Adjoint de direction, conseil d'administration (bilingue)

Semex est une entreprise mondiale dynamique engagée à développer et à livrer des solutions génétiques innovantes. Nous savons que les personnes sont les véritables piliers de notre réussite, que nos employés représentent notre atout le plus important.

Aperçu du poste :

En tant qu’Adjoint de direction du Conseil d’administration, vous jouerez un rôle central pour assurer le bon fonctionnement et la communication efficace en français et en anglais entre le Conseil et la compagnie. Vous serez responsable de la gestion des fonctions administratives du Conseil, de la préparation des documents pour les réunions et du traitement des informations sensibles et confidentielles. Il s’agit d’un rôle dynamique et au rythme rapide qui nécessite une personne proactive et hautement organisée capable d’anticiper les besoins du Conseil d’administration et de l’équipe exécutive de direction.

Responsabilités clés :

• Soutien aux réunions du Conseil d’administration :
  • Coordonner les horaires, la logistique et la préparation des réunions du Conseil d’administration, notamment en s’assurant que toute la documentation soit distribuée à l’avance.
  • Veiller à ce que les services et le matériel de traduction soient en place (anglais/français).
  • Assister aux réunions du Conseil d’administration pour rédiger des procès-verbaux et faire le suivi des mesures à prendre.
  • Préparer et tenir à jour les procès-verbaux des réunions, les résolutions et les documents connexes.
  • Veiller au suivi et à la soumission des indemnités quotidiennes et des dépenses en vue de leur remboursement.
• Gestion de documents :
  • Organiser et tenir à jour les dossiers du Conseil, en veillant à ce qu’ils soient à jour, accessibles et conformes aux politiques organisationnelles.
  • Gérer la distribution des documents clés, y compris les ordres du jour, les rapports et les présentations.
• Rapports exécutifs et présentations du Conseil d’administration :
  • Recueillir, préparer, formater et organiser tous les documents pour les présentations du Conseil d’administration de la part des membres exécutifs et s’assurer que tous les documents soient traduits.
  • Organiser des services de traduction pour les réunions du Conseil d’administration.
• Gestion du calendrier et des voyages :
  • Coordonner et gérer les calendriers du Conseil d’administration et de l’exécutif, y compris la planification des réunions, les préparatifs de voyage et autres rendez-vous.
  • Gérer la logistique des voyages et assurer des arrangements fluides pour les membres du Conseil d’administration et l’équipe de direction exécutive.
• Confidentialité et discrétion :
  • Traiter les renseignements sensibles et confidentiels avec la plus grande discrétion.
  • Agir à titre de point de contact de confiance pour les membres du Conseil en matière de sujets confidentiels.
• Intégration des membres du Conseil d’administration :
  • Maintenir le programme d’intégration des membres du Conseil d’administration.

• Des compétences linguistiques bilingues en français et en anglais sont requises.
• Expérience avérée en tant qu’Adjoint(e) de direction exécutive ou dans un rôle administratif similaire, de préférence en soutien à la haute direction et / ou au Conseil d’administration.
• De solides compétences en communication écrite et verbale, et la capacité d’interagir professionnellement avec les membres du Conseil d’administration et autres intervenants clés.
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à prioriser les tâches.
• Expérience en préparation de réunions, création d’ordres du jour et rédaction de procès-verbaux.
• Haut niveau de professionnalisme, souci du détail et de discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.
• Maîtrise des logiciels bureautiques.
• Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à gérer plusieurs tâches et projets simultanément.

• Baccalauréat en administration des affaires, communications, ou dans un domaine connexe (de préférence).
• Au moins trois à cinq années d’expérience dans un rôle de soutien à la direction, idéalement avec de l’expérience dans un Conseil d’administration d’entreprise ou d’organisme à but non lucratif.

Chez Semex, nous exigeons ce qu’il y a de mieux, de nous-mêmes, de notre compagnie, et dans tout ce que nous faisons pour nos clients. C’est en nous entourant de professionnels qui soient parmi les meilleurs, les plus brillants et les plus dynamiques, que nous pouvons atteindre cet objectif. Nous offrons un environnement de travail stimulant mais souple et flexible, ainsi qu’un ensemble de rémunération concurrentielle.

Semex encourage les personnes handicapées à présenter leur candidature pour les postes ouverts. Des mesures d’accommodation seront disponibles sur demande, en fonction de leur besoin, pour les candidats qui participent aux différentes étapes du processus de recrutement. Veuillez contacter: talentmanagement@semex.com

Nous vous remercions de votre intérêt et vous prions de noter que nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

• Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique; ils ont la valeur de tous les genres.