Adjoint(e) à la direction

Pour les besoins de son siège social de Lévis, Exceldor coopérative est actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) à la direction. Relevant de la haute direction (Vice-présidents et Président directeur général), la personne occupant ce poste offre un support administratif et de secrétariat.

Responsabilités

1. D’offrir un soutien administratif et de secrétariat aux membres de l’équipe dans diverses tâches comme la transcription, la traduction, la gestion d’agenda, le courrier, l’accueil des visiteurs, la prise d’appels et de réservations, la mise en forme et la révision de divers documents.
2. Préparer et coordonner différentes réunions et activités (préparation et transmission d’avis de convocation, invitations, ordre du jour, réservation de salles, et d’équipements), dont les réunions du conseil d’administration (avis de convocation, procès-verbaux).
3. Créer, réviser et modifier différentes présentations PowerPoint et procéder à l’affichage des postes sur le site carrière et différentes informations sur le portail.
4. Supporter l’employeur et le comité de retraite pour la gestion du régime de retraite.
5. Réaliser des activités reliées aux dossiers des objets promotionnels, des commandites, des cartes d’affaires et de l’administration des locaux (suivi des cartes d’accès des locaux de Lévis).
6. Produire et diffuser les organigrammes.
7. Voir à la préparation et au suivi de certains documents corporatifs (rapport annuel, communiqué, périodique).
8. Compléter différents formulaires gouvernementaux et classer des documents officiels et légaux.
9. Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Qualifications requises

1. Détention d’un diplôme d’études collégial (DEC) en bureautique ou une discipline équivalente.
2. Possession de 6 à 10 années d’expérience pertinente dans un poste similaire.
3. Parfaite maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé en raison des tâches et des outils de travail.
4. Maîtrise des logiciels Adobe Acrobat XPro et Dropbox.
5. Connaissance des systèmes de vidéoconférences.
6. Maîtrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio et Outlook).
7. Sens de l’organisation, initiative, rigueur et souci du détail.
8. Connaissance de l’industrie manufacturière dans le secteur alimentaire (atout).

Conditions de travail

Conditions de travail des employé(e)s administratifs et techniques, classe 5.