptly responds to tenant concerns and needs, with sensitivity and flexibility. Osgoode’s pride of ownership is reflected in the proactive care and maintenance programs performed on every property. The attention to detail is evident in the cleanliness and overall condition of the building exteriors, landscaping, common areas and suites.

At Osgoode Properties we are continually investing in our people and communities to provide our residents with the greatest rental home value available.

Position Overview:

Reporting to the Building Manager, the Site Administrator supports the general administration of multiple site offices.

The incumbent provides exceptional administrative and operational assistance for the residential buildings and displays a servant-minded approach to interactions with all stakeholders.

Your new role and responsibilities:

As a proactive individual, the Site Administrator will provide administrative support to the building; specifically:

Work in compliance with all governing bodies, inclusive but not limited to all municipal, provincial, and federal tenancy by-law and legislation, building and fire code, and all health and safety protocol
Update and maintain information in relevant system (i.e. Mircom, Brivo) and intercom board system
Complete all site filing and scanning
Organize and monitor filing systems including paper filing, electronic filing and archiving
Assist in entering, maintaining, and auditing resident records in the Yardi database, including lease information, rent collection, rent renewal and resident notices
Maintain inventory and order office supplies, pamphlets, and promotional material
Complete inventory and place orders for collateral and move-in boxes
Manage personal protective equipment supplies for the site staff (i.e. masks, sanitizer)
Prepare and log work orders (resident service requests) and change orders, as required
Review and forward vendor invoices to Accounts Payable
Schedule inspections and in-unit work, as required
Work with Capital Projects team to prepare site and residents for capital projects including preparing notices, site logistics, as needed, and replying to resident queries
Understand and adhere to all criteria outlined in the Certified Rental Building program (CRB) and the Crime Free Program (CFMHP), where applicable
Maintain parking, locker, and resident registries
Prepare lease and move-in packages and move-in boxes
Organize site office and create and/or document systems of organization
Audit electronic files to ensure leases, applications, etc. are scanned and uploaded properly
Collect and process rental payments
Coordinate and manage notices for non-payment, rental arrears, annual rent increase and the LTB
Maintain site files
Track pest control issues, schedule treatment, prepare notices, and resident preparation instructions
Complete customer care calls
Respond, in a timely manner, to all telephone and email enquiries
Handle all inquiries, feedback, complaints, or concerns professionally and courteously
Provide leasing support, as requested
Provide input, document requirements and support the delivery of training programs with current and new employees
Assist the Building Manager/General Manager with obtaining supplier and contractor quotations, preparing monthly client reports, tracking contract renewal dates, and obtaining updated insurance certificates
Prepare, approve, and track purchase orders
Monitor and contribute to ensure operations are running smoothly in absence of Building Manager/General Manager
Assist with the implementation of the Rental Housing Management Bylaw Requirements or relevant Residential Tenancy Act Requirements as it pertains to:

Tenant information packages
Signed documentation
Recoding, and filing the package
Tenant support registry
Other items that will be required under the new Bylaw.

Requirements for success:

High school equivalent
2 to 3 years of experience in office administration, property management, sales, or customer service
General knowledge of landlord and tenant legislation
Strong communication and written skills in English and/or French
General knowledge of computer software systems, including Yardi and Microsoft Office Suite (Outlook, Word)
Ability to work independently and in a team environment
Good conflict-resolution skills, ability to deal patiently, tactfully and effectively with emotionally charged situations and a client base with diverse cultural, educational and socio-economic backgrounds
Displays a positive work attitude and is enthusiastic
Good organizational skills

Desirable skills:

Completion of some post-secondary courses in business administration or office systems and procedures
Access to a vehicle is an asset