Adjoint(e) administratif senior, gestion privée

Ce poste d’adjoint(e) administratif senior, gestion privée au sein du département de placement a pour mission d’assurer un support aux professionnels en placements et en planification financière en les appuyant dans leurs tâches quotidiennes.

Votre rôle et vos principales responsabilités :

• Assurer un service à la clientèle de qualité supérieure dans l’ensemble des communications;
• Répondre avec entregent aux demandes des clients et autres demandes générales;
• Assister les professionnels en placement dans l'ensemble des tâches administratives :
• Préparer des formulaires.
• Effectuer le suivi de l’état des comptes et des formulaires qui s’y rattachent.
• Assurer les suivis pour les transferts et les échéances.
• Assister les professionnels en planification financière dans l'ensemble des tâches administratives :
• Prise de notes lors des rencontres clients.
• Préparation de la documentation afférente aux rencontres clients.
• Prendre en charge la gestion administrative de dossiers complexes;
• Communiquer avec le courtier en valeurs mobilières lors de situations délicates;
• Assurer un rôle de mentor aux membres de l’équipe administrative;
• Créer ou mettre à jour les accès web pour les clients;
• Assurer la réconciliation des actifs du processus des transferts inter-institutions;
• Gérer les demandes des gestionnaires de portefeuille et des autres professionnels;
• Assurer une gestion documentaire efficace (envois postaux, documents numériques);
• Aider l’équipe dans les projets spéciaux.