Adjointe ou adjoint de direction / Executive Assistant

Requisition ID: 368285

Position Number:

Posting End Date: October 31, 2024

City: Winnipeg

Site: Centre de santé Saint-Boniface

Work Location: 170 Rue Goulet

Department / Unit: Soins primaires / Primary care

Posting Category: Non-Clinical

Union: Exempt

Targeted Start Date: To be determined

FTE: 1.0 FTE

Annual Base Hours: 2015

Poste permanent à temps plein (1,0 ETP) non syndiqué

DESCRIPTION

Un emploi au Centre de santé Saint-Boniface est une excellente chance de vous épanouir professionnellement dans un environnement francophone et chaleureux qui valorise l’autonomie, la créativité, l’innovation et l’inclusion. Le Centre de santé offre des services de santé primaire et communautaire dans les deux langues officielles à la population d’expression française de Winnipeg et aux résidents de Saint-Boniface et de Saint-Vital.

RESPONSABILITÉS

• Sous la supervision générale de la direction générale du Centre de santé, la personne est responsable de fournir une aide administrative confidentielle de niveau supérieur à la direction générale et au conseil d’administration (CA).
• Participer aux réunions du CA et de ses comités afin de rédiger les procès-verbaux et d’assurer les suivis.
• Conserver divers documents du CA pour les archives.
• Tenir à jour le Guide d’orientation et d’information du CA et le Manuel des politiques et procédures du CA.
• Coordonner certaines activités relatives au CA, notamment l’orientation des nouveaux membres.
• Assurer la liaison entre la direction générale et le personnel, au besoin.
• Rédiger la correspondance courante de la direction générale.
• Aider à la gestion du calendrier de la direction générale.
• Coordonner la traduction et la révision de divers documents administratifs et de documents destinés au public et en faire la lecture d’épreuves.
• Aider à la préparation de présentations, de rapports, de notes de service et de messages variés.
• Fournir un appui pour la mise à jour des politiques et des procédures du Centre.
• Assurer la liaison auprès du service financier pour la direction générale aux fins des questions de base.
• Contribuer à la planification, à la mise en œuvre et à l’évaluation annuelle des initiatives opérationnelles qui reflètent les orientations stratégiques du Centre.
• Faire preuve de diligence, de confidentialité et de loyauté dans ses rapports avec son employeur.
• Connaitre et respecter toutes les politiques, procédures et normes organisationnelles, de même que les exigences d’ordre législatif, réglementaire et professionnel, et relatives à l’agrément.
• Effectuer d’autres tâches et fonctions reliées à la présente description de poste qui ne vont pas au-delà des aptitudes et capacités décrites.

EXIGENCES

• Détenir un diplôme en gestion de bureau ou en administration, ou autre diplôme connexe, et posséder cinq années d’expérience en travail administratif supérieur ; ou détenir un diplôme universitaire avec cours en sciences sociales, en communication/rédaction ou en administration des affaires et posséder deux années d’expérience dans un domaine connexe.
• Avoir une vitesse de frappe au clavier de 60 mots par minute ou plus.
• Avoir une connaissance des déterminants de la santé un atout.
• Être sensibilisé aux besoins des personnes vivant en situation de vulnérabilité.
• Être capable de demeurer assis pendant de longues périodes et de se déplacer au courant de la journée.
• Être physiquement capable d’exercer les fonctions du poste dans diverses conditions météorologiques ou environnementales.
• Maîtriser les deux langues officielles du Canada, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Faire preuve de pensée critique, novatrice et proactive pour répondre aux besoins de la clientèle et de ses collègues.
• Posséder d’excellentes compétences en communication, en résolution de conflits et en relations interpersonnelles.
• Entretenir de solides relations de travail à l’interne et à l’externe.
• Gérer efficacement son temps et être en mesure d’établir des priorités et d’exécuter plusieurs tâches à la fois dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.
• Bien maîtriser le fonctionnement de la suite Microsoft Office (Outlook, Word et TEAMS) (une connaissance d’Excel et SharePoint serait un atout).

DESCRIPTION

A career at Centre de santé Saint-Boniface provides excellent professional development opportunities in a welcoming francophone environment that promotes self-reliance, creativity, innovation and inclusion. Centre de santé offers primary and community health care services in both official languages to the French-speaking population of Winnipeg and to the residents of St. Boniface and St. Vital.

RESPONSIBILITIES

• Under the general supervision of the Executive Director, the Executive Assistant is responsible for providing confidential, senior-level administrative support to the Executive Director and the Board of Directors (BOD).
• Participate in BOD and Committee meetings in order to record the minutes and follow up as required.
• Save various BOD documents for the archives.
• Update the Board of Directors Orientation and Information Guide and the BOD Policies and Procedures Manual.
• Coordinate certain BOD activities, in particular the orientation of newly-appointed Board members.
• Liaise between the Executive Director and staff as required.
• Draft routine correspondence for the Executive Director.
• Help manage the Executive Director’s agenda.
• Coordinate translation and revision of administrative documents and documents addressed to the public, and proofread them.
• Help prepare presentations, reports, memos and various messages.
• Provide support for updating the Centre’s policies and procedures.
• Liaise with the Finance Department on behalf of the Executive Director for basic information.
• Contribute to the planning, implementation and annual evaluation of operational initiatives that reflect the strategic directions of the Centre.
• Demonstrate diligence, confidentiality and loyalty in dealings with employer.
• Know and comply with all organizational policies, procedures and standards, as well as legislative, regulatory, professional and accreditation requirements.
• Perform other tasks and duties related to this job description that do not exceed the skills and abilities described.

REQUIRED SKILLS AND QUALIFICATIONS

• Office Management or Administration Degree, or other related degree, and five years of experience in senior administrative work; or university degree with courses in social sciences, communication/writing or business administration, and two years of experience in a related field.
• Keyboarding Speed of 60 wpm or more.
• Knowledge of the determinants of health is an asset.
• Be aware of the needs of people living in vulnerable situations.
• Be able to sit for long periods of time, and walk during the day.
• Be physically able to perform the duties of the position in a variety of weather or environmental conditions.
• Have very good oral and written command of both of Canada’s official languages.
• Demonstrate critical, innovative and proactive thinking to meet the needs of clients and coworkers.
• Possess excellent communication, conflict resolution and interpersonal skills.
• Maintain strong internal and external working relationships.
• Manage time effectively and be able to set priorities and multi-task in a fast-paced environment.
• Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word and TEAMS) (knowledge of Excel and SharePoint would be an asset).

This position is subject to a Criminal Record Check (including Vulnerable Sector Search), an Adult Abuse Registry Check and a Child Abuse Registry Check. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred.

We thank all those who apply, however, only those selected for an interview will be contacted.