Adjoint(e), Commandites et événements

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

Poste: Adjoint(e), Commandites et événements
Service: Équipe Commandites et événements Sponsorship Bureau-CDO
Classification: Niveau 2
Salariale: Notre échelle salariale se situe généralement entre 51 765$ et 58 870$, en fonction des qualifications et de l'expérience
Langues: Bilingue français et anglais requis
Terme: Permanent Temps plein
Lieu: Ottawa hybride

Contexte
La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux. Depuis 1901, elle soutient l'amélioration de la qualité de vie de toutes les collectivités en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables. La FCM se veut une organisation profondément respectueuse, qui favorise la collaboration, la responsabilisation et la transparence dans son travail.

Objectif principal
L'adjoint(e), Commandites et événements relève du directeur ou de la directrice, Commandites et événements, mais travaille en étroite collaboration avec le ou la gestionnaire, Commandites et partenariats et le ou la gestionnaire, Événements. Il ou elle est chargé(e) d'apporter un soutien administratif, logistique et organisationnel aux équipes chargées des commandites et des événements.

Responsabilités clés

• Fournir un soutien administratif consistant à rédiger, réviser et relire une variété de documents (par ex., des ententes, des propositions de commandite, des rapports). Assurer le bon maintien de la documentation électronique, y compris les ententes de commandite, les bases de données de contacts et les fichiers de logistique d'événements pour en faciliter la récupération et la consultation.
• Vérifier, traiter et soumettre les factures et les demandes de remboursement au département des finances. Peut être responsable du suivi des dépenses par rapport au budget, de la compilation des données financières et de fournir un soutien pour la planification du budget annuel.
• Surveiller les paiements des exposants avec l'équipe des finances et effectuer les suivis nécessaires par courriel et par téléphone.
• Coordonner l'expédition des fournitures pour les événements.
• Participer aux activités de commandite et de gestion d'événements, y compris faire le suivi des livrables et des ententes de commandite, et mettre à jour les données du système de gestion de la relation client (CRM).
• Participer aux réunions de l'équipe chargée de l'administration et des opérations et en rédiger les procès-verbaux.
• Contribuer à l'élaboration de processus administratifs et des meilleures pratiques logistiques en matière de commandites et d'événements.
• Servir de point de contact principal pour le soutien administratif et logistique.
• Coordonner les préparatifs de voyage pour l'équipe Commandites et événements.
• Transiger avec des fournisseurs externes.
• Vérifier, traiter et soumettre les factures, les demandes de remboursement de frais et les demandes de chèques au département des Finances.
• Fournir un soutien administratif au projet, y compris la rédaction, la correction et/ou la relecture d'une variété de documents.
• Examiner les informations pour s'assurer qu'elles sont complètes.
• Faire des suggestions et rédiger des documents à l'intention des gestionnaires afin d'accroître l'efficacité des processus.
• Tenir à jour les informations/données dans divers outils de suivi.
• Fournir des mises à jour à l'équipe lors des réunions régulières de l'équipe de projet.
• Préparer et réviser la correspondance écrite, y compris des modèles de lettres, des propositions, des contrats et des courriels.
• Relire les mémos préparés par ses collègues.
• Communiquer avec le personnel de la FCM et avec des fournisseurs de services externes.

Connaissances, expérience et habiletés

• Baccalauréat en administration, en gestion ou dans une autre discipline pertinente.
• Au moins 3 ans d'expérience dans un rôle administratif ou une formation/expérience équivalente.
• Solide connaissance des pratiques et processus administratifs.
• Solide connaissance des processus et outils de soutien administratif, des logiciels de bureautique et des plateformes de réunion virtuelle.
• Bonnes capacités en matière d'organisation, de relations interpersonnelles et de communication.
• Capacité avérée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.
• Souci du détail et de la précision.
• Capacité à préserver la confidentialité.
• Solides compétences en matière de service à la clientèle.
• Une expérience de travail au sein d'une équipe chargée de l'organisation d'événements est un atout.
• Compréhension des principes de gestion financière.
• La maîtrise de l'anglais et du français (à l'oral et à l'écrit) est essentielle.

Exigences linguistiques
Bilingue français et anglais requis.

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché By. La FCM s’engage à favoriser le perfectionnement de ses employés et leur offre une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services.

La FCM s'engage à favoriser une culture organisationnelle axée sur l'équité, la diversité, l'inclusion et l'appartenance.

La FCM accueille et encourage les candidatures de personnes handicapées.

L'avenir du travail chez FCM repose sur un modèle de travail hybride ; ce poste combinera donc travail virtuel et travail en présentiel.

Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web au www.fcm.ca.

Pour poser votre candidature, veuillez-vous rendre à la page Carrières de notre site Web. La date limite de présentation des candidatures est le 22 avril 2025 ou jusqu'à ce que le poste soit pourvu.

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux et celles qui auront été retenu(e)s pour une entrevue.