Adjoint ou adjointe de direction de la chef nationale, division des Produits pharmaceutiques

Adjoint ou adjointe de direction de la chef nationale, division des Produits pharmaceutiques

Date: 18 déc. 2024

Entreprise: Bayer AG

Bayer est une société internationale dont les principales activités sont concentrées dans les sciences de la vie, soit les soins de santé et l’agriculture. Les produits et services de l’entreprise visent à améliorer le bien-être des personnes et leur qualité de vie. En rejoignant Bayer, vous intégrerez une entreprise qui valorise l’engagement de ses employés pour innover et contribuer à changer le monde.

Principales tâches et responsabilités liées au poste

• Offrir un soutien administratif et de coordination à la chef nationale, en veillant au bon fonctionnement de son bureau et des activités connexes.
• Gérer les rapports de D et R, le rapprochement des frais kilométriques, les bons de commande, l’approbation des factures, le suivi des dépenses budgétaires, les services de traiteur, etc.
• Préparer la correspondance de la chef nationale, aider pour les présentations (présentations de la chef nationale et de la division) et s’assurer que tout le matériel pertinent est disponible avant les réunions.
• Organiser tous les déplacements de la chef nationale.

Organiser les calendriers et les dispositions de voyage

• Mettre au point et tenir à jour un calendrier pour le bureau de la chef nationale.
• Organiser les rendez-vous quotidiens de la chef nationale.
• Définir l’ordre de priorité des communications entrantes pour l’ensemble des canaux, y compris en personne.
• Assurer un emploi du temps efficace, hiérarchisé et gérable.

Coordonner les réunions et les projets

• Planifier toutes les réunions régulières, y compris les itinéraires, les ordres du jour et l’aménagement des salles à l’interne et à l’externe.
• Soutenir la préparation et le déroulement des réunions de l’équipe de direction, des réunions générales de la division, ainsi que les autres mises à jour régulières.
• Soutenir l’élaboration et la mise à jour des ordres du jour, des procès-verbaux et des listes des mesures à prendre.
• Coordonner et assurer la liaison avec l’adjoint de direction de l’équipe de direction de Bayer aux États-Unis – réunions et déplacements au Canada.
• Coordonner les activités avec les comités de direction de Bayer Inc. et leurs assistants.
• Sur demande, participer à des comités et à des groupes de travail.

Liaison externe et interne

• Informer la chef nationale des événements importants au sein de l’entreprise.
• Traiter les demandes de renseignements internes et externes et les transmettre de manière appropriée en l’absence de la chef nationale.
• Participer et contribuer au réseau des coordonnateurs de Bayer Inc.
• Accompagner les nouveaux assistants administratifs en ce qui concerne les procédures administratives.
• Interagir et assurer la liaison avec d’autres services de Bayer, au Canada et à l’étranger.

Qualifications minimales

• Formation collégiale ou universitaire.
• 10 ans d’expérience dans le domaine du soutien administratif, y compris l’apport de soutien au niveau de la direction ou expérience professionnelle équivalente.
• Capacité à répondre de manière autonome à la correspondance pouvant nécessiter une analyse détaillée des informations ou la collecte de données dans d’autres domaines.
• Sens de l’initiative.
• Aptitude avérée en gestion de projets, y compris en planification, en organisation, en élaboration de calendriers et en établissement des priorités.
• Capacité à conserver des informations confidentielles ou sensibles, de manière appropriée.
• Compétences supérieures en matière de relations interpersonnelles, de communication et de service à la clientèle.
• Excellent esprit d’équipe, esprit d’initiative, capacité à apprendre et à gérer de multiples projets et missions à un rythme soutenu.
• Capacité à travailler de manière autonome, sous pression et dans des délais serrés.
• Compétences informatiques avancées, y compris Microsoft Office, Microsoft Teams, DocuSign, Concur, systèmes d’achat et de facturation, AdobeDC Acrobat Pro, Microsoft Teams et Salesforce.
• Une connaissance approfondie de Mac OS et d’Apple iOS est un atout.
• Expérience avérée de l’équilibre entre les priorités commerciales et les exigences et décisions quotidiennes.
• Excellente compréhension et application des procédures et pratiques internes relatives au personnel et aux activités.
• Un niveau de français courant est indispensable.

Bayer accueille favorablement et encourage les candidatures des personnes handicapées. Nous invitons les candidats, qui participent à notre processus de sélection et qui requièrent des mesures d’adaptation particulières en raison d’un handicap ou d’un besoin médical, à le signaler au représentant de Bayer qu’ils rencontreront afin que des mesures appropriées puissent être prises.

Lieu: Pharmaceutique

Code de référence:

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